/ Case study Digitalização de arquivos médicos em tempo recorde

Os scanners da Kodak Alaris cuidam dos registros médicos do Royal Free Hospital

A Kodak Alaris anuncia hoje que sua parceira, a MISL, uma agência do Reino Unido e fornecedora de BPO, está 24 meses adiantada em relação ao cronograma e terá digitalizado todos os prontuários médicos do The Royal Free London NHS Foundation Trusts até o Natal de 2015. Levando apenas 21 meses, esta é uma conquista significativa, uma vez que cerca de 750.000 arquivos de pacientes terão sido digitalizados, totalizando cerca de 300 milhões de imagens.

A MISL ganhou o significativo contrato de 4,5 milhões de libras para fornecer serviços de digitalização de documentos para o Royal Free em novembro de 2013. O projeto envolveu a digitalização de todo o arquivo de registros médicos do hospital e a digitalização em andamento das informações dos pacientes à medida que novas anotações clínicas são criadas, chamadas de digitalização do dia seguinte. Inicialmente, esperava-se que o projeto fosse demorar cinco anos, mas a MISL o completará antes, devido aos novos processos que foram implementados, ao trabalho duro da equipe e ao investimento em nova tecnologia que aumentou em 20% a produtividade da agência.

Um dos mais famosos centros médicos do país, o The Royal Free é um hospital de ensino localizado em Hampstead, no norte de Londres. Ele é especializado no atendimento de primeira classe de transplantes hepático, renal e de medula óssea, em cirurgia plástica e de mama e no tratamento de tumores. O The Royal Free é pioneiro em vários quesitos no Reino Unido – foi o primeiro hospital a realizar um transplante de fígado entre um paciente e um doador adulto e vivo, e o primeiro a introduzir a tomografia por emissão de pósitrons para câncer de mama. Ele trata cerca de 68 mil pacientes internados e 500 mil ambulatoriais a cada ano.

Will Smart, o Diretor-Executivo de Informações do The Royal Free, diz: “Digitalizar nossa biblioteca de registros médicos está de acordo com os objetivos do governo para qualidade, inovação, produtividade e prevenção (QIPP), com o desejo do secretário de saúde, Jeremy Hunt, de que a Trusts utilize menos papéis e, é claro, com nosso anseio de continuar melhorando o cuidado ao paciente. Isso é garantido com o acesso rápido e digital aos registros de pacientes, pois agora nossos médicos podem visualizá-los ao toque dos dedos".”

Para atender aos requisitos contratuais específicos, a MISL contratou novos funcionários, alugou um novo prédio dedicado ao projeto e comprou novos equipamentos de TI – um investimento totalizando £ 500.000 libras. Como parte disso, a MISL adquiriu cinco scanners de produção Kodak i5600 e seis Kodak i5800, juntamente com o software de criação de imagens Kodak Capture Pro Network Edition.

Steven Clarke, Diretor de vendas e marketing da MISL, diz: “Por isso, atingimos nossos SLAs2 acordados, minimizamos o tempo de inatividade, aumentamos a produtividade e garantimos que cumprimos as regras do BS100083, atualizamos para os mais recentes scanners da Kodak. Lidar com registros médicos é diferente da digitalização de faturas ou extratos de banco. Se as imagens digitalizadas não forem de alta qualidade, é a vida de alguém que está em jogo. É muito fácil esquecer disso e é por essa razão que queríamos o melhor equipamento para esse trabalho.”

Acordos de nível de serviço (SLAs) não são um objetivo utópico. Eles precisam ser atendidos

A MISL formou vários acordos de nível de serviço com o The Royal Free dependendo do tipo de registro. Para a digitalização do arquivo, havia um tempo de retorno de cinco dias (da coleta ao upload da imagem), dois dias para digitalizações diárias e duas horas para registros de emergência e acidentes ao receber arquivos na agência MISL. As imagens foram transmitidas de forma segura através de uma linha dedicada para o sistema do EDRM (gerenciamento de registros e documentos eletrônicos) do The Royal Free a partir do Open Text.

Alastair Crisp, gerente do programa EDRM do The Royal Free, diz: “A MISL nos envia diariamente mais de 500 mil imagens, que são carregadas no Open Text e ficam disponíveis para todos os médicos no momento da assistência ao paciente.”

Devido ao foco do The Royal Free em pacientes de transplantes (há mais de 600 deles), a MISL tem realizado toda a digitalização desses registros no local usando o scanner Kodak i5600, tamanha é a importância de tais registros.

É, portanto, decisivo ter um equipamento de digitalização em que se confie. “Paralelamente à qualidade de imagem, o serviço e o suporte eram cruciais para o projeto como um todo, e outra razão pela qual escolhemos a Kodak Alaris, diz Francesca Foy, gerente de operações da MISL. ““O serviço da Kodak era incomparável, pois não podíamos perder tempo em inatividade”.”

Além disso, a MISL implementou um robusto plano de recuperação após acidentes para garantir a continuidade dos negócios. Clarke diz: “Nós testamos nossos processos sem a Kodak Alaris nem saber. O desempenho foi excelente. Ficamos completamente confiantes de que poderíamos cumprir todos os nossos compromissos comerciais com a Trusts.”

O desempenho do scanner já está proporcionando 20% de ganhos na produtividade

A MISL notou uma melhoria de 20% na produtividade do operador usando os scanners de produção Kodak i5600 e i5800, em comparação com o equipamento antigo implantado na agência. Os novos scanners processam, respectivamente, 170 e 210 folhas por minuto, sem limites diários de volume. Clarke diz: “Estamos trabalhando para obter margens reduzidas, para que o ganho de 20% signifique a contratação de 70 funcionários, não 84, para a conta do The Royal Free – e essa economia vai direto para a receita líquida da empresa”.”

Neil Murphy, gerente de vendas da Kodak Alaris no Reino Unido, diz: “Confiabilidade, desempenho, serviço e assistência nos tornam únicos no mercado. Isso é extremamente importante para o projeto The Royal Free. Outro ponto essencial é a qualidade da imagem. A MISL precisava ter uma taxa de 0,01% de erro em imagens, e de fato ocorreu. Isso mostra o desempenho do software de digitalização Kodak Capture Pro que, a propósito, não possui cobrança por clique – perfeito para agências nas quais custos são determinantes e o volume de papel a ser processado é imenso”.”

A marca comercial e a identidade visual da Kodak são usadas sob licença da Eastman Kodak Company.

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