/ White paper Prendre le contrôle des documents

Exploiter une technologie de traitement avancé des documents pour optimiser la numérisation de documents

La capture des documents est la première étape essentielle à l’automatisation des processus métiers à base de papier. Les scanners qui proposent des capacités de traitement des documents avancé en plus d’un traitement rapide et efficace des images permettent de réduire considérablement le temps consacré à la numérisation des documents. De nombreuses entreprises ont tendance à négliger les obstacles relatifs au traitement des documents qui sont susceptibles de ralentir le processus de capture. Il est important de supprimer toute étape manuelle superflue lors de la préparation des documents pour gagner du temps et de l’argent. Cela permet aussi de garantir la fluidité de la circulation de ces informations utiles jusqu’aux systèmes opérationnels concernés.

Affronter la « montagne de papier »

Selon l’AIIM* (Association for Information and Image Management), près de 40 % des entreprises doivent gérer un volume d’informations sans précédent ; elles doivent toutes être conservées pour respecter certaines politiques de gouvernance et directives juridiques ou réglementaires. Le fait de rester à jour dans ce domaine peut constituer un défi, même pour les entreprises les plus avancées sur le plan du numérique, qui utilisent déjà la technologie pour capturer et numériser facilement et rapidement leurs intrants. La dépendance excessive aux documents papier associée à des processus inefficaces de capture et de numérisation représentent des obstacles à l’efficacité opérationnelle, à la réponse aux demandes de la clientèle et à une croissance rentable.

Dans le contexte compétitif de l’économie actuelle, la transformation numérique prend du temps ; et le temps, c’est de l’argent. La préparation des documents est l’un des éléments les plus chronophages de la numérisation ; il s’agit de la première étape de tout processus de numérisation par lots, mais c’est aussi la plus importante. La moitié du personnel impliqué dans la plupart des opérations de numérisation a pour mission de préparer les documents. Cette préparation peut comprendre le retrait de trombones, d’agrafes et autres attaches, le fait de vérifier que les coins des feuilles ne sont pas pliés, de regarder si les pages sont déchirées ou endommagées, etc. L’une des exigences consiste également à trier au préalable les documents susceptibles de poser problème lors du processus de numérisation. Si les scanners ne peuvent pas traiter des documents de différentes formes ou tailles, le personnel doit consacrer beaucoup plus de temps au tri préalable des documents ou ajouter des étapes (par exemple coller des documents plus petits sur des feuilles A4 ou découper les documents plus grands pour que leur format corresponde à celui des documents A4). Le tri préalable est également une alternative qui permet de remédier aux situations dans lesquelles les scanners traitent des documents avec des couleurs et des contrastes de divers niveaux de qualité et ne sont pas en mesure d’assurer la cohérence du résultat final.

« Un système d’alimentation fiable compte parmi les 5 principaux critères d’achat en matière d’applications liées aux scanners de production. La fiabilité du système d’alimentation est importante ou très importante pour 67 % des décideurs lorsqu’ils choisissent un scanner pour une production à faible volume. » - Enquête commanditée par Alaris auprès des détenteurs de passeports à durée de validité limitée (LVP) dans le monde, octobre 2018

Dans de nombreuses entreprises et au sein du secteur public, la numérisation commence par le courrier. Le courrier entrant doit être géré efficacement au quotidien. Le personnel doit souvent respecter les délais qui lui sont impartis pour numériser certains documents, afin qu’ils soient prêts à être traités à une heure précise de la journée. Lorsque la numérisation est sous-traitée, les responsables de l’externalisation des processus métiers (BPO) et les fournisseurs de services de numérisation doivent respecter les accords sur les niveaux de service (SLA) de leurs clients, ce qui les pousse à définir des objectifs ambitieux en termes de débit et de productivité. Même dans le cas d’applications de numérisation orientée client à faible volume, des problèmes peuvent survenir au niveau de l’alimentation du papier ; au bout du compte, l’employé est frustré et le client mécontent.

Les documents ne sont pas parfaits

Dans un monde parfait, tous les projets de numérisation commenceraient avec des lots de documents de même taille et de même poids, bien empilés. En réalité, les organisations Alaris Paper Handling traitent chaque jour énormément de types de documents différents, notamment des documents aux formats A4 et A3, des documents plus grands ou plus longs, des enveloppes, des cartes postales, des chèques, des pièces justificatives, des cartes d’identité, etc. La majorité des applications faisant appel à des scanners de production concernent des lots de papier de tailles ou de qualités différentes ou des lots contenant des documents très légers.**

Tous ces documents n’arrivent pas en parfait état. Ils peuvent être pliés, avec les coins des pages repliés ou déchirés, le papier peut être froissé, très léger, fragile, etc. Il se peut que des photos ou des papillons adhésifs aient été collés sur les documents ou qu’ils soient attachés entre eux par des agrafes ou des trombones.

