원격 근무는 특정 산업 내에서 특정 직무만 누리는 특권이었지만, 요즘은 점점 더 일반화되고 있습니다. 미국 인구의 약 50%는 적어도 일부 시간 동안 집에서 일합니다.
디지털화 및 부동산 비용 상승과 같은 다양한 요인이 이러한 추세에 기여하는 한편, 많은 고용주는 가능한 효율성 향상 때문에 원격 근무를 선호합니다. 커넥트솔루션스(ConnectSolutions)에서 실시한 설문 조사에 따르면, 설문 조사 참가자 중 30%가 재택근무 시 더 짧은 시간에 더 많이 작업한다고 응답했으며 24%는 동일한 시간에 더 많이 작업한다고 응답했습니다.
자신의 사업체를 소유하든 원격 근무를 선호하는 회사에서 일하든 관계없이, 재택근무는 즉흥적인 회의, 정수기 옆에서 나누는 대화, 시끄러운 동료와 같은 방해 요소를 제거하여 효율성을 높입니다. 이름에서 알 수 있듯이 재택근무에는 통근이 필요 없기 때문에 차량에서 보내는 시간부터 주차 공간을 찾는 데 소요되는 시간을 실제 업무에 투입할 수 있습니다.
그러나 효율성 향상과 관련된 재택근무의 모든 잠재력에는 고유의 도전 과제가 수반됩니다. 저는 거의 3년 동안 집에서 전일제로 일했으며, 재택근무의 잠재력을 활용하려면 의도에 따라 고안한 홈 오피스라는 도전 과제를 해결해야 한다는 것을 깨달았습니다.
재택근무 문제
재택근무는 특정 방해 요소를 제거하지만, 새로운 방해 요소도 유발합니다. 이러한 방해 요소는 해야 하는 집안일, 반려동물, 학교에 가지 않는 동안 집에 있는 아이들, 업무와 무관한 일을 하려는 유혹의 형태로 나타날 수 있습니다. 대개 원격 근무자들은 집에서 깔끔한 업무 공간을 유지해야 하는 압박감을 덜 느끼며, 이러한 정리 부족 또한 방해 요소일 수 있습니다.
집 환경이 일하기에 적합하지 않은 경우, 이러한 환경 자체가 문제일 수 있습니다. 사무실 건물은 일반적으로 적절한 조명과 공간 등을 갖춰 생산성을 향상시키도록 설계되었지만, 집은 대체로 그렇지 않습니다. 홈 오피스 환경이 혼잡한 구석이나 어두운 지하실로 저하되면 생산성이 떨어질 수 있습니다.
끝으로, 고용주가 양질의 자원을 제공하지 않는 경우, 장비가 느리거나 가구가 부적합하여 효율성이 저하될 수 있습니다.
홈 오피스 효율성을 위한 필수 요소
지정된 업무 공간
효율적인 홈 오피스의 첫 단계이자 가장 중요한 요소는 지정된 업무 공간을 확보하는 것입니다. 유용한 팁을 드리자면, 자녀가 있는 경우 업무 공간에 문이 있는 게 좋습니다! 사무실이 거실이나 주방 등 가정 내 넓은 공간의 일부가 되면 산만해질 가능성이 높습니다.
업무 전용으로 사용할 방 한 칸이 없는 경우, 업무 공간과 거실 사이에 책장, 칸막이 등으로 시각적 경계를 조성해 보세요. 업무와 무관한 요소가 시야에 적을수록 산만해질 가능성이 줄어듭니다.
자연광
자연광에 노출되는 홈 오피스 공간을 선택하세요. 책상을 창문 앞에 놓으면 멋진 시야를 제공할 뿐만 아니라 생산성을 높일 수 있습니다. 장시간 통화에 도움이 되는 제 사무실 전망은 다음과 같습니다.
연구에 따르면, 자연광 노출은 건강상의 이점을 많이 제공합니다. 예를 들어, 자연광에 존재하는 청색광은 동공 수축에 기여하여 시력을 증진합니다. 즉, 자연광은 독서 능력과 생산성을 향상시킵니다.
또한, 자연광은 면역 체계와 기분, 그리고 수면을 관리하는 데 필요한 내분비계 반응을 유발합니다. 자연광에 충분히 노출되면 맑은 정신과 시력 증진에 도움이 되고 두통과 편두통이 줄어듭니다.
홈 오피스에 자연광이 없는 경우, 차선책은 현재 전구를 풀 스펙트럼 전구로 교체하는 것입니다. 풀 스펙트럼 조명은 자연광을 대체하지는 않지만, 자연광과 같은 균형 잡힌 온도를 갖추고 있어 자연광의 이점 일부를 제공합니다. 풀 스펙트럼 조명이 발산하는 선명한 백색광은 독서 등 시력이 필요한 활동에 적합합니다.
고속 인터넷
인터넷은 업무 속도를 늦추는 게 아니라 높여야 합니다. 인터넷 연결 상태가 안 좋은 환경에서 일하면 효율성이 저하될 수 있습니다.
