Situé à Syracuse, dans l’État de New York, le département des services sociaux du comté d’Onondaga (Onondaga County Department of Social Services) a pour mission de fournir des services médicaux, juridiques et sociaux afin d’aider les résidents du comté à gagner en autonomie. Au cours des cinq dernières années, le département est passé d’un système basé sur le papier à un flux de travail numérique reposant largement sur 800 scanners Kodak Alaris environ.

Comme la plupart des agences gouvernementales, le département des services sociaux du comté d’Onondaga s’adapte à la tendance actuelle de réduction des budgets. La diminution du coût du stockage et de la récupération des documents papier représentait une opportunité d’économies évidente. « C’est à partir de ce point que tout a commencé, déclare Edward A. Hughes, coordinateur adjoint du système d’administration de l’assistance sociale. Notre processus manuel traditionnel était trop coûteux. Les documents étaient trop nombreux. Et leur récupération sur le site de stockage nécessitait trop de temps et d’efforts. » Le département utilisait le même système depuis des décennies. Les papiers administratifs étaient assemblés et indexés à la main, puis placés dans des cartons et expédiés vers un entrepôt local à des fins de stockage. La gestion du site de stockage était assurée par cinq employés à temps plein. Lorsqu’un dossier nécessitait un document archivé, quelqu’un devait se rendre à l’extérieur pour le rechercher, puis le rapporter au bureau. Le département devait trouver un moyen moins coûteux de gérer l’afflux continu de documents. « Nous avons donc suivi la voie de la numérisation des documents et de leur indexation et de leur classement électroniques », déclare M. Hughes. Cela leur a permis de réaliser des économies significatives.

Démarrage de la numérisation

La transition vers un flux de travail numérique a commencé par l’achat de 250 scanners Kodak ScanMate i1120. Après avoir envisagé différents produits, le département a été attiré par la combinaison unique d’atouts offerte par le scanner i1120 : un fonctionnement simple, des performances fiables et un prix abordable. De plus, ces scanners s’intégraient facilement à la plate-forme logicielle existante de l’État de New York.

Pour optimiser la productivité, M. Hughes mise sur la simplicité. « Tous nos ordinateurs sont les mêmes, avec des systèmes d’exploitation, des navigateurs et des logiciels identiques, déclare-t-il. Il suffit à nos employés de rassembler les papiers nécessaires et de les insérer dans la fente, même si ces documents sont de tailles différentes. Le scanner se charge du reste. »

L’interface conviviale du scanner simplifie également la formation. Il faut habituellement moins de deux heures aux nouveaux employés pour maîtriser le processus d’indexation et de numérisation.

Dès le départ, les scanners ScanMate se sont avérés remarquablement fiables. « Nous les utilisons à des fins de numérisation depuis cinq ou six ans et nous avons seulement dû effectuer quatre appels au service de réparation, déclare M. Hughes. En ce qui me concerne, il s’agit d’une excellente preuve de fiabilité. Je précise que nous utilisons intensivement ces appareils. » Ces scanners sont utilisés pendant cinq ou six ans, puis remplacés par de nouveaux modèles.

Plus de scanners pour une productivité accrue

Le flux de travail d’origine, avec des stations de numérisation partagées, a été remplacé par un système qui comprend un scanner pour quasiment chacun des 825 employés du département. « La gamme ScanMate nous offre des scanners économiques qui répondent à toutes nos exigences, y compris la possibilité de les placer sur un bureau. Nous avons donc pensé qu’équiper tous nos employés de leur propre scanner améliorerait leur productivité, déclare M. Hughes. C’est l’orientation que nous prenons actuellement. »

Le département a récemment mis à jour son parc en achetant 100 scanners Kodak ScanMate i1150 de Kodak Alaris. Cette décision est encore une fois motivée par l’exploitation optimale d’un budget limité. « La priorité du gouvernement est de rentabiliser au maximum ses investissements. Nous ne disposons plus des budgets auxquels nous étions habitués auparavant, déclare M. Hughes. Tous les produits que nous achetons doivent offrir un bon rapport qualité/prix, tout en restant fiables et simples. »

M. Hughes apprécie également la productivité accrue offerte par le mode de transaction du scanner i1150, qui numérise les dix premiers documents d’une pile 60 % plus rapidement qu’à la vitesse normale.

Désormais à sa deuxième génération, cette solution numérique adoptée par le département des services sociaux du comté d’Onondaga tient toutes ses promesses. « Le stockage électronique est beaucoup plus rapide, plus simple et plus économique, déclare M. Hughes. Il est aussi beaucoup plus fiable.

En cas d’incendie dans un entrepôt, tous vos documents partent en fumée. Mais si vos fichiers se trouvent sur un serveur faisant l’objet de sauvegardes, il est impossible de les perdre. »

Fermeture de l’entrepôt de documents

Après avoir maîtrisé l’avalanche quotidienne de documents, M. Hughes tourne désormais son attention vers les documents papier en souffrance toujours stockés dans l’entrepôt. « Nous extrayons les documents stockés afin de pouvoir tous les numériser, déclare-t-il. Nous finirons éventuellement par fermer l’entrepôt et nous n’aurons plus à payer pour stocker des documents papier. » À ce stade, la transition réussie vers un flux de travail numérique, soutenue par Kodak Alaris, sera complète.