Uma importante empresa colombiana do setor de saúde digitaliza todo seu gerenciamento de documentos graças à implementação de soluções da Kodak Alaris

A instalação de scanners Kodak Alaris, do modelo Kodak i4250, permitiu a digitalização de ampla variedade de documentos relacionados com o setor de saúde, conseguindo uma redução significativa de custos, gerindo as necessidades do usuário interno e externo de maneira efetiva.

Contexto:

Uma das empresas dedicadas ao serviço de saúde colombiano buscou soluções de digitalização que incluíram equipamento e software, permitindo o escaneamento de diversos códigos de barras e diferentes formatos de documentos de forma rápida e segura.

Situação Atual:

A empresa, uma instituição prestadora de serviços de saúde, administra os requerimentos de seus afiliados através de processos ágeis que permitam gerir as necessidades do usuário interno e externo de maneira efetiva. Ao lidar com aproximadamente 300.000 documentos por dia, com diferentes tipos de tamanho, espessura e quantidade de dados, buscaram melhorar a experiência atual tanto do paciente quanto do especialista no momento de visualizar qualquer documento gerido dentro da organização.

Objetivo:

Reduzir os custos durante o processo de digitalização, assim como melhorar a experiência atual tanto do cliente quanto do usuário interno ao aprovar o gerenciamento de documentos e facilitar o acessoa às informações e aos usuários correspondentes dentro da instituição.

Solução:

Mediante a instalação de 6 scanners Kodak i4250 para o gerenciamento de documentos, acompanhou-se a organização no processo de digitalização de suas 5 empresas subsidiárias. As mesmas trabalham com 3 ou 4 formatos diferentes de documentos próprios, resultando em um aproximado de 20 modelos para serem digitalizados pela empresa. A implementação foi complementada com o software de captura Captiva Open Text da Kodak Alaris em cada equipe. Antes desta solução, não contavam com nenhum tipo de facilitador digital ou software homologado.

Além da digitalização, o processo de gerenciamento de documentos foi aprimorado a fim de cumprir com as políticas internas da empresa relativas à manutenção de uma ordem e seguimento de certos arquivos, dada a natureza contratual dos mesmos.

Benefícios e resultados:

Graças à solução integral instalada, atividades inteligentes foram facilitadas, melhorando os processos de gerenciamento de documentos da empresa.

Alguns dos documentos digitalizados neste processo de melhoria mediante a instalação dos equipamentos da Kodak Alaris foram: contratos, formulários de adesão, registros clínicos, contratos de prestação de serviços, procedimentos administrativos internos para contração de empregados, códigos de barra, stickers com informação anexada, consulta de diferentes pontos de contato, entre outros.

Além da solução de digitalização, acessibilidade e gestão, a empresa destacou a facilidade de manuseio dos dispositivos instalados. Apesar de serem equipamentos de ponta, eles são leves e graças ao pouco espaço que usam em um escritório padrão, se abre espaço para documentos físicos, devido ao nosso software de captura Captiva Open Text Kodak Alaris, a experiência com o armazenamento de documentos melhorou, pois foram incorporados de forma simples e fácil, permitindo a criação de um arquivo de referência geral atualizado.

Além disso, a empresa expressou sua satisfação quanto a duração e rendimento dos consumíveis Kodak Alaris, contribuindo para cumprir um dos objetivos iniciais: uma redução significativa de custos.