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Une étude de Quocirca fait le point sur les progrès de la dématérialisation

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La voie de la transformation numérique

S’il convient de reconnaître que les initiatives BYOD (utilisation d’appareils personnels pour travailler) et la généralisation des appareils mobiles ont conduit à un déclin constant du recours au papier, le bureau sans papier reste une utopie pour la plupart d’entre nous.

Non pas que nous manquions de technologies de dématérialisation, mais nous ne sommes pas disposés à abandonner le papier dans nos activités quotidiennes. L’un des principaux obstacles à l’adoption de processus zéro papier est la résistance au changement. Malgré l’argument selon lequel les flux de travail basés sur papier sont un inhibiteur d’efficacité et de croissance, nous continuons d’avoir recours au papier parce que c’est ce que nous avons toujours fait.

D’ailleurs, l’une des principales constatations de l’étude sur la numérisation et l’automatisation des flux de travail réalisée par Quocirca en 2016 est que le papier reste un élément clé de nombre d’entreprises. Cette étude menée auprès de 200 organisations basées aux États-Unis, au Royaume-Uni, en France et en Allemagne révèle que 27 % des processus métier font appel au papier. Les principales raisons citées pour justifier le recours au papier sont les signatures physiques (55 %), les exigences imposées par les clients/fournisseurs (48 %) et, fait remarquable, les préférences du personnel (41 %).

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La transition vers la numérisation

Les entreprises croulent sous les données. Chaque jour, une quantité exponentielle d’informations de diverses sources disparates entre et sort de leur organisation. Il en découle un besoin urgent d’améliorer l’efficacité opérationnelle et de stimuler la croissance grâce à la transformation numérique.

Ce fait est reconnu par plus des deux tiers (69 %) des responsables de l’automatisation des processus métier interrogés par Quocirca, qui déclarent que la numérisation des documents est un aspect très important de leur stratégie de gestion des informations.

Le papier a ses contraintes : il doit être déplacé physiquement, il nécessite un espace de stockage, il ralentit la transformation de l’entreprise et il peut se perdre. De plus, si les documents papier ne sont pas numérisés, les données qu’ils contiennent ne peuvent pas être utilisées dans des flux de travail numériques ni être consultées depuis un système de stockage commun, contrairement aux copies informatisées.

Les entreprises doivent élaborer une stratégie de gestion des informations de façon à relier de manière transparente les environnements physiques et numériques, et ainsi exploiter au maximum toutes leurs données. Pourtant, moins de la moitié (44 %) des entreprises ayant participé à l’étude de Quocirca ont mis en œuvre des politiques de gestion des informations papier et numériques.

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Les avantages de la dématérialisation

Sachant que le chaos des données sévit particulièrement à la frontière entre documents physiques et numériques, il est capital de mettre en œuvre une capture de documents efficace à l’aide d’une combinaison de scanners, logiciels et services.

L’étude de Quocirca souligne qu’une capture efficace est essentielle à l’intégration des documents papier et numériques en vue d’offrir un accès plus rapide aux informations métier, d’améliorer la productivité et d’accélérer la prise de décision. Elle identifie trois facteurs clés en la matière : l’amélioration des possibilités de recherche (38 %), la réduction du stockage physique (26 %) et l’amélioration du partage (34 %).

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Franchissez la ligne d’arrivée

Les processus papier, le cloisonnement des silos d’informations et la lenteur d’accès aux données sont autant d’obstacles qui freinent l’entreprise dans une économie désormais axée sur l’expérience numérique. La transformation numérique est donc essentielle pour gagner en productivité, mieux comprendre le marché, accélérer la croissance et acquérir un avantage concurrentiel durable.

Dans un monde de plus en plus numérique, les entreprises doivent relever de tout nouveaux défis en matière de gestion de contenu d’entreprise, de gestion des informations et de données. Malgré cela, il est facile d’oublier que la plupart d’entre elles croulent encore sous une montagne de papier qu’elles doivent numériser et transformer en informations exploitables. En extrayant les données des documents papier et en les intégrant dans les flux de travail électroniques, l’entreprise peut éliminer les tâches manuelles de saisie des données et raccourcir les processus métier.

Si le chaos des données peut être synonyme de complexité et de perte de productivité sur le lieu de travail, il représente également une occasion d’améliorer les processus et ainsi de fluidifier le flux d’informations, de simplifier les flux de travail et de renforcer la fiabilité des données. De plus en plus d’entreprises mettent en œuvre une stratégie de transformation de leurs flux de travail papier obsolètes vers le numérique, et elles bénéficient en retour d’un meilleur ROI et d’une plus grande satisfaction client.

Éliminez la complexité

62 % des entreprises interrogées par Quocirca citent la complexité comme premier obstacle au déploiement d’une technologie de capture de documents. L’Alaris IN2 Ecosystem est conçu pour simplifier la capture des informations. Cette puissante combinaison des meilleurs scanners, logiciels, services et partenariats aide les entreprises à extraire les informations des documents en toute facilité, et ainsi à augmenter la productivité, améliorer l’expérience client et, au final, accroître le chiffre d’affaires

L’approche unique de l’Alaris IN2 Ecosystem apporte la bonne solution avec une intégration sans heurt dans les environnements des clients, la bonne expérience qui simplifie la capture des informations et les bons résultats pour une valeur ajoutée et un ROI supérieurs.

Pour en savoir plus sur l’IN2 Ecosystem, rendez-vous sur www.alarisIN2.com

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