Os processos advindos do Tribunal requer o máximo de segurança, requer o máximo de segurança e agilidade no processo de transformação digital.
Além disto, por se tratar de um órgão do Poder Público, houve alto grau de requisitos, tanto nos trâmites de implementação, que precisa obedecer um prazo, quanto na qualidade operacional que exige eficácia e segurança na transição de performance operacional.
A instalação de mais de 800 scanners Kodak Alaris resultou na agilidade da tramitação de documentos. O órgão passou a exercer suas atividades internas com scanners de última geração, que otimizaram significamente os processos, além da liberação do espaço físico, antes dedicado a guarda de documentos que foram digitalizados.
Objetivo: Melhorar o acesso à Informação e dar agilidade na tramitação de documentos
A necessidade do órgão era fazer a transformação digital dos documentos e deixá-los acessíveis aos jurisdicionados. Assim, a mesma informação estava disponibilizada no sistema para acesso compartilhado. Além disto, a transformação digital com scanners inteligentes minimizou a interferência manual em informações altamente confidenciais. Com isto, houve aumento de segurança e produtividade em toda a cadeia. Os testes foram realizados com o scanner i2800 que atendeu todas as necessidades do órgão e avançou a dinâmica operacional dos projetos.
Ferramenta que fez a diferença
Ao obter os scanners Kodak Alaris do modelo i2820, com os softwares de captura inteligente, foi possível realizar a digitalização de forma rápida e segura, unindo dois grandes pilares da Kodak Alaris: os scanners de alta capacidade aos softwares inteligentes de tratamento da informação.
A alta performance implantada em um equipamento compacto atendeu perfeitamente as necessidades do órgão, que buscava por scanners funcionais, porém que não ocupassem muito espaço.
A tecnologia Smart Touch, que automatiza até 9 tarefas de digitalização, como criar PDF’s, anexar documentos a e-mails e até enviar arquivos digitalizados para serviços de nuvem, facilitaram o dia a dia dos colaboradores.
Prático, o equipamento consegue ser facilmente colocado na vertical da mesa quando não é utilizado.
A imagem perfeita após a digitalização permite análises como se fosse o próprio documento físico em mãos, porém, com muito mais vantagens: a informação pode ser digitalmente localizada em segundos, dados confidenciais ficam seguros em pastas ou nuvem, espaços para guarda de documentos físicos são melhor aproveitados e a dinâmica operacional ganha agilidade e automação, o que pode tornar a instituição referência na oferta de serviços.
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