Kreditorenbuchhaltung optimieren

5 Schritte zu mehr Effizienz

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Die Kreditorenbuchhaltung ist eine wichtige Komponente im Motor, der ein Unternehmen vorantreibt. Bestellungen, Verträge, Rechnungen und viele andere Dokumente enthalten wichtige, zeitkritische Informationen und wirken sich unmittelbar auf den Umsatz aus. Die Komplikationen, welche die Effizienz in der Kreditorenbuchhaltung beeinträchtigen, sind häufig auf veraltete Systeme und papierbasierte Prozesse zurückzuführen. Im Grunde handelt es sich um ein Datenproblem: Unternehmen müssen immer mehr Daten verarbeiten. Ohne die digitale Transformation versuchen Unternehmen möglicherweise Probleme zu lösen, die sich mit ihren aktuellen Lösungen nicht beseitigen lassen.

Die Schwierigkeiten bei der Kreditorenbuchhaltung können mannigfaltig sein:

  • Papierformulare werden über das berüchtigte „Turnschuhnetzwerk“ oder „Sneaker-Net“ an die Geschäftsbereichsleiter und den Einkauf weitergeleitet.
  • Genehmigungsunterschriften müssen zwischen verschiedenen Gruppen ausgetauscht werden, mit unterschiedlichen Erwartungen – von einzelnen Managern bis hin zu Geschäftsbereichsleitern und den Einkauf.
  • Die Verfolgung des Zahlungsstatus von Lieferanten kann zu einer wahren Geduldsprobe werden – sowohl für die Lieferanten, die den Status abfragen, als auch die internen Mitarbeiter, die die Anfragen bearbeiten müssen.

Aus diesem Grund treten bei den meisten großen Unternehmen Zahlungsverzögerungen auf, und zwar von durchschnittlich 7,6 Tagen, um genau zu sein. Die ungünstige mikroökonomische Lage eines Unternehmens schlägt sich zuerst in der Kreditorenbuchhaltung nieder, wie in China, wo Konjunkturflauten dieses Jahr zu mehr Zahlungsverzögerungen geführt haben.

Alle diese (und noch mehr) Gründe lassen die Verbesserung der betrieblichen Effizienz in der Kreditorenbuchhaltung ein kaum zu bewältigendes Unterfangen erscheinen. Ein wirklicher Wandel ist in kleinen Schritten jedoch durchaus möglich. Gehen Sie also Schritt für Schritt vor.

Das Große kommt nicht allein durch Impuls zustande, sondern ist eine Aneinanderkettung kleiner Dinge, die zu einem Ganzen vereint worden sind. - Vincent Van Gogh

Bewältigen der Hürden in der Kreditorenbuchhaltung – 5 kurze Schritte

1. Führen Sie ein Standardverfahren für das Lieferantenmanagement ein.

Lieferantenlisten müssen häufig bereinigt werden, damit die Datensätze immer aktuell sind und sich kein Datenmüll ansammelt. Doppelt geführte und einmalig für bestimmte Projekte verwendete Lieferanten müssen regelmäßig gelöscht werden. Veraltete Kontaktinformationen oder Rahmenverträge sollten überarbeitet werden.

Durch die Erstellung einer Liste aller Lieferanten und die routinemäßige Aktualisierung verfügt die Kreditorenbuchhaltung über eine zuverlässige Informationsgrundlage für ihre Arbeit. Stellen Sie sicher, dass Lieferantenlisten zentral zugänglich sind, damit der Aktualisierungsaufwand nicht auf den Schultern einer einzigen Person lastet.

Im Rahmen des Lieferantenmanagements sollten die für die Kreditorenbuchhaltung verantwortlichen Abteilungen bei der Überprüfung neuer Lieferanten, der Führung einer Lieferantenliste und der Aushandlung der besten Preise mit der Einkaufsabteilung Hand in Hand arbeiten. Wenn ein Geschäftsbereich einen neuen Arbeitsauftrag übernimmt, sollte die Einkaufsabteilung als Berater mit am Tisch sitzen und nicht nur bei der Entgegennahme des Auftrags beteiligt sein. Mit einer Liste der von Einkauf und Kreditorenbuchhaltung genehmigten Lieferanten können die Anforderungen des Unternehmens optimal erfüllt werden.

2. Verbessern Sie die Ausnahmebehandlung durch Priorisierung.

Nicht alle Situationen mit Lieferanten sind gleich. Einige erfordern umgehende Maßnahmen, da die vom Lieferanten angebotenen Waren/Dienstleistungen für den Geschäftsbetrieb essenziell sind und die Zahlung möglicherweise bereits überfällig ist. Andere Lieferanten liefern periphere oder weniger wichtige Produkte und Dienstleistungen.

Durch die Priorisierung der Lieferanten nach Dringlichkeit können Sie Ihren Zahlungsplan nach Bedarf erstellen und für einen reibungslosen Geschäftsbetrieb sorgen.

3. Digitalisieren Sie Rechnungen bereits im ersten Schritt des Prozesses.

Durch die Digitalisierung der Kreditorenbuchhaltung können Sie eine Effizienzsteigerung erzielen und sind weniger von Papier abhängig. Hier ist eine Verbesserung von bis zu 90 % möglich, wie wir bei unserer Arbeit mit New England Document Systems festgestellt haben. Diese Zusammenarbeit hat noch einen weiteren Vorteil der digitalen Transformation in der Kreditorenbuchhaltung zutage gebracht: Kosteneinsparungen von nahezu 70 %.

Digitale Systeme bieten eine schnellere Verarbeitung und einfachere Integration anderer Teams. Teams in der Kreditorenbuchhaltung können eine Kombination aus webbasierter Erfassung und automatisierter Informationsextraktion verwenden, um ihre Arbeit zu optimieren.

4. Verbessern Sie die Genauigkeit bei der Rechnungsverarbeitung.