Les différences entre les documents à numériser et l’état de ceux-ci permettent de définir les exigences de traitement des documents à appliquer au scanner utilisé pour le projet en question.

Où vont vos documents ?

Il est également important de réfléchir à ce qui arrive aux documents après leur numérisation. Cela permet de déterminer les exigences liées à la pile de sortie.

  • Scénario 1 : les documents papier vont être à nouveau rangés dans des dossiers après leur numérisation et doivent donc conserver leur ordre d’origine.
  • Scénario 2 : les documents papier vont être rangés dans des boîtes à des fins d’archivage, leur ordre n’est donc pas forcément important. Cependant, s’il est impératif qu’ils conservent leur ordre d’origine, l’adressage d’image permet d’appliquer des numéros séquentiels à chaque document numérisé et à chaque lot, qui peuvent ensuite faire l’objet d’un suivi précis grâce à leurs codes de patch.
  • Scénario 3 : les documents papier vont être détruits après numérisation, l’ordre de sortie des documents n’est donc pas important.**

Une enquête commanditée par Kodak Alaris montre que plus de 48 % des applications liées à des scanners de production à faible volume correspondent au scénario 1 ; l’ordre des documents est par conséquent très important.

Le fait de prendre d’emblée les bonnes décisions en matière de technologie peut être source d’avantages considérables ; par exemple, en vérifiant que les fonctions de traitement des supports sont adaptées aux besoins du projet, les opérateurs peuvent venir à bout du processus de numérisation en rencontrant un minimum de problèmes.

Défis liés à l’alimentation du papier

Les défis liés à l’alimentation de papier connaissent une croissance exponentielle dans les environnements de production à grande échelle. Par exemple, une double alimentation (la situation dans laquelle deux pages sont collées l’une à l’autre) interrompt le processus de numérisation ; l’opérateur doit alors déterminer l’origine de cette alimentation multiple. Le plus souvent, l’opérateur doit supprimer une image partielle et numériser à nouveau tous les documents concernés. En cas d’alimentation multiple, si les documents sont endommagés, il faut avoir recours à des étapes chronophages supplémentaires et notamment attacher ou coller des pages à un autre document pour obtenir davantage de stabilité. L’opération de numérisation reste donc au point mort pendant plusieurs minutes, ce qui a un impact négatif considérable sur la productivité.

Fluidité du trajet du papier

Le trajet du papier constitue un élément important dans la conception d’un scanner. Les principaux fabricants concentrent la majeure partie de leur attention et de leur expertise technique sur le développement de la meilleure technologie d’alimentation du papier qui soit. Cette conception doit prendre en considération tous les types de documents devant faire l’objet d’un traitement. Pour cela, il faut souvent faire des compromis, car selon le type du document, la largeur du trajet du papier peut avoir une influence sur la qualité de l’image. Il existe des aspects de la conception aussi simples qu’essentiels à cet égard, comme le fait de s’assurer de l’absence de points d’accrochage le long du trajet du papier, car des pages pourraient rester coincées. Le développement d’une conception « en cascade » est important, car il permet de garantir la fluidité du trajet du papier.

Traitement des documents

Pour concevoir un trajet du papier efficace, il faut commencer par choisir entre un système de transport dit « C-Shaped » ou un trajet direct du papier. En termes de confort pour l’utilisateur, de facilité d’utilisation et de fiabilité, un système de transport C-Shaped est nettement préférable dans la plupart des cas. Un trajet du papier C-Shaped bien conçu peut assurer le traitement de documents avec un grammage plus élevé.

Scanner de documents Kodak i3400 - AlarisPar ailleurs, un trajet direct du papier assure le bon déroulement de la numérisation des documents très épais ou rigides. C’est cependant le seul avantage qu’il offre.

Réduire les interventions de l’opérateur

Pour les bacs de chargement des scanners, les exigences liées à la taille et à la conception dépendent des besoins propres à l’opération de numérisation en question. Les opérateurs sont susceptibles de privilégier l’utilisation d’un bac de chargement capable de s’adapter à la taille des différents lots (qui elle-même varie en fonction de l’application métier concernée) et, dans une moindre mesure, aux exigences opérationnelles propres à leur entreprise.

