Banco Europeu transforma as suas operações com processamento inteligente de documentos

Um grande grupo bancário europeu com mais de 10.000 funcionários em vários países (e receitas anuais superiores a 2 mil milhões de euros) vinha crescendo quase 20% em relação ao ano anterior, mas os seus documentos desatualizados e processos de integração de clientes não tinham a escalabilidade necessária para crescer sem adicionar risco considerável.

Hoje, o grupo bancário e suas subsidiárias estão obtendo benefícios comerciais significativos graças a uma solução inteligente de processamento de documentos (IDP) da Kodak Alaris. A organização agora pode processar documentos físicos e digitais com 30% mais eficiência. Esta atualização melhorou significativamente a satisfação do cliente, reduziu os riscos relacionados à segurança dos dados e à conformidade regulatória e gerou economias de custos sustentáveis.

O desafio: a falta de automação causou diminuição da produtividade e custos mais elevados

Todos os dias, o banco processa milhares de documentos provenientes de vários sites e fontes internas e recebidos em diferentes formatos: plataformas web, formulários móveis, e-mails, digitalizações internas e entregas de serviços de terceirização de processos de negócios (BPO). Seu processo comercial encaminhou mais de 900 tipos de documentos diferentes para um sistema central onde os dados foram classificados e extraídos. Essas informações foram então enviadas à subsidiária ou equipe relevante para revisão antes de informar os clientes sobre a decisão do banco em relação às suas solicitações.

Um dos maiores problemas foi o tempo gasto na preparação de documentos e o grande número de exceções que tiveram de ser cuidadosamente geridas. Por exemplo, muitos documentos provenientes do BPO eram de baixa qualidade, resultando em baixa precisão de extração e na necessidade de entrada e manipulação manual de dados.

Para dimensionar com êxito as suas operações e continuar o seu caminho de crescimento, o banco precisava de eliminar estrangulamentos associados à classificação manual de documentos e à extração de dados que desperdiçavam tempo valioso dos funcionários e produziam erros dispendiosos. Em situações em que os dados contornaram o processo central, as regras de tratamento de dados não foram aplicadas, levantando preocupações sobre a conformidade regulamentar e o potencial de multas.

O grupo bancário investigou diversas soluções de automação documental com três objetivos principais em mente:

1. Mitigar os riscos associados à segurança de dados e à conformidade regulatória.
2. Reduza as despesas gerais financeiras melhorando a eficiência do trabalho.
3. Melhore a satisfação do cliente eliminando atrasos no processamento de solicitações.

A Solução: KODAK Info Input Solution Combinada com Scanners Avançados de Documentos Kodak Alaris

A Kodak Alaris forneceu uma solução que automatiza a integração do cliente e outros processos de negócios com a ajuda de aprendizado de máquina, digitalização avançada de documentos e recursos de classificação automatizada que reduzem o tempo de preparação, melhoram a qualidade da imagem e aceleram toda a operação.

Primeiro, a Kodak Alaris forneceu ao banco um scanner de produção de alto volume KODAK i5850 para lidar com a digitalização de documentos em sua sede, e dois scanners KODAK i4650 instalados em locais separados. Em seguida, para automação inteligente de documentos de ponta a ponta, eles implementaram o Kodak Info Input Solution, um software premiado de processamento inteligente de documentos que transforma automaticamente documentos de vários tipos em informações críticas para os negócios.

A Info Input Solution captura documentos e dados de qualquer fonte digital ou física, incluindo scanners de produção de alto volume a centenas de páginas por minuto. O software pode facilmente acompanhar o Kodak i5850s. “ A Kodak Alaris foi o único fornecedor de tecnologia que poderia oferecer uma solução inovadora e escalável baseada em aprendizado de máquina”, disse Aline Saponara, gerente de contas-chave da Kodak Alaris.

O Resultado: Mais Automação, Melhor Conformidade e Clientes Satisfeitoss

A solução personalizada de captura e automação de documentos da Kodak Alaris permitiu ao grupo bancário processar informações de forma integrada, mais eficiente e consistente. Minimizar os processos manuais significa que mais trabalho pode ser concluído em menos tempo. Essa atualização resultou em economias substanciais de custos e aumentou a satisfação do cliente. A automação de dados de alta precisão reduziu as preocupações com segurança e conformidade dos dados.

O Info Input Solution é um software baseado na web, que fornece ao banco acesso em tempo real às informações digitalizadas de todos os funcionários, independentemente de sua localização. Esta tecnologia IDP permitiu ao banco capturar, extrair e indexar dados tanto de ficheiros digitais como de documentos físicos (incluindo e-mail de 500 caixas de correio) com muito mais rapidez e precisão do que nunca.

Os scanners Kodak Alaris oferecem qualidade de imagem líder do setor, ajudando a minimizar exceções e permitindo velocidades superiores de leitura de OCR, enquanto recursos avançados de classificação e manuseio de papel eliminam a necessidade de esforço manual. Mais de 900 tipos de documentos são agora classificados automaticamente em vários idiomas, incluindo documentos de identificação, contratos de clientes, formulários de empréstimo, formulários de integração de novas contas e documentos comprovativos de residência, como contas de eletricidade e extratos de hipotecas.

A capacidade de aproveitar o aprendizado de máquina para automatizar o processo de classificação de documentos, extração de dados importantes e indexação desses dados reduziu substancialmente o tempo necessário para ingerir e processar documentos. Isto reduziu os tempos de resposta globais em 30% e teve um impacto positivo na satisfação do cliente.

Com muito menos exceções para gerenciar, todos os dados são roteados através do processo comercial principal. Isto garante que as regras de negócio em torno da segurança de dados, como a anonimização de dados pessoais, possam ser aplicadas de forma fiável, ajudando o banco a cumprir os requisitos regulamentares e a reduzir o risco de multas punitivas por incumprimento.

“O banco agora pode classificar grandes volumes de documentos com rapidez e precisão e, ao mesmo tempo, integrar e-mails ao processo”, acrescentou Saponara. “Fomos a única empresa que conseguiu entregar uma prova de conceito antes do prazo e nosso prazo de entrega de uma semana superou em muito as expectativas do banco. Todos os outros fornecedores precisaram de dois meses para oferecer uma solução comparável. ”

Com as soluções inteligentes de processamento e automação de documentos da Kodak Alaris, o principal grupo bancário da Europa alcançou com sucesso os seus objetivos de mitigar a segurança dos dados e o risco de conformidade, reduzindo as despesas laborais através de melhorias na eficiência dos processos e melhorando as experiências dos clientes, simplificando o processamento de aplicações.