페이지 로드, 파일 전송, 첨부 파일 다운로드를 기다릴 때 시계는 멈추지 않습니다. 실제로 2013년 연구에 따르면, 근로자들은 느린 컴퓨터를 기다리는 데 매년 약 1주일을 낭비하는 것으로 나타났습니다.
업무 속도가 느려지는 것 외에도, 연결 상태가 좋지 않은 경우 업무에서 관심이 벗어나 다른 일에 주의를 뺏길 가능성이 높아집니다. 느린 인터넷 속도는 큰 불만을 낳을 수도 있습니다. 실제로, 이는 호주에서 직원 불만의 주요 원인이었으며 이러한 불만 요소는 탁월한 업무 성과에 도움이 되지 않습니다.
느린 인터넷 속도에 안주하는 대신, 다른 인터넷 서비스 제공업체 옵션을 검토하고 홈 오피스에 가장 적합한 업체를 결정하세요.
네트워크 라우터
여러분 또는 여러분의 가족이 집에서 둘 이상의 노트북이나 컴퓨터를 사용하는 경우, 네트워크 라우터가 필요합니다. 홈 오피스에서 작업하는 동안 가족 구성원이 휴대폰, 태블릿 또는 스마트 TV와 같은 장치를 사용하는 경우, 라우터 선택이 더욱 중요해집니다.
네트워크 라우터가 Wi-Fi 연결 요구를 충족하도록 하려면, 사용할 장치 유형 및 네트워크가 필요한 영역 크기를 고려해야 합니다. 여러분은 효율성을 최적화하는 라우터를 선택하려 할 수 있지만, 가능한 최고의 성능이 필요하지 않을 수도 있으며, 필요한 기능에 대해서만 비용을 지불하는 것이 좋습니다.
이미 라우터가 있지만 홈 오피스에서 신호가 충분히 강하지 않은 경우, 무선 범위 확장기를 고려해 보세요. 확장기는 약한 신호를 수집하여 강화한 후 다시 전송합니다. 이외에도 선택할 수 있는 고품질 라우터가 많이 있습니다. 네트워크를 최적화하고 효율성을 유지하기 위해 전력을 다 할 필요는 없다는 점만 기억해 주세요.
스탠딩 데스크
여러분은 홈 오피스 공간에 맞는 책상을 선택해야 합니다. 당연히 여러분은 계속 효율적으로 일하도록 책상을 깔끔하고 정리된 상태로 유지하고자 할 것입니다. 그러나 효율성을 실제로 높이려면 스탠딩 데스크를 사용하는 것이 좋습니다. 제 동료 중에는 러닝 머신에서 걸으면서 통화하는 사람이 있는데, 거리 기록이 하루에 수 킬로미터에 이릅니다!
러닝 머신을 원하지 않는 경우, 스탠딩 데스크는 온종일 앉아 있는 것에 대한 건강한 대안으로 오랫동안 홍보되어 왔습니다. 하지만, 스탠딩 데스크의 이점은 좌식 생활 방식의 대체재에 한정되지 않습니다. 레스터 대학(University of Leicester)에서 실시한 2018년 연구에 따르면, 좌식 책상 대신 입식의 스탠딩 데스크를 사용하기 시작한 참가자의 43%가 1년 후 성과가 향상되었으며 52%는 업무 참여도가 높아졌음을 느낀 것으로 나타났습니다.
텍사스 A&M 건강 과학 센터(Texas A&M Health Science Center)의 공중 보건 학교(School of Public Health)가 주도한 연구에서도 콜센터 직원의 46%가 스탠딩 데스크를 사용할 때 생산성이 향상되었다고 나타나 똑같이 고무적인 결과가 나왔습니다.
이러한 생산성 급증은 아마도 스탠딩 데스크가 혈액 순환을 유도하여 뇌에 더 많은 영양분과 산소를 공급하고 신경 생성(새로운 뇌 세포 형성)을 촉진한다는 사실 때문일 것입니다. 직원의 71%가 매일 앉아 있는 시간을 단 1시간 단축하자 집중력이 향상되었다는 보고가 있어, 스탠딩 데스크는 집중력도 높이는 것으로 나타났습니다.
스탠딩 데스크 선택의 경우, 기본적이고 저렴한 제품부터 더 복잡하고 비싼 제품까지 다양한 옵션이 있습니다. 이 옵션은 이동성이 뛰어나고 컴퓨터를 식힐 수 있는 내장 팬을 포함한 한편, 이 옵션은 여러 모니터와 함께 사용할 수 있습니다. 둘 다 조정 가능하므로 하루 동안 앉았다가 섰다가 번갈아 가며 할 수 있습니다.
혼란 없는 업무 공간
깔끔한 업무 공간 유지는 생각보다 중요합니다. 오피스맥스(OfficeMax)에서 1,000명의 성인을 대상으로 설문 조사를 한 결과,
- 90%가 혼란이 자신의 삶과 업무에 부정적인 영향을 미친다고 생각했습니다.
