/ White paper Manuseio de documentos

Aproveite a tecnologia avançada de manuseio de papel para otimizar a digitalização de documentos

A captura de documentos é a primeira etapa crítica na automatização de processos de negócios baseados em papel. Os scanners que oferecem recursos de manuseio de papel avançados, além de processamento rápido e eficiente de imagem, reduzem significativamente o tempo gasto digitalizando documentos. Muitas organizações não percebem os gargalos relacionados ao manuseio de papel que tornam o processo de captura mais lento. Remover etapas manuais desnecessárias na preparação de documentos é fundamental para economizar tempo e dinheiro, além de garantir um fluxo perfeito de informações preciosas nos sistemas de negócios.

Sem montanhas de papel

Segundo a AIIM*, hoje quase 40% das organizações lidam com um volume de informações sem precedentes, que devem ser retidas devido a políticas de governança e diretrizes legais ou regulamentares. Manter-se no controle desta situação é desafiador até para as organizações mais avançadas digitalmente, que utilizam a tecnologia para capturar e digitalizar dados empresariais com rapidez e sem complicações. A dependência excessiva do papel, somada a processos ineficazes para capturar e digitalizar informações empresariais sem problemas, impede a eficiência operacional, a responsividade do cliente e o crescimento dos lucros.

Em meio à competitividade característica da economia atual, a transformação digital leva tempo – e tempo é dinheiro. A preparação de documentos é o primeiro e mais importante passo na digitalização de lotes, e um dos fatores que mais tomam tempo neste processo. Na maioria das operações de digitalização, metade dos funcionários envolvidos dedica-se à preparação de documentos. Isso pode incluir atividades como: remoção de clipes de papel, grampos e outros materiais de ligação; verificação para garantir que nenhuma aresta esteja dobrada; e inspeção à procura de rasgos ou outros danos nas páginas. Também é requisito a pré-classificação de papéis que possam causar problemas durante o processo de digitalização. Quando os scanners não conseguem lidar com documentos de formatos e tamanhos mistos, os funcionários precisam gastar um tempo significativo com a pré-classificação ou o acréscimo de etapas, como colar documentos menores em folhas A4/carta ou cortar documentos mais longos para alinhá-los a documentos A4. A pré-classificação também funciona como solução alternativa quando o scanner não gera resultados consistentes ao processar documentos com cores e contraste de qualidade mistos.

“A alimentação confiável é um dos 5 principais critérios ao comprar um aplicativo de digitalização de produção. Para 67% das pessoas que tomam decisões, a alimentação confiável é importante ou extremamente importante ao selecionar um scanner de baixo volume.” – Pesquisa sobre usuários globais de produção de baixo volume patrocinada pela Alaris. Outubro de 2018.

No setor público e em muitas organizações, a digitalização começa na sala de correspondências. Funcionários lidam com correspondências diariamente e com eficiência, e frequentemente têm metas urgentes, isto é, precisam digitalizar documentos e disponibilizá-los para processamento até determinado horário. Quando a digitalização é terceirizada, a Terceirização de Processos nos Negócios (BPOs) e os Prestadores de Serviços de Digitalização precisam atender aos Acordos de Nível de Serviço (ANSs), que trazem objetivos desafiadores nos quesitos produtividade e taxa de transferência. Mesmo em aplicações de digitalização de menor volume voltadas para o cliente, podem acontecer problemas de alimentação de papel, o que resulta em funcionários frustrados e clientes insatisfeitos.

Documentos não são perfeitos

No mundo ideal, todos os projetos de digitalização começariam com lotes de mesmo peso e tamanho perfeitamente empilhados. Mas, no mundo real, as organizações Alaris Paper Handling lidam diariamente com uma variedade ampla de tipos de documentos, incluindo documentos A4/carta, A3/tabloide e documentos de maior comprimento ou altura, cartões postais, cheques, vouchers e documentos de identidade. A maioria das aplicações de digitalização relacionadas à produção envolve lotes com tamanhos mistos, qualidade de papel mista ou lotes contendo documentos muito leves.**

Os documentos não chegam em perfeitas condições. Eles são dobrados, os cantos ficam amassados ou rasgados e os papéis podem ser leves, frágeis ou amarrotados. Os documentos podem apresentar fotografias ou post-its colados, ou estarem ligados por grampos ou clipes de papel.