Scanner de documents Kodak i3400 - Alaris

Il est également important de vérifier la capacité du bac de chargement à traiter des documents longs sans qu’un opérateur ait besoin d’intervenir. Alaris s2070 desktop scanner

Pour les applications de numérisation ad hoc, un facteur de forme entre en jeu au niveau du scanner. La possibilité de replier le bac de chargement afin de minimiser son empreinte lorsque le scanner n’est pas en cours d’utilisation peut par exemple constituer un avantage supplémentaire.

Donner de l’impulsion à sa productivité

Les utilisateurs de scanners haut de gamme équipés de grands bacs de chargement profitent d’un élévateur automatique intégré pouvant contenir des piles de documents de différentes tailles : 25, 100, 250, 500 ou 750 feuilles par exemple. Lorsque l’élévateur d’entrée est réglé en position de chargeur de documents, il reste sur la position la plus haute. S’il est configuré pour prendre en charge un nombre spécifique de pages, l’élévateur d’entrée monte automatiquement pour insérer les documents et redescend après l’insertion du dernier document de la pile. Cela permet de gagner un temps précieux lors du chargement d’un lot ou du passage d’un lot à un autre.

Technologie d’alimentation active

Alimentation activePour les projets de numérisation comprenant des piles de documents désordonnés, en particulier pour des dossiers contenant des documents de différentes tailles, l’opérateur doit classer toutes les pages avant de les insérer dans le bas d’alimentation. Cette étape est importante, car elle permet de contrôler l’obliquité des documents au moment où ils entrent dans le mécanisme de transport et d’éviter les coins rognés sur les documents. La conception de l’insertion papier permet de favoriser l’alignement des documents d’un même lot. Alaris a optimisé la conception des scanners. Les modules d’insertion papier sont rabattables et se trouvent dans la partie inférieure du scanner.

Pour réaliser une opération à l’aide d’un scanner de production, il faut souvent utiliser un dispositif d’empilage, ce qui ajoute une étape supplémentaire au processus. La technologie d’alimentation active avancée développée par Alaris et intégrée aux scanners Alaris de la série S2000 optimise les performances d’alimentation de ceux-ci pour faciliter la préparation de la numérisation. Les opérateurs n’ont plus besoin d’empiler parfaitement les documents dans le chargeur de documents. La technologie d’alimentation active permet d’empiler toutes les pages et de les aligner ; elle garantit ainsi le bon déroulement de la numérisation. Les piles de documents de petit format peuvent être chargées par impulsions pour une alimentation optimale. Cela réduit considérablement les bourrages papier et les mauvais alignements, qui font perdre beaucoup de temps si les documents doivent être à nouveau numérisés manuellement.

Empêcher toute perte de données sensibles

La rapidité est essentielle pour les opérateurs de numérisation comme pour les professionnels de l’information. Dans un environnement de production, l’optimisation du débit par heure et par jour est particulièrement importante, car tout retard peut avoir une influence sur l’efficacité, la productivité et la rentabilité. Les bourrages papier interrompent le processus de numérisation et font perdre un temps précieux aux utilisateurs qui doivent résoudre le problème et identifier les documents ayant ou n’ayant pas été numérisés. Cela peut gravement nuire aux capacités d’une entreprise à honorer les accords sur les niveaux de service (SLA), que ce soit en interne ou auprès de ses clients.

Traitement avancé des documents La détection d’alimentation multiple interactive est une fonctionnalité propre aux scanners de production Alaris qui permet de détecter instantanément toute alimentation multiple ou tout document contenant plusieurs couches, comme une feuille de papier sur laquelle serait collé un papillon adhésif. Alaris place haut la barre en matière de détection d’alimentation multiple grâce à ses capteurs ultrasoniques intégrés qui utilisent plusieurs microphones pour repérer les feuilles qui commencent à se froisser. Les documents qui déclenchent cette alarme sont redirigés vers le canal de sortie du scanner, mais le processus de numérisation ne s’interrompt pas pour autant et l’opérateur peut choisir d’accepter, d’ignorer ou de numériser à nouveau ces images.

En outre, cette fonctionnalité d’Alaris permet aux opérateurs d’ignorer l’enregistrement de certains documents (tels que des enveloppes) en tant qu’alimentation multiple, pour que ceux-ci puissent être numérisés au même titre que les autres documents. Cela permet de s’assurer qu’aucune page n’est oubliée pendant le processus de numérisation et d’éviter toute perte de données sensibles.

