Estudo de caso da Data Repro Com ltd

A Data Repro Com Ltd habilita a implementação sofisticada de uma solução de digitalização, armazenamento e gestão de arquivos ativos, tudo com o auxílio da tecnologia de captura de informações da Kodak Alaris

Já é suficientemente complicado migrar dos papéis para o universo digital e dos sistemas existentes para sistemas modernos e integrados. Adicione a isso uma mudança física para um novo escritório, o que exige a gestão de registros de outra agência governamental, e a necessidade de acessar documentos em papel e inserir novos registros durante a transição... Bem, é fácil perceber como as dificuldades se multiplicam rapidamente.

Primeiros passos de uma grande transição

Este é o cenário que a comissão provincial enfrentou. Ela adotou o OpenText como o novo sistema de gestão de conteúdo (CMS), e a OpenText recorreu ao seu parceiro de terceirização de informações, a agência de serviços Data Repro Com Ltd (DRC) de Toronto, para executar a transição. A lista de objetivos era extensa e desafiadora, incluindo:

• A DRC precisava levantar e inventariar os arquivos, empacotá-los em caixas e mover mais de 4.500 caixas de registros críticos em menos de um mês.
• Digitalizar os arquivos centrais (mais necessários) para fins de armazenamento em um compartilhamento de arquivos seguro temporário. Isso precisava ser feito antes do lançamento da produção do sistema de gestão de registros e documentos eletrônicos (EDRMS), que baseava-se no servidor de conteúdo.
• Ao mesmo tempo, a comissão precisava executar as operações diárias e, portanto, o acesso rápido aos registros já movidos era essencial. Além disso, novos registros precisavam ser aceitos diariamente.
• E para complicar ainda mais a implementação, havia uma questão pendente de fusão de documentos de uma nova linha de negócios (outra agência da província).

A DRC começou realocando milhares de caixas da agência para uma instalação segura de armazenamento própria, aproveitando seus procedimentos estritos de cadeia de custódia e o sistema interativo de controle do inventário de registros. O serviço de armazenamento, digitalização e gestão de arquivos ativos da DRC foi implantado, o que deu à equipe da comissão uma visão do conteúdo e do status de todas as linhas de negócios armazenadas. De modo semelhante ao sistema de requisição de registros internos da agência, a DRC importou metadados dos sistemas de várias LOBs em um formato padronizado de banco de dados. “Como nossa solução seria usada para armazenar novos documentos a partir daquele dia, definimos também um processo para catalogá-los”, afirmou Barry Braun, vice-presidente de desenvolvimento corporativo da DRC.

Simultaneamente, de 50 a 75 solicitações de documentos chegavam diariamente ao departamento de gestão de registros e informações. Os usuários acessavam o portal Datatrac da DRC de solicitação e gestão do inventário de arquivos para pesquisar e solicitar arquivos essenciais a serem devolvidos no dia seguinte – ou no mesmo dia para necessidades críticas. Depois que as solicitações eram processadas, o banco de dados do inventário de arquivos era atualizado automaticamente para refletir quem solicitou o arquivo e onde ele estava localizado, além de informar se ele estava em formato impresso ou digital. Recibos de entrega acompanhavam cada conjunto de devoluções em um processo estrito de cadeia de custódia. A cada dia, os arquivos eram devolvidos à agência e também retirados para devolução à DRC para que fossem rearquivados na instalação segura e dedicada de armazenamento de arquivos.

Tecnologia da Kodak Alaris acelera o processo

Como parte de controles rígidos de segurança, a comissão exigiu que a DRC segregasse a iniciativa de captura. Nesse ponto, a DRC aproveitou a portabilidade e velocidade dos scanners Kodak i4650, criando uma área segura e movendo os versáteis scanners para ela. Inicialmente, a agência solicitou a digitalização bitonal com cores pontuais, pois ela não queria criar arquivos muito grades. A DRC recomendou a captura em cores completas e usou a compactação pós-digitalização para reduzir o tamanho dos arquivos ao nível do preto e brando, tudo isso oferecendo qualidade quase fotográfica de 24 bits. “A capacidade que os scanners i4650 têm de operar à velocidade classificada total com muitos recursos de criação e aprimoramento de imagens nos permitiu manter a produtividade e a qualidade”, disse Braun. A DRC propôs que, deste ponto em diante, a agência adquirisse os scanners i4650 para as futuras operações internas de captura.

O Kodak Capture Pro Software possibilitou a digitalização de códigos de barras, o que ajudou a DRC a correlacionar e identificar documentos a serem comparados com os registros em papel. “Isso ajudou muito a localizar dados em documentos ou documentos sem nenhum dado”, observou Braun. “E diferentemente do software dos concorrentes, o Capture Pro não nos alerta sobre o volume (com cobranças por clique), o que nos ajudou a controlar os custos, uma vez que lidávamos com volumes gigantescos de documentos.”

Finalizando uma etapa e planejando a próxima

Ao longo de um período de 13 meses – enquanto a recuperação de arquivos, a digitalização e a gestão de arquivos ativos ocorriam – os arquivos também foram preparados para o transporte até a instalação de armazenamento de registros do governo. O sistema Datatrac da DRC de gestão do inventário de arquivos será a fonte de informações atualizadas sobre a gestão de arquivos. Isso facilitará o deslocamento ordenado de caixas e registros da DRC para o centro de registros do governo e a migração do conteúdo digital para o EDRMS. A DRC gerará os inventários contínuos e preparará até 300 caixas por dia a serem retiradas pela equipe de registros do governo, além de fornecer relatórios completos de reconciliação ao final do projeto.

Com a conclusão do projeto se aproximando, um membro da equipe da comissão observou: “Todas as facetas desta operação ultrapassaram nossas expectativas de qualidade. O armazenamento de documentos e a gestão de arquivamentos foram as partes mais perfeitas.” E isso incluiu segurança, captura, acesso, transição, logística, conformidade e outros aspectos críticos.

Barry Braun completou: “Esta é provavelmente a mais sofisticada implementação de uma solução integrada de digitalização, armazenamento e gestão de arquivos ativos já feita por uma agência de serviço.” Agora, ele e a DRC estão prontos para as próximas etapas a fim de continuar a ajudar esta agência provincial a avançar com tudo rumo ao futuro digital.