/ Artículo Innovación en la digitalización en red

De Ralph Gammon, editor del informe de procesamiento de documentos

La nueva solución de digitalización inteligente y conectada KODAK INfuse aprovecha los escáneres en red S2000 y el software de gestión INfuse para permitir la integración de las capacidades de digitalización en aplicaciones de terceros de forma segura y eficiente.

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La capacidad de empaquetar soluciones para los usuarios finales es un tema recurrente en el mercado. Desde el punto de vista del software, esto significa configurar una aplicación de captura o un ECM para gestionar flujos de trabajo o tipos de documentos específicos. Los proveedores de hardware suelen hablar de soluciones, pero la naturaleza “plug and play” de sus dispositivos ha provocado que, generalmente, los escáneres estén desacoplados en gran medida.

Durante la última década, la integración de la arquitectura personalizable de las pantallas táctiles en los dispositivos de digitalización en red ha ofrecido una forma de integrar el hardware de forma más compacta como parte de una solución. No obstante, debido a factores como el elevado coste de los dispositivos y la naturaleza compleja y limitada de la integración, la tracción en el mercado ha sido bastante reducida. Kodak Alaris espera cambiar esta situación con el lanzamiento de su solución de digitalización inteligente y conectada INfuse.

Diseñada con base en los comentarios de los socios de canal, INfuse combina los escáneres Kodak S2000 con capacidades de red, una nueva aplicación de software de gestión INfuse basada en la nube y software de terceros aportado por los socios para crear un entorno de digitalización dedicado y con una gran capacidad de respuesta. “Contamos con socios de distintos tipos, pero una gran parte de ellos son proveedores de soluciones que, o bien son integradores, o bien disponen de software propio que debe incorporar captura”, ha explicado Sue Rodeman, directora de Marketing Mundial de Kodak Alaris. “Tenemos contacto habitual con ellos y, a medida que hemos analizado sus necesidades, han salido a la luz cuatro temas principales”:

  • La integración de contenido es demasiado compleja: “Necesitan una forma más eficiente de introducir el contenido en sus sistemas. Hasta ahora, este proceso requería demasiados pasos.”
  • La gestión remota era muy deficiente: “En muchos casos, estos socios trabajan con clientes finales que tienen varias instalaciones en áreas alejadas. La gestión de escáneres en este tipo de entornos puede resultar costosa, puesto que el desplazamiento de empleados para llevar a cabo instalaciones, actualizaciones y solución de problemas conlleva grandes gastos. Nuestros socios querían obtener una forma de poder gestionar estas tareas de forma remota.”
  • Se necesitan capacidades de notificación al usuario final: “Nuestros socios se percataron de que, en numerosas ocasiones, los clientes estaban integrando contenido con errores en los procesos empresariales, por ejemplo, números de factura erróneos, documentos sin firmar o metadatos ilegibles. Una vez que estos datos se han integrado en el flujo, volver al paso anterior y corregirlos resulta ineficiente. Nuestros socios identificaron la oportunidad de introducir algún tipo de función de notificación inmediata para ayudar a mejorar la experiencia de sus clientes y reducir los costes.”
  • Se requiere protección de socios: “Nuestros socios estaban creando soluciones integrales que incluían dispositivos Kodak Alaris en el punto de contacto, pero a la hora de implementarlas, el departamento de adquisiciones del cliente buscaba escáneres a través de canales más económicos, lo que afectaba negativamente a los flujos de ingresos de nuestros socios. Deseaban encontrar una forma de protegerse ante esta situación.”

Según Jim Forger, gerente de productos mundial, Kodak Alaris reconoció la ausencia de herramientas en el mercado que abordaran estos requisitos. “La mayoría de los socios han intentado utilizar herramientas sencillas de digitalización a procesos para enviar los archivos a algún tipo de destino inmediato, como una carpeta de red y, a continuación, recogerlos mediante el uso de un programador”, ha explicado. “Esto implica que no existe un vínculo entre los procesos empresariales y la integración de contenidos, de modo que, en el caso de una solicitud de préstamo, si había algún problema como una página sin firmar en un documento de 30 páginas, era necesario que el solicitante volviera, lo que no solo resulta caro sino también problemático desde el punto de vista de la experiencia”.

“Nuestros socios estaban buscando una solución de digitalización integrada que se pudiera controlar directamente desde su software. Buscaban una solución que se pudiera integrar e implementar sin problemas en toda su base de clientes y que les ayudara a diferenciar sus aplicaciones. En muchas ocasiones, sus aplicaciones están destinadas a mercados verticales específicos, de modo que conocen el tipo de reglas de aceptación y gobernanza de datos que deben incorporar.”