D’après des tests réalisés par Keypoint Intelligence et Buyers Lab, la détection d’alimentation multiple interactive des scanners Alaris garantit une précision de l’ordre de 99,999 % en termes de chargement des documents.

Protection intelligente des documents

Pour gérer les problèmes d’alimentation du papier, la meilleure approche consiste à identifier ceux-ci de manière proactive et à les résoudre. L’équipe de recherche et développement d’Alaris a développé une autre technologie propriétaire, la protection intelligente des documents, qui permet d’éviter tout endommagement des documents et toute perte de données. Elle permet donc d’améliorer l’efficacité tout en ne faisant aucun compromis sur le contrôle de la qualité.

Scanners pour documents Kodak de la série i5000 - AlarisLa protection intelligente des documents contrôle l’état du papier numérisé à l’aide de capteurs ultrasoniques permettant d’« entendre » les problèmes et d’alerter l’utilisateur avant qu’un problème ou un bourrage papier ne survienne. Le processus de numérisation s’interrompt immédiatement au premier signe d’endommagement d’un document pour permettre aux utilisateurs de préserver celui-ci, ainsi que les informations qu’il contient. Cette fonction permet aussi de détecter les agrafes susceptibles d’avoir été oubliées lors du processus de préparation préalable à la numérisation.

Collecte et empilage de documents

Comme mentionné plus haut, les exigences liées à la pile de sortie dépendent du traitement réservé aux documents papier après leur numérisation. L’ordre et la qualité de l’empilage jouent un rôle essentiel dans les situations dans lesquelles les documents doivent être réassemblés dans le même ordre, voire replacés dans leurs classeurs d’origine. Dans le domaine de la production à faible volume, plus de 52 % des décideurs considèrent que la qualité de la pile de sortie constitue un critère d’achat important ou extrêmement important.**

Lorsque des lots de différentes tailles, tout particulièrement ceux contenant des documents légers, sont numérisés, cela représente un défi considérable ; en effet, les opérateurs peuvent perdre du temps à gérer les piles de sortie désordonnées après leur numérisation. Les feuilles peuvent facilement être mélangées et il peut devenir difficile de localiser des documents spécifiques devant être trouvés. Cela peut aussi causer des problèmes dans un environnement d’externalisation des processus métiers, car les documents originaux doivent souvent être rendus au client.

Scanner de bureau Alaris S2070Alaris offre une technologie de pointe en matière d’empilage de sortie contrôlé, intégrée aux scanners de production Kodak et aux scanners Alaris de la série S2000, qui permet de réduire le temps et les efforts nécessaires en empilant proprement toutes les feuilles de papier sur le plateau de sortie.

Les scanners Alaris permettent de vérifier que les feuilles de papier léger (comme le papier de riz) sont bien légèrement recourbées au milieu, car cela leur confère une rigidité supplémentaire. Le déflecteur de sortie agit en outre comme un presse-papier. Il est particulièrement important, car il garantit que les feuilles de petite taille restent à leur place sur le côté du scanner et que les feuilles suivantes viennent bien les recouvrir. Il est possible d’ajuster les coins des documents pour que ceux-ci s’alignent à leur sortie afin de former une pile nette. Si nécessaire, les documents peuvent aussi être déplacés pour ne pas gêner.

La fonction d’empilage contrôlé de sortie est également améliorée par un logiciel qui contrôle et modifie la rapidité avec laquelle la feuille atterrit sur le plateau de sortie. Les opérateurs peuvent capturer les images à grande vitesse, puis ralentir la vitesse de sortie par l’intermédiaire du logiciel pour garantir, par exemple, que les pages de papier léger restent bien sur le plateau de sortie et ne tombent pas au sol.

Une meilleure productivité commence par un meilleur système de tri

Le fonctionnement de la plupart des scanners à grand volume équipés d’une fonction de tri nécessite des logiciels propriétaires. Alaris a conçu les scanners i5650S et i5850S afin de permettre l’exécution de la plupart des tâches de tri par l’intermédiaire de pilotes standards tels que TWAIN et ISIS. Il est donc beaucoup plus facile pour les opérateurs d’améliorer leur niveau de productivité, et ce, sans avoir à apprendre à se servir d’un système complètement nouveau.

Les scanners de production Alaris proposent une fonction de « tri à trois poches », spécialement conçue pour répondre aux exigences poussées des sociétés de services, des responsables de l’externalisation des processus métiers et des services en charge du courrier dans les entreprises. La combinaison de cette fonction de tri intelligent à un débit à grande vitesse et à une qualité d’image supérieure assure une productivité accrue et permet de réduire considérablement les frais de capture des documents.

