C’est pour ces raisons et d’autres que toutes sortes d’entreprises et d’organismes publics s’orientent vers des processus dématérialisés. La transformation peut émaner de la direction via des politiques d’entreprise, ou des employés qui gèrent des processus basés sur le papier et qui voient là une excellente occasion de rationaliser leurs opérations. Que votre organisation suive l’un ou l’autre modèle ou que le changement soit encore à venir, cet article vous propose des moyens concrets de démarrer une initiative de dématérialisation.
Partager sur Twitter : Lisez le Guide complet de la #dématérialisation pour connaître des moyens concrets de numériser vos processus métier basés sur papier : https://ctt.ec/KSet8+L’AIIM (Association for Information and Image Management) est le chef de file de la dématérialisation. Sa Journée mondiale sans papier annuelle encourage les entreprises à s’abstenir de tout support papier pendant une journée afin de réduire la quantité de papier générée au travail et dans la vie privée.
« Lentement mais sûrement, les entreprises se rallient à l’idée que la numérisation d’une grande partie du contenu et des informations qu’elles utilisent présente des avantages tant financiers qu’opérationnels, explique John Mancini, ambassadeur principal de l’AIIM, dans une enquête datée de 2016. Nous n’éliminerons jamais complètement le papier, mais lorsqu’il deviendra évident que la dématérialisation est synonyme de retour sur investissement et d’amélioration de la productivité globale, les entreprises seront plus disposées à investir dans les technologies qui permettent de se passer du papier. »
Le concept de bureau numérique sans papier a été proposé pour la première fois le 30 juin 1975 par la revue Bloomberg Businessweek. Plus de 40 ans plus tard, il est évident que nous en sommes encore loin.
En 2012, la demande mondiale de papier a dépassé les 400 millions de tonnes pour la première fois. Le papier a envahi notre quotidien à un tel point que nous n’y pensons même pas. Pour de nombreuses entreprises, il existe cependant des moyens de limiter l’utilisation du papier ou de numériser les documents professionnels dès leur réception. Les documents numériques sont plus faciles à consulter, à stocker et à partager. Alors, pourquoi le bureau sans papier n’existe-t-il pas encore ?
Malgré l’optimisme des années 70 et les nombreux moyens de réduire le recours au papier, la plupart des entreprises et des organismes publics ont encore un long chemin à parcourir. Même ceux qui mènent actuellement des initiatives de transformation numérique ont encore de nombreuses possibilités à exploiter pour convertir aussi rapidement que possible leurs supports papier au format numérique.
Le cabinet d’études KeyPoint Intelligence a fait le point sur la dématérialisation dans les entreprises dans une enquête réalisée en décembre 2016. À la question de savoir s’il est envisageable d’évoluer vers un bureau sans papier, seules 15 % des personnes interrogées répondent qu’il est possible d’atteindre cet objectif, tandis que 23 % considèrent cela comme impossible
À bien des égards, les entreprises qui mènent actuellement une initiative de dématérialisation doivent traverser plusieurs « ères » du numérique. Il ne s’agit pas de faire passer la gestion des informations de l’analogique au numérique en une étape simple, mais d’opérer une transition complexe.
Outre les bienfaits généraux de la dématérialisation, la possibilité d’éliminer le papier des flux de travail dans les plus brefs délais pour les applications métier qui en consomment le plus présente des avantages bien spécifiques.
Comptes fournisseurs
La facturation coûte de l’argent. En éliminant le papier de ce processus, vous réduirez vos frais généraux. Le traitement des factures est l’une des applications les plus avancées disposant de solutions de gestion numériques de bout en bout, dans la plupart des cas sans intervention humaine. La numérisation des documents papier qui alimentent un processus de comptes fournisseurs produit les avantages suivants :
Automatisation de la salle de courrier
La salle de courrier d’une entreprise peut représenter un goulot d’étranglement majeur ou au contraire une voie d’accès rapide à de nombreux processus métier. Avec une salle de courrier numérique, la gestion de la charge de travail aux heures de pointe est considérablement plus facile qu’avec un fonctionnement manuel.
Traitement des formulaires
Les formulaires sont souvent utilisés dans des applications métier où les clients s’attendent à une réponse immédiate. Ils permettent de proposer aux clients une solution entièrement numérique (formulaire électronique) ou d’assurer une numérisation et un traitement automatiques.
Intégration des nouveaux clients
L’intégration des nouveaux clients nécessite beaucoup moins de travail si elle s’effectue sous forme numérisée. En utilisant la plate-forme adéquate, l’entreprise intègre plus rapidement et plus facilement ses clients. Aussi contradictoire que cela puisse paraître, l’intégration numérique est plus personnelle. En accélérant l’intégration d’un nouveau client grâce à la réduction des formalités papier, vous disposez de plus de temps pour interagir en personne avec lui, ce qui le valorise.
Gestion des archives
De nombreux secteurs réglementés sont tenus d’appliquer des règles et processus bien définis de traitement et de stockage des documents de l’entreprise. Chaque nouvelle réglementation nécessite un ajustement des processus, une validation et une documentation supplémentaires qui font de la gestion des archives une activité en perpétuelle évolution d’autant plus difficile à mener à bien dans un environnement papier.
1. Évaluez les goulots d’étranglement dus au papier
2. Instaurez des processus dématérialisés lorsque c’est faisable
3. Numérisez les documents papier et convertissez éventuellement les archives
4. Informez vos clients
Enfin, profitez des avantages ! Les gains de temps et les économies seront rapidement perceptibles et la satisfaction et la fidélité de la clientèle en seront considérablement améliorés.
Il existe de nombreuses ressources de productivité qui vous aident à réduire votre consommation personnelle de papier, mais une vue d’ensemble de l’utilisation du papier dans toute l’entreprise aura bien plus d’impact. Il est essentiel de commencer par examiner les points d’entrée du papier dans l’entreprise afin de numériser les documents dès leur arrivée.
Pour ce faire, un outil indispensable est à votre disposition : l’IN2 Ecosystem associe des scanners et des logiciels primés à des services et des partenariats qui aident les entreprises à collecter facilement des informations à partir de leurs documents papier et à opter pour la dématérialisation. Cette approche unique est conçue pour augmenter la productivité, le ROI et la valeur ajoutée.
Les scanners d’entreprise avancés font bien plus que capturer une image : ils ouvrent la voie à un processus de numérisation complet. Les scanners de l’IN2 Ecosystem comme les modèles S2060w et S2080w transforment les données brutes en informations réellement exploitables. En leur associant un logiciel de numérisation comme Kodak Capture Pro Software, il est possible d’indexer les images numérisées, d’extraire le texte saisi ou manuscrit, et d’en tirer des informations destinées aux systèmes métier sans le moindre traitement manuel. L’automatisation du processus de capture des informations élimine toute complexité et crée de nouvelles opportunités pour votre entreprise.
Pour en savoir plus sur l’IN2 Ecosystem et nos solutions de dématérialisation, rendez-vous sur www.alarisIN2.com. Pour demander directement à notre équipe commerciale de vous expliquer comment nous pouvons aider votre entreprise à optimiser votre processus de capture des informations, contactez-nous dès aujourd’hui.
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