La diferencia entre un escáner y un MFP

La toma de decisiones basada en datos fomenta el crecimiento y la innovación en todos los sectores. No obstante, a medida que las empresas se unen en masa a esta tendencia, están descubriendo un punto débil oculto en sus operaciones: su equipo de oficina.

La gestión basada en datos solo funciona cuando los datos se envían a las personas indicadas en el formato adecuado. A menudo, dichos datos son digitales y se pueden compartir y analizar con facilidad. Pero en ocasiones, los datos están en papel y se deben convertir a formato digital para la toma de decisiones.

La confusión en cuanto a las diferencias entre los dispositivos multifuncionales (MFP), que también se conocen como periféricos o impresoras multifuncionales, suele estar relacionada con los retos tecnológicos y de intercambio de datos de las empresas. En este artículo, descubrirá todo lo que necesita saber para elegir el equipo adecuado para su empresa.

Diferencias entre los MFP y los escáneres

A simple vista, el MFP y el escáner promedio son bastante similares. Ambos tienen una ranura para introducir el papel en la máquina y una serie de controles para elegir cómo procesar los documentos. Ambos crean duplicados de los documentos que se insertan.

La principal diferencia radica en el tipo de duplicados que genera cada dispositivo.

MFP

Un dispositivo multifuncional, o MFP, es un equipo de oficina que digitaliza, fotocopia e imprime documentos, además de enviarlos por correo electrónico y fax. Si esta descripción le recuerda a una fotocopiadora, no es el único; muchos dispositivos multifuncionales se conocen como fotocopiadoras debido a que esa es la función principal para la que se utilizan. La principal diferencia entre un MFP y una fotocopiadora es que el MFP está diseñado para efectuar una variedad de tareas.

Escáneres

Los escáneres traducen los documentos físicos a un formato digital estandarizado y fácil de usar. A continuación, estos archivos pueden:

• Guardarse en un servidor de archivos centralizado para facilitar el acceso por parte de todos los usuarios.
• Guardarse directamente en un dispositivo compatible con wifi.
• Enviarse a una impresora si se requieren copias físicas duplicadas.

Los escáneres suelen generar imágenes de mejor calidad que las impresoras y, puesto que los archivos se pueden enviar directamente a una impresora, son un buen complemento para los MFP.

Los escáneres son idóneos para:

• Crear y guardar copias de seguridad digitales de documentos importantes.
• Compartir archivos digitales de manera rápida y eficiente, y mantener registros. 
• Empresas que desean reducir su huella de carbono e implementar prácticas ecológicas de oficina sin papel.

Los escáneres de Kodak Alaris equipados con la tecnología Smart Touch garantizan que los usuarios obtengan digitalizaciones de máxima calidad sin excepciones. Asimismo, permiten a los usuarios ahorrar tiempo y dinero al ofrecer la capacidad de guardar los archivos en su formato de preferencia directamente en el destino correspondiente.

Escáneres frente a MFP: ¿cuál es mejor?

Muchas empresas asumen que necesitan un dispositivo multifuncional que actúe como escáner, fotocopiadora e impresora, todo en uno. Lo que muchas no saben es que, en realidad, estos dispositivos son menos eficientes que un escáner de alta calidad con el software adecuado.

Por ejemplo, un escáner de Kodak Alaris con tecnología Smart Touch puede digitalizar un documento normal en 17 segundos. El resultado es un archivo con un tamaño de 0,7 MB.

Los MFP con función de digitalización y fotocopia pueden tardar hasta cuatro veces más y el archivo resultante puede ser hasta cuatro veces más grande.

Eso significa que las empresas que utilizan MFP son al menos un 75 % menos eficientes que las que solo utilizan escáneres.

Los MFP también son propensos a atascos de papel y carecen de las funciones innovadoras y especializadas de los escáneres, como el reconocimiento óptico de caracteres, para una mayor versatilidad.

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