A mistura e a condição dos documentos a serem digitalizados ajudam a definir quais requisitos para manuseio de papel o scanner usado para o projeto deve cumprir.

Para onde seus documentos vão?

Também é importante considerar o que ocorre com os documentos após a digitalização. Isso determina os requisitos para o empilhamento de saída.

  • Cenário 1: Os documentos de papel retornarão para as pastas após a digitalização, portanto, a ordem original deve ser mantida.
  • Cenário 2: Os documentos de papel serão armazenados em caixas para fins de arquivamento, então a ordem não é sempre essencial. Entretanto, nos casos em que manter a ordem original é crucial, o endereçamento de imagens permite aplicar números sequenciais a cada documento digitalizado e rastrear cada lote de forma precisa usando códigos de correção.
  • Cenário 3: Os documentos em papel serão destruídos após a digitalização, assim, a ordem de saída do documento não é importante.**

Conforme destacado por uma pesquisa patrocinada pela Kodak Alaris, mais de 48% das aplicações de digitalização com produção de baixo volume correspondem ao cenário 1. Portanto, a ordem dos documentos é extremamente importante.

Escolher a tecnologia certa no início pode trazer benefícios de longo alcance, como garantir que os recursos de manuseio de mídia sejam adequados ao propósito, de forma que os operadores concluam o processo de digitalização com o mínimo de problemas possível.

Desafios da alimentação de papel

Os desafios de alimentação aumentam exponencialmente em ambientes com produção de alto volume. Por exemplo, uma alimentação dupla (na qual duas páginas ficam coladas) interrompe o processo de digitalização, forçando o operador a estabelecer o ponto em que ocorreu a alimentação múltipla. Geralmente, o operador precisa excluir uma imagem parcial e digitalizar novamente todos os documentos envolvidos. Se os documentos forem danificados durante a alimentação múltipla, pode ser necessário acrescentar outras etapas – como o uso de cola ou fita adesiva para colar as páginas em outro documento a fim de aumentar a estabilidade –, o que demandará mais tempo. Isso paralisa a digitalização por vários minutos, impactando a produtividade negativamente e de forma significativa.

Fluxo de papel sem complicações

O trajeto do papel é uma parte importante do design de um scanner. Os maiores fabricantes da indústria concentram grande parte de sua atenção e de seu conhecimento em engenharia para desenvolver a melhor tecnologia de alimentação de papel disponível. O design deve considerar a gama de tipos de documentos que precisam ser manuseados. Com frequência, isso exige algumas concessões, pois, dependendo do tipo de documento, a largura do trajeto do papel influencia a qualidade da imagem. Certos aspectos do design são simples, mas essenciais, como garantir que o trajeto do papel não tenha pontos de captura nos quais as páginas possam ficar presas. O conceito de design em “cascata” é importante para garantir um fluxo contínuo do papel, sem complicações.

Manuseio de papel da Alaris

Para projetar um trajeto de papel eficiente, é preciso primeiro escolher entre um transporte direto ou em formato de C. No que tange ao conforto do usuário, a facilidade de uso e a confiabilidade, um transporte em formato de C é muito superior para a maior parte das utilizações. Trajetos de papel com um bom design em formato de C conseguem lidar com papéis mais espessos.

Scanner de documentos i3400 Kodak – AlarisAlternativamente, um trajeto de papel direto mantém a ordem no caso de documentos muito grossos ou rígidos, mas não apresenta outras vantagens

Diminuição da intervenção do operador

Os requisitos de tamanho e design das bandejas de entrada de scanners variam com base nas necessidades da aplicação de negócios. É possível que os operadores preferiram uma bandeja de entrada alinhada aos tamanhos dos lotes, os quais variam com base na aplicação de negócios e, em menor grau, nos requisitos operacionais individuais das organizações.

