Importante órgão de defesa legal no Brasil reduz custos operacionais e melhora o gerenciamento de documentos sensíveis de seus clientes graças às soluções da Kodak Alaris

Contexto:

O cliente, como Entidade Representativa Institucional de Classe, possui um volume documental crítico e confidencial, vinculado à sua área interna encarregada de receber, avaliar e julgar os casos que envolvam possíveis transgressões e infrações éticas do exercício regular da atividade profissional dos seus representados.

Situação Atual:

O volume documental centralizou-se em sua sede, localizada na capital do estado de São Paulo, além de certos pontos específicos em outras regiões do estado de São Paulo. Alem da custódia física, outra questão crítica, pelo caráter confidencial desta documentação, era seu deslocamento físico para a capital, assim como os custos envolvidos nesse processo, estas foram questões consideradas inviáveis, além do processo legal decorrente do fato que, no caso dos documentos físicos, havia além da demora, a dificuldade para acessar os envolvidos em cada processo.

Objetivo:

Garantir uma redução do tempo de tramitação e facilitar o acesso destes documentos aos envolvidos, assim como economizar no armazenamento físico e nos deslocamentos desta documentação.

Solução:

Adotou-se um Software para o armazenamento e gestão de processos de forma eletrônica por parte de Class Entity (Solução TOTVS), assim como a decentralização dos pontos de captura, fornecendo 32 scanners 32 Kodak i1190 A4 aos diversos pontos de captura propostos pelo cliente.

Benefícios e resultados:

A adoção desta estrutura digital trouxe agilidade e dinamismo aos processos existentes, além de uma forte redução nos custos com o armazenamento, transporte de documentos e a nível de segurança no acesso aos mesmos.

Houve também uma redução no tempo de tramitação dos processos de análise e juízo dos representados pela Entidade de Classe, propiciando um alto padrão de prestígio quanto ao tratamento de informações confidenciais manejadas nesses processos, além de uma maior credibilidade no acesso aos dados.

A percepção do cliente quanto à solução implementada foi de melhorias significativas na eficiência e na eficácia das ações provenientes da análise destes processos, sendo considerado um “case” nacional em relação à outras entidades de outros estados quanto à gestão e tramitação eletrônica destes processos.