Logística optimizada para las empresas minoristas

Un sistema de digitalización descentralizado que sea fácil de usar reduce el tiempo de capacitación del personal y acelera la obtención de documentos

Globus se constituyó como una empresa familiar hace más de 185 años y es una de las empresas minoristas más grande de Alemania. A lo largo de toda su historia, la empresa se reinventó en varias ocasiones y, durante más de dos décadas, la digitalización desempeñó una función importante en la evolución de Globus.

Globus tiene su oficina central en St. Wendel, donde en 1828, Franz Bruch abrió una tienda de comestibles que, más adelante, se convertiría en la cadena minorista de hipermercados Globus, las estaciones Globus Drive (pedido en línea y elección de una de las sedes de retiro), tiendas electrónicas y tiendas de bricolaje (DIY).

Una pionera en la gestión de documentos digitales

Con presencia en tres países (Alemania, Rusia y la República Checa), las ideas innovadoras y los procesos eficientes son clave en la estrategia de la empresa para prosperar en un segmento minorista altamente competitivo.

Globus empezó a crear un archivo electrónico en 1996 con la digitalización de documentos en papel importantes para la empresa y, por consiguiente, se convirtió en pionera en la gestión de documentos digitales. Inicialmente, la empresa comenzó con un enfoque centralizado.

La empresa minorista cuenta con tres escáneres de producción (de la serie i4000 de Kodak) y un escáner para las operaciones diarias en sus oficinas centrales. En este entorno de salas de correspondencia centralizadas, se digitalizan y procesan todos los documentos entrantes, como facturas, contratos y demás correspondencia.

Pasar de la captura centralizada a la descentralizada

Ahora, Globus adoptó un modelo descentralizado de digitalización de documentos en sus 46 hipermercados y en el centro de logística a fin de ahorrar tiempo y dinero.

Las notas de entrega se digitalizan en el momento. Para lograr esto, cada sucursal cuenta con escáneres Kodak i2900 que ahorran espacio. Todos incluyen un software de digitalización personalizado desarrollado en el entorno de Microsoft .NET.

Los motivos principales que llevaron a Globus a adoptar un modelo descentralizado incluyen el ahorro en los costos (los documentos se digitalizan y convierten en información digital en el punto de entrada), el ahorro de tiempo, la disminución de la “presión” que recae en la oficina central, la optimización del proceso y el aumento de la productividad, dado que los datos están disponibles mucho más rápido.

Si bien son más las organizaciones que eligen un enfoque de digitalización descentralizado/distribuido frente a uno centralizado, esto no significa la descentralización sea el enfoque adecuado para todos los casos. Son muchos los parámetros para analizar y, como siempre, se debe tener en cuenta el contexto y los objetivos particulares.

En el caso de Globus, las motivaciones son claras. Obtener los documentos más rápido dentro de los procesos empresariales, no tener que enviar documentos (con la consecuente posibilidad de perderlos), procesos más rápidos, etc.

Los escáneres de tamaño compacto que permiten digitalizar grandes volúmenes parecen ser la solución perfecta para la empresa minorista. Un elemento importante que se debe tener en cuenta es la facilidad de uso, que reduce el tiempo necesario para capacitar al personal en varias sucursales. Este es uno de los diversos motivos por los que Globus eligió a Kodak Alaris.

Markus Bölinger, responsable de gestión de documentos de la oficina central en St. Wendel de la empresa, explica por qué eligió los escáneres de Kodak Alaris: ““Hemos sido uno de los primeros en incursionar en la digitalización y adquirimos mucho conocimiento al respecto, y también en lo que atañe a los escáneres. Después de realizar pruebas, los escáneres de Kodak Alaris resultaron ser los más potentes y confiables”.

Para asegurar la continuidad de la empresa, Globus también firmóun contrato de servicios.

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