Pour certaines applications propres au secteur bancaire et à celui des assurances, les documents originaux, tels que les preuves d’identité, doivent être rendus au client après leur numérisation, ce qui signifie que les opérateurs doivent préparer soigneusement ces documents avant le début de la numérisation, puis les séparer des documents numérisés une fois le processus terminé. Ce processus manuel peut donner lieu à des erreurs, il demande beaucoup de travail et il est coûteux.

Scanner de documents Kodak i5850 - AlarisLes scanners i5650S et i5850S simplifient ce processus en réduisant la somme de travail manuel nécessaire. En utilisant la fonction de reconnaissance des feuilles de patch pour séparer les lots de documents, les feuilles de patch réutilisables sont séparées et redirigées vers le plateau de sortie arrière, tandis que les documents originaux du client sont séparés automatiquement et dirigés vers un bac destiné aux exceptions à l’avant du scanner. Grâce aux capacités de tri automatique proposées par ces scanners, les feuilles de séparation peuvent désormais être réutilisées plusieurs fois. Les fournisseurs de services de numérisation ne sont plus obligés de jeter des millions de feuilles de séparation chaque année. La possibilité de réutiliser ces feuilles de séparation permet de faire des économies considérables, mais aussi de réduire son empreinte écologique.

Optimiser la numérisation des passeports

La numérisation de passeports constitue un véritable casse-tête pour de nombreux opérateurs de numérisation. Habituellement, tout passeport doit être inséré dans une pochette ou forcé dans le chargeur de documents automatique (ADF) du scanner. Les scanners Alaris de la série S2000 fonctionnent avec le module de numérisation à plat pour passeports Alaris, facile à installer sous le scanner, qui offre un confort d’utilisation exceptionnel. Les opérateurs peuvent numériser des documents fragiles ou de petit format. Ils sont en mesure de numériser la page du passeport comportant la photo en deux secondes seulement et sans risquer d’endommager le passeport.

Conclusion

Ces capacités de traitement des documents avancé peuvent permettre de réduire les complications et les interventions manuelles au niveau du processus de numérisation. Alaris propose une technologie de pointe en matière de traitement et d’alimentation des lots contenant divers types de documents sans bourrage papier. Elle est tout particulièrement utile dans le cas de lots comprenant des documents de différentes formes ou tailles, avec des papiers fins comme épais.

Informations sur les scanners i2900

  • Les scanners Alaris proposent un système de transport innovant dit C-Shaped, optimisé selon la latitude et le type de papier pour garantir la fluidité du trajet d’une large gamme de tailles et d’épaisseurs de papier.
  • La technologie d’alimentation active permet de s’assurer de la fluidité et de l’efficacité de l’alimentation des documents papier.
  • La fonction d’empilage de sortie contrôlé permet de s’assurer du bon empilage de tous les documents dans le bon ordre sur le plateau de sortie.
  • La protection intelligente des documents permet d’éviter, ou au moins d’identifier, les alimentations multiples ou les bourrages papier avant que ceux-ci ne se produisent, ce qui comporte des avantages considérables en termes de productivité.
  • En cas d’alimentation multiple, par exemple si un post-it a été collé sur l’un des documents, la technologie de détection d’alimentation multiple interactive d’Alaris permet de minimiser l’impact de cet évènement sur la productivité.

Nos partenaires et nos clients sont d’accord pour dire que les capacités de pointe d’Alaris en termes de traitement des documents et des images constituent un avantage concurrentiel considérable.

Un partenaire de confiance

Alaris, une division de Kodak Alaris, domine le marché des solutions de capture d’informations qui simplifient les processus métiers. Fortes de décennies d’innovation dans le domaine de la science de l’image, les solutions intelligentes et connectées d’Alaris offrent des fonctionnalités avancées en termes de traitement des documents, destinées à améliorer l’efficacité de la numérisation et garantir de meilleurs résultats, quelles que soient les différences entre les types de documents.

La solution Alaris IN2 Ecosystem est une combinaison unique des meilleurs scanners, logiciels, services et partenariats, conçue pour simplifier considérablement la capture d’informations et aider les clients à transformer leurs données en un puissant avantage concurrentiel.

*https://info.aiim.org/the-true-cost-of-data-retention?_ga=2.8876469.1272755517.1539683935-727303936.1537178082

**Enquête commanditée par Alaris auprès des détenteurs de passeports à durée de validité limitée (LVP) dans le monde, octobre 2018

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