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La ricerca di Quocirca analizza sui progressi del percorso verso la digitalizzazione

Il percorso verso la trasformazione digitale

Mentre è corretto affermare che il BYOD e l’uso più ampio dei dispositivi mobili ha determinato un solido declino dell’utilizzo della carta, la realtà è che un ufficio digitalizzato rappresenta per molti ancora una chimera.

Non si tratta di non disporre delle tecnologie per eliminare la carta, ma di non voler rinunciare ad essa nelle nostre attività quotidiane. Uno dei maggiori ostacoli alla trasformazione dei processi basati su carta a quelli digitali è una certa resistenza al cambiamento e, nonostante la convinzione che i flussi di lavoro con copia cartacea inibiscono l’efficienza e della crescita, le persone continuano a utilizzare i documenti cartacei perché è quello che hanno sempre fatto.

Infatti, uno dei risultati principali di uno studio sulla digitalizzazione e sull’automatizzazione del flusso di lavoro condotto da Quocirca nel 2016 è rappresentato dal fatto che il documento cartaceo rimane un elemento chiave per molte aziende. Quocirca ha intervistato 200 organizzazioni negli Stati Uniti, nel Regno Unito, in Francia e in Germania; gli intervistati hanno riportato che il 27% dei processi aziendali si basa su documenti cartacei. Le principali ragioni a supporto dell’uso della carta sono state: firme fisiche (55%), richiesta esplicita da parte dei clienti/fornitori (48%) e soprattutto una preferenza da parte del personale (41%).

Kodak Alaris Digital Transformation

Il percorso della digitalizzazione

Le aziende sono sommerse dai dati e quotidianamente sono costrette ad affrontare notevoli quantità di informazioni provenienti dai flussi aziendali in entrata e in uscita derivanti da fonti varie e disparate. Tutto ciò ha imposto la pressante necessità di ottimizzare l’efficienza operativa e sostenere la crescita attraverso la trasformazione digitale.

Oltre due terzi (69%) dei leader di automatizzazione dei processi aziendali intervistati da Quocirca riconosce questa necessità e afferma che la digitalizzazione dei documenti è determinante per la strategia di gestione delle informazioni.

I documenti cartacei presentano dei limiti: devono essere fisicamente spostati, è necessario uno spazio fisico in cui archiviarli, rallentano la trasformazione aziendale e possono essere smarriti. Inoltre, a meno che non vengano scansionate le copie cartacee dei documenti, diversamente dai file di copia elettronica, i dati in essi contenuti non possono essere utilizzati nei flussi di lavoro digitali o essere accessibili da un comune sistema di archiviazione.

Le aziende devono pianificare la propria strategia di gestione delle informazioni in maniera tale che riesca a mettere in comunicazione in modo semplice il mondo dei dati fisici e quello dei dati digitali, al fine di poterne ricavare il massimo valore. Tuttavia, meno della metà delle organizzazioni che hanno partecipato allo studio di Quocirca (44%) hanno implementato delle politiche destinate a disciplinare la gestione combinata dei due tipi di dati.

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I vantaggi della digitalizzazione

Il caos di dati è maggiormente dilagante nel punto di incontro tra i documenti fisici e quelli digitali e come tale, l’acquisizione effettiva dei documenti, tramite una combinazione di scanner, software e servizi, è vitale.

Lo studio di Quocirca sottolinea che l’acquisizione effettiva costituisce la chiave all’integrazione dei documenti cartacei e digitali allo scopo di fornire un accesso più rapido alle informazioni aziendali, apportare una maggiore produttività e consentire un processo decisionale più rapido. Lo studio ha rilevato che i tre fattori chiave a sostegno dell’acquisizione delle informazioni sono una migliore possibilità di ricerca (38%), riduzione dello spazio di archiviazione fisico (26%) e funzione di condivisione ottimizzata (34%).

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Tagliare il traguardo

Nell’attuale economia DX, i processi basati su carta, i silos di informazioni scollegati e l’accesso lento alle informazioni rappresentano un freno per lo sviluppo delle aziende. La trasformazione digitale rappresenta la chiave per produttività maggiore, informazioni aziendali ottimizzate, crescita accelerata e vantaggi competitivi sostenibili.

In un mondo sempre più digitalizzato, le organizzazioni devono affrontare sfide completamente nuove riguardo alla gestione dei dati e delle informazioni per Enterprise Content Management (ECM). Nonostante ciò, spesso si dimentica che sono ancora troppi coloro che devono far fronte a cumuli di documenti cartacei che necessitano del processo di digitalizzazione e trasformazione in informazioni di valore pratico. Estraendo i dati dai documenti cartacei e integrandoli nei flussi di lavoro elettronici, le aziende sono in grado di rimuovere le attività di immissione manuale dei dati e far risparmiare tempo nei processi aziendali.

Sebbene il caos di dati può comportare processi complessi e perdita di produttività nei luoghi di lavoro, esso rappresenta per le organizzazioni l’opportunità di migliorare i propri processi determinando un flusso agevole di informazioni, flussi di lavoro semplificati e più dati affidabili. Mentre un numero crescente di organizzazioni implementa le strategie di trasformazione digitale, convertendo gli obsoleti flussi di lavoro cartacei in digitale, le aziende traggono vantaggio da un ROI ottimizzato e una soddisfazione maggiore dei clienti.

Elimina la complessità

Il 62% delle aziende intervistate in un sondaggio di Quocirca afferma che la complessità rappresenta la principale barriera alla diffusione della tecnologia di acquisizione dei documenti. Alaris IN2 Ecosystem è stato progettato per semplificare il processo di acquisizione delle informazioni. Questa potente combinazione di scanner, software, servizi e partnership di alta qualità consente alle organizzazioni di estrarre le informazioni dai documenti con un flusso continuo per incrementare la produttività, ottimizzare le esperienze dei clienti e sostenere la crescita dei ricavi.

L’approccio distintivo di Alaris IN2 Ecosystem offre la giusta combinazione con l’integrazione semplificata negli ambienti dei clienti, la giusta esperienza che semplifica l’acquisizione delle informazioni e i giusti risultati che garantiscono un valore aziendale superiore e un ROI maggiore.

Per maggiori informazioni su Alaris IN2 Ecosystem: www.alarisIN2.com

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