- 77%는 혼란이 생산성을 저하시킨다고 답변했습니다.
- 참가자의 절반 이상은 정리 부족이 동기 부여와 정신 상태에 부정적 영향을 미친다고 주장했습니다.
여러분이 의식하든 그렇지 않든, 혼란한 업무 공간은 스트레스를 유발할 수 있습니다. 혼란으로 인해, 이유를 알지 못하는 상태에서도 압도되는 기분을 느낄 수 있습니다. 유용한 팁을 드리자면, 매일 밤 컴퓨터를 끌 때 책상을 청소하세요. 그러면 책상이 깨끗한 상태로 유지됩니다.
결론: 맑은 정신으로 생각하고, 동기 부여를 유지하며, 생산적이고 효율적으로 작업하려면 혼란을 제거해야 합니다. 운 좋게도, 불필요한 서류와 물건을 제거하는 것은 효과적인 정리 시스템을 수립하는 것만큼 쉽습니다.
정리 시스템
책상에서 서류와 잡동사니를 제거할 때 사무실의 다른 구석으로 단순히 던져 놓지 마세요. 필요시 쉽게 찾을 수 있도록 정리해 두세요.
정리 시스템 유형은 여러분의 공간과 정리해야 하는 자료에 따라서 선택해야 합니다. 많은 홈 오피스의 경우, 걸이식 파일 폴더 시스템이 포함된 파일 캐비닛이 정리 시스템으로 유용합니다. 다시 말하지만, 모든 요소에 깔끔하고 일관성 있게 라벨을 붙여, 이러한 폴더에 논리적으로 문서를 배치하세요.
필기구, 포스트잇, 명함 등의 모든 사무용품을 보관하기 위한 물품이 필요할 수도 있습니다. 이에는 간단한 보관 카트로 충분합니다. 필요할 때까지 모든 요소를 집어넣을 수 있지요.
문서 스캐너
문서 스캐너를 사용하면 종이를 사용하지 않아도 되므로 혼란을 창출하는 종이를 제거하고, 문서를 디지털 방식으로 정리하고, 워크플로 속도를 높이는 등의 여러 방법으로 홈 오피스 효율성을 향상시킬 수 있습니다.
앞서, 지저분한 업무 공간이 생산성과 동기 부여를 저하시키고 스트레스 증가로 이어질 수 있음을 이미 확인했습니다. 문서 스캐너는 책상을 어지럽히는 종이를 디지털화하므로 혼란 가능성을 줄입니다. 또한, 시야에서 종이 문서가 사라지면 이러한 서류들은 더 이상 여러분을 산만하게 할 힘이 없습니다.
중요한 원본 문서를 위해 물리적인 정리 시스템을 유지할 필요가 있지만, 기타 문서를 디지털화하면 필요한 파일 캐비닛 수가 줄어들고, 문서를 찾는 데 소요되는 시간도 줄어듭니다. 또한, 주요 서류를 잘못 배치할 염려가 없으므로 데이터 손실 위험이 최소화됩니다. 평균적으로 사람들은 잃어버린 종이와 기타 물품을 찾는 데 매년 일주일을 소비합니다.
문서 스캐너는 양식 처리와 같은 특정 워크플로의 속도를 높일 수 있습니다. 수동으로 데이터를 입력하는 데는 시간이 걸리는 데다, 문서를 우편으로 보내면 워크플로가 완전히 중단되는 반면, 문서를 스캔하고 이메일로 보내는 데는 몇 분밖에 걸리지 않습니다.
홈 오피스용 문서 스캐너를 선택할 때의 옵션은 거의 무한합니다. 그러나 홈 오피스 효율성을 향상시키고 그 자체로 효율적인 스캐너를 찾고 계신 경우, Alaris E1025 스캐너와 Alaris S2040 스캐너는 둘 다 훌륭한 선택지입니다.
두 옵션 모두 간단한 설정으로 전원을 켜고 10초 안에 스캔을 시작할 수 있습니다. 원 터치 스캔을 통해 서로 다른 여러 작업을 구성할 수도 있습니다. 혼란스러운 여러 단계의 스캔 프로세스를 거칠 필요가 더 이상 없지요. 무선 기능이 필요한 경우, S2060w는 해당 기능을 모두 갖추고 있으며 필요한 곳 어디든 배치할 수 있습니다!
이러한 스캐너는 퍼펙트 페이지 기술과 광학 문자 인식 기능을 탑재하고 있을 뿐만 아니라, 훼손되기 쉬운 기타 소형 문서 및 여권을 안전하게 스캔하는 성능 등의 동일한 기능을 많이 갖추고 있습니다. 그러나 S2040 및 S2060w는 일일 스캔 용량이 더 높으며, 임베디드 이미지 프로세싱 및 액티브 급지 기술을 갖추고 있어 안정적인 급지 성능을 선보입니다.
> 사무실에 가장 적합한 스캐너를 선택하는 방법에 대해 자세히 알아보세요
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