Scanner de documentos i3400 Kodak – Alaris

Também é essencial garantir que a bandeja de entrada seja capaz de processar documentos longos sem a necessidade de intervenção do operador. Alaris s2070 desktop scanner

O formato do scanner é um fator essencial quando o assunto é aplicações de digitalização ad-hoc. Por exemplo, a capacidade de dobrar a bandeja de entrada, minimizando o espaço ocupado quando o scanner não estiver sendo usado, pode ser um recurso de valor agregado.

Eleve sua produtividade

Os usuários da ponta de scanners com bandejas de entrada grande são beneficiados por um design de elevador automático, que acomoda várias pilhas de documentos, com 25, 100, 250, 500 ou 750 folhas, por exemplo. Quando ajustado para a posição de alimentador de documentos, o elevador de entrada permanece na posição mais alta. Quando ajustado para um número específico de páginas, ele sobe automaticamente para alimentar documentos e desce após o último documento da pilha ser inserido. Isso economiza um tempo precioso no carregamento e na troca de lotes.

Tecnologia de Alimentação Ativa

Alimentação ativaPara digitalizar projetos que envolvem pilhas de documento bagunçadas – algo muito comum em aplicações com lotes de documento de tamanho misto –, o operador precisa alinhar todas as páginas antes de alimentá-las. Isso é importante para controlar o enviesamento dos documentos na entrada e evitar que cantos sejam cortados. O design das portas de registro é compatível com o alinhamento de um lote. A Alaris otimizou o design para que ele se localize na parte inferior e se desdobre.

Em uma operação de digitalização de produção, isso costuma ser feito usando um dispositivo de deslocamento, que requer uma etapa adicional no processo. Tecnologias avançadas, como a Tecnologia de Alimentação Ativa Alaris, introduzida com os scanners da série S2000 Alaris, otimizam o desempenho da alimentação para simplificar a preparação da digitalização, tornando desnecessário empilhar documentos perfeitamente no alimentador de documentos. A Tecnologia de Alimentação Ativa Alaris desloca as páginas para alinhá-las e, assim, obter uma digitalização livre de erros. Pilhas de documentos pequenos podem ser posicionadas para uma alimentação ideal. Com isso, são reduzidas alimentações incorretas e alinhamentos defectivos, que exigem um longo trabalho manual para digitalizar os documentos novamente.

Prevenção de perda de dados cruciais

Tanto para os operadores de digitalização quanto para os que trabalham com conhecimento, rapidez é fundamental. Maximizar o rendimento diário e por hora em um ambiente de produção é especialmente importante, pois qualquer atraso pode afetar a eficiência, a produtividade e a lucratividade. Atolamentos de papel interrompem o processo de digitalização, gastando um tempo precioso dos usuários, que precisam parar para desobstruir o atolamento e descobrir quais documentos já foram digitalizados e quais não foram. Isso pode afetar seriamente a capacidade de atender aos Acordos de Nível de Serviço internos e do cliente.

Manuseio de papel avançado da Alaris A Detecção de Alimentação Múltipla Interativa, recurso exclusivo dos scanners de produção Alaris, detecta instantaneamente um documento com alimentação ou camadas múltiplas, como uma folha de papel com um post-it colado. A Alaris elevou o padrão de detecção de alimentação múltipla com sensores ultrassônicos integrados que utilizam vários microfones para ouvir se, e quando, as folhas começam a se fragmentar. Sem interromper o processo de digitalização, os documentos que disparam um alerta são transportados para o trajeto de saída do scanner, e o operador decide se aceita, ignora ou digitaliza novamente as imagens.

Ademais, esta funcionalidade da Alaris permite aos operadores pularem o que seria registrado como alimentação múltipla, permitindo que itens como envelopes sejam digitalizados junto com outros documentos. Isso garante que nenhuma página fique de fora no processo de digitalização e previne contra perda de dados cruciais.

Com base nos testes do Keypoint Intelligence-Buyers Lab, a Detecção de Alimentação Múltipla Interativa proporciona 99,999% de precisão na alimentação de documentos utilizando scanners da Alaris.