“Gracias a INfuse y el escáner Scan Station, los usuarios tendrán la capacidad de enviar prácticamente cualquier tipo de archivo, desde cualquier lugar hasta cualquier destino, mientras que nuestros socios tendrán la oportunidad de conectar e integrar su software en distintos niveles. Ahora, tenemos una sólida historia que contar sobre la digitalización en red”. Kara Rayburn Gerente general de marketing de la cartera de productos de Alaris

Anatomía de la solución

Forger ha explicado por qué los escáneres Kodak S2060w y S2080w, que ofrecen capacidades de red a través de conexión inalámbrica o Ethernet, son especialmente adecuados para INfuse. “Puesto que los escáneres de la serie S2000 están equipados con una arquitectura de ‘sistema en chip’, es posible modificarlos para incluir funciones y conectividad adicionales”, ha comentado.

Cuando los escáneres se lanzaron al mercado hace un par de años (véase DIR 13/10/17), Kodak Alaris incluyó una API web que se podía utilizar para conectar dispositivos directamente a aplicaciones de terceros. “Esta API permite a los ISV enviar las imágenes a sus aplicaciones”, ha explicado Forger. “El aspecto negativo es que, con esta arquitectura, la carga de gestionar los escáneres individuales recae sobre los socios y esto se debe hacer dispositivo por dispositivo.”

El software de gestión INfuse aborda este inconveniente. “Básicamente, proporciona un único punto de acceso para la gestión de flotillas de toda una empresa”, ha añadido Forger. “INfuse se puede utilizar para gestionar miles de dispositivos. Se conecta a la aplicación de terceros a través de una API y tiene la capacidad de aplicar configuraciones de dispositivos, establecer flujos de trabajo e incluso gestionar el sistema de licencias de software.”

Los escáneres de la serie S2000 también cuentan con la capacidad de cambiar el perfil de trabajo de digitalización sobre la marcha mediante la digitalización de una hoja de código. “Con INfuse, esta hoja de código se puede utilizar para configurar los escáneres en la solución del socio”, ha explicado Forger. “Mediante el uso de la hoja de código, los usuarios pueden realizar una instalación por sí mismos en 15 o 20 segundos, sin necesidad de obtener asistencia técnica. La primera vez que el usuario enciende el escáner, puede digitalizar la hoja de código de parche y el dispositivo se integra en la red prácticamente solo. En segundo plano, el software del socio comprueba que todas las licencias sean correctas y envía la configuración, la información de marca y los trabajos que se deben mostrar.”

La primera versión del software de gestión INfuse está diseñada para ejecutarse en una nube privada de Azure alojada por los socios de Kodak Alaris. “Todas las instancias son de multitenencia, de modo que los socios pueden activar una instancia y utilizarla para prestar asistencia técnica a sus clientes”, ha añadido Forger.

Asimismo, el software de gestión INfuse también ofrece la capacidad de realizar el seguimiento del uso del escáner, pero las imágenes y los datos capturados se envían directamente del escáner a la aplicación de terceros. “Todos los asuntos relacionados con la seguridad y el cumplimiento se tratan entre el socio y sus clientes”, ha comentado Forger. “Nosotros no intervenimos en medio.”

Definición del mercado

El target inicial de los socios para INfuse son los proveedores independientes de software (ISV). “Esto se basa en el tamaño y la relevancia de la oportunidad”, ha explicado Forger. “Los ISV también tienen un mayor control sobre sus aplicaciones, en comparación con los integradores de software (SI) o los revendedores de valor añadido (VAR).”

En cuanto a los mercados, “piense en la facturación, los historiales médicos, la incorporación de nuevos clientes en instituciones bancarias y financieras, e incluso la educación, un sector en el que actualmente estamos analizando una increíble oportunidad relacionada con los exámenes”, ha comentado Forger. “Estamos analizando aplicaciones que presentan un alto nivel de distribución y que se extienden a través de varias tiendas, sucursales o establecimientos.”

Forger ha proporcionado algunos detalles sobre cómo los ISV se pueden comunicar con los usuarios distribuidos para el tratamiento de excepciones. “En función de la complejidad del proceso, un bucle de captura tarda unos segundos como máximo”, ha explicado. “Digamos, por ejemplo, que en un proceso de solicitud, un cliente se olvida de firmar. El socio puede configurar INfuse para que la pantalla del escáner muestre un mensaje personalizado de hasta 130 caracteres, de modo que la persona que esté enviando los documentos sepa de inmediato que hay un problema. Para ofrecer seguridad, todo el proceso está tokenizado. Nuestros socios han adoptado esta función con entusiasmo y están descubriendo formas exclusivas de utilizarla.”

Escáner como servicio

Las soluciones INfuse se están incorporando al mercado de diversas formas, incluida la integración de los escáneres en ofertas de software como servicio (SaaS). “Los socios no están intentando posicionar INfuse como una venta de dispositivo”, ha explicado Forger. “En lugar de vender escáneres, presentan los dispositivos como un método para integrar el contenido en sus historiales médicos o sistemas de procesamiento de facturas.”

Este enfoque complementa al modelo de protección de ventas. “Los dispositivos INfuse solo se pueden configurar a través del software de gestión”, ha añadido Forger. “Los usuarios finales no pueden modificar la configuración. Si desean ampliar o mejorar las capacidades de digitalización, deben ponerse en contacto con los socios. De este modo, se garantiza la participación de los socios en todas las etapas.”

INfuse también incluye una función que permite al socio interrumpir la conexión entre el escáner y el software si el usuario no abona los cargos asociados a la suscripción. “Nuestros socios nos comunicaron que esta función les resulta especialmente importante para garantizar la recepción del pago por los servicios prestados”, ha afirmado Forger.

INfuse ya está disponible y Kodak Alaris tiene socios que se encuentran en distintas etapas de la implementación. “Generalmente, el proceso de integración requiere de dos a cuatro semanas, en función del nivel de solidez y complejidad que el socio desee alcanzar”, ha añadido Forger. “Normalmente, el socio llevará a cabo una prueba piloto con uno de sus clientes para comprobar que todo funciona correctamente y que el retorno de la inversión previsto realmente existe. Algunos de nuestros clientes ya han finalizado el proceso e incluso han cerrado ventas. Otros socios están trabajando en la integración y otros todavía se encuentran en la fase de evaluación.”

Junto con INfuse, Kodak Alaris ha ampliado su Programa para desarrolladores y ha presentando un nuevo portal para socios de diseño adaptativo. El portal se puede utilizar para el registro de acuerdos y ofrece materiales adicionales de ventas y marketing, herramientas y asistencia. Kodak Alaris también ha creado una nueva plataforma de gestión de escáneres como parte de su propuesta de servicios de captura gestionados. Mediante el uso de esta plataforma, los socios de Kodak Alaris podrán supervisar los datos operativos de los escáneres de los clientes, entregar informes de uso y gestionar las alertas.

Enfoque sobre la digitalización en red

INfuse es parte de un enfoque ampliado sobre la digitalización en red por parte de Kodak Alaris. El mismo día de la presentación de INfuse, Kodak Alaris anunció una nueva versión del escáner Kodak Scan Station 730EX: el escáner 730EX Plus, que está equipado con una integración del sistema operativo Windows 10 IOT Enterprise y la autenticación de dominios de red para garantizar la seguridad del inicio de sesión. “Ahora, los socios pueden empezar a desarrollar implementaciones y soluciones más seguras con el escáner Scan Station”, ha comentado Kara Rayburn, gerente general de marketing de la cartera de productos de Kodak Alaris.

“Consideramos que ahora contamos con una oferta integral muy satisfactoria para cualquiera que esté interesado en las soluciones de digitalización en red”, ha añadido. “Gracias a INfuse y el escáner Scan Station, los usuarios tendrán la capacidad de enviar prácticamente cualquier tipo de archivo, desde cualquier lugar hasta cualquier destino, mientras que nuestros socios tendrán la oportunidad de conectar e integrar su software en distintos niveles. Ahora, tenemos una sólida historia que contar sobre la digitalización en red.”

 

Informe de procesamiento de documentos de Alaris

El informe de procesamiento de documentos (DIR) es el principal boletín de gestión y marketing sobre oportunidades y tendencias en la conversión de los procesos basados en papel a formato electrónico, una pieza clave de la estrategia de transformación digital. Ralph Gammon ha sido redactor del DIR desde 1998 y en 2002 adquirió las responsabilidades sobre la publicación. En 2017, Gammon se unió a la firma de análisis de mercado internacional infoSource como gerente regional de América. Para obtener más información sobre el DIR: https://www.documentimagingreport.com/?page_id=1345

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