Proteção Inteligente de Documentos

Ao lidar com problemas de alimentação de papel, a melhor abordagem é identificá-los e resolvê-los de maneira proativa. A equipe de pesquisa e desenvolvimento da Alaris desenvolveu outra tecnologia proprietária chamada Proteção Inteligente de Documentos, que evita documentos danificados e perda de dados, objetivando aprimorar a eficiência sem comprometer o controle de qualidade.

Scanner de documentos da série i5000 Kodak – AlarisA Proteção Inteligente de Documentos monitora a condição do papel que está sendo digitalizado. Sensores ultrassônicos deixam a proteção “de ouvido aberto”, que, ao “ouvir” um problema, alerta o usuário antes que ocorram atolamentos ou falhas de alimentação. Ela para o processo de digitalização imediatamente na primeira indicação de danos ao documento, para que os usuários possam preservar o documento e as informações nele contidas. Este recurso também detecta grampos que podem ter passado despercebidos no processo de preparação anterior à digitalização.

Coleta e empilhamento de documentos

Conforme observado anteriormente, os requisitos de empilhamento de saída dependem da forma como os documentos de papel são manuseados após o processo de digitalização. Nos casos em que os documentos precisam ser reorganizados na mesma ordem ou até mesmo devolvidos a pastas, a ordem e a qualidade do empilhamento desempenham um papel importante. Mais de 52% das pessoas que tomam decisões relativas à produção de baixo volume consideram a qualidade do empilhamento de saída um critério de compra importante ou extremamente importante.**

Quando são digitalizados lotes de tamanho misto, e principalmente lotes com documentos leves, isso representa um desafio significativo e pode fazer com que, após a digitalização, os operadores gastem tempo desnecessário lidando com pilhas de saída bagunçadas. É fácil misturar a ordem dos documentos, dificultando a localização de documentos específicos que precisam ser encontrados ou causando problemas em um ambiente de BPO, no qual os originais normalmente devem ser devolvidos ao cliente.

Scanner de mesa s2070 AlarisA Alaris oferece tecnologia líder para empilhamento de saída controlado nos scanners de produção Kodak e na série S2000 da Alaris, o que reduz tempo e esforço ao arrumar o papel na bandeja de saída.

Os scanners da Alaris garantem uma ligeira dobra no meio de papéis leves, como o papel de arroz, a fim de aumentar a rigidez. Além disso, o defletor de saída "mantém" as páginas abaixadas, algo particularmente importante porque garante que as folhas pequenas permaneçam ao lado do scanner e permite que as páginas seguintes fiquem em cima. Ajustável, ele pode alinhar facilmente as bordas dos documentos após a saída, formando uma pilha organizada, ou pode ser removido do caminho se assim desejado.

O empilhamento de saída controlado também é aprimorado por meio de um software que controla e altera a velocidade da folha quando ela cai na bandeja de saída. Os operadores podem capturar as imagens em alta velocidade e diminuir a velocidade de saída através do software. Assim, é possível, por exemplo, garantir que as páginas leves permaneçam na bandeja de saída em vez do chão.

Ganhos em produtividade começam com classificações mais inteligentes

A maioria dos scanners de alto volume com capacidade de classificação exige software proprietário. A Alaris projetou os scanners i5650S e i5850S para permitir a maioria dos trabalhos de classificação através de drivers-padrão, tais como TWAIN e ISIS. Isso ajuda os nossos operadores a levarem seu nível de produtividade a outro patamar sem precisarem aprender um sistema completamente novo.

Os scanners de produção da Alaris oferecem classificação em três bolsos, projetada para exigências de digitalização extremas de agências de serviço, BPOs e salas de correspondências corporativas. Combinar classificação inteligente a taxa de transferência de alta velocidade e qualidade de imagem superior leva ao aumento da produtividade e a custos com captura de documentos significativamente mais baixos.

Em algumas aplicações dos setores bancário e de seguros, após a digitalização é preciso devolver aos clientes seus documentos originais, tais como carteira de identidade. Isso significa que os operadores devem preparar cuidadosamente os documentos antes de iniciarem a digitalização e separá-los logo após a conclusão desta. Este processo manual pode ser caro, trabalhoso e propenso a erros.

Scanner de documentos da série i5850 Kodak – AlarisOs scanners i5650S e i5850S simplificam o processo, reduzindo a quantidade de trabalho manual. Com o recurso de reconhecimento de folha-patch para separar lotes de documentos, folhas de patch reutilizáveis são separadas e enviadas para a bandeja de saída traseira, enquanto os documentos originais do cliente são automaticamente separados e enviados para uma bandeja de exceção na parte frontal do scanner. Com os recursos de classificação automatizada fornecidos por estes scanners, agora é possível utilizar várias vezes as folhas separadoras. Prestadores de serviços de digitalização não precisam mais jogar fora milhões de folhas separadoras todos os anos. A capacidade de reutilizar folhas separadoras representa uma economia substancial nos custos e reduz a pegada de resíduos.

Otimize a digitalização de passaportes

Digitalizar passaportes pode representar uma dor de cabeça para vários operadores de scanner. Normalmente, é preciso inserir o passaporte em uma capa ou empurrá-lo (forçá-lo) em direção ao alimentador automático de documentos (ADF) do scanner. Os scanners da série S2000 Alaris funcionam com o Acessório para Mesa Digitalizadora Modular para Passaportes Alaris, que se encaixa de forma conveniente sob o scanner, fazendo com que seja excepcionalmente fácil de usar. Operadores podem digitalizar documentos pequenos ou delicados e completar a digitalização da página com foto do passaporte em apenas dois segundos, sem correr o risco de danificar o passaporte.

Conclusão

Recursos avançados de manuseio de papel podem eliminar do processo de digitalização muito de sua complexidade e intervenção manual. A Alaris oferece a melhor tecnologia na categoria para manusear e alimentar lotes mistos sem causar atolamentos de papel, principalmente para lotes que incluem uma mistura de formatos e tamanhos de documentos, e documentos com variação de espessura, dos finos aos grossos.

Informações sobre o scanner i2900

  • Os scanners da Alaris oferecem um inovador transporte em formato de C, otimizado para latitude e condição do papel a fim de garantir que uma ampla gama de tamanhos e espessuras de papéis passe sem complicações.
  • A Tecnologia de Alimentação Ativa garante que os documentos de papel sejam inseridos com eficiência e sem percalços.
  • Com o Empilhamento de Saída Controlado, os documentos são empilhados de forma arrumada e na ordem correta na bandeja de saída.
  • A Proteção Inteligente de Documentos garante que alimentações múltiplas e atolamentos de papel sejam evitados ou descobertos antes mesmo de ocorrerem, o que traz benefícios significativos para a produtividade.
  • No caso de alimentação múltipla – por exemplo, quando um post-it é esquecido em um documento –, a Tecnologia de Alimentação Múltipla Interativa da Alaris garante que o impacto disso na produtividade seja mínimo.

Parceiros e clientes reconhecem que os recursos de manuseio de papel da Alaris são uma vantagem competitiva significativa, junto com seus recursos líderes em processamento de imagem.

Parceria na qual você pode confiar

A Alaris, unidade de negócios da Kodak Alaris, é uma provedora de soluções de captura de informações que é líder no setor e simplifica processos de negócios. As soluções inteligentes e conectadas da Alaris, apoiadas em décadas de inovação em ciência de imagem, oferecem recursos avançados no que se refere a manuseio de papel, projetados para aprimorar a eficiência na digitalização e garantir melhores resultados em qualquer associação de tipos de documentos.

O Alaris IN2 Ecosystem é uma combinação única dos melhores scanners, softwares, serviços e parcerias da categoria, que simplifica a captura de informações e possibilita aos clientes transformarem dados em vantagens competitivas poderosas.

*https://info.aiim.org/the-true-cost-of-data-retention?_ga=2.8876469.1272755517.1539683935-727303936.1537178082

**Pesquisa sobre usuários globais de produção de baixo volume patrocinada pela Alaris. Outubro de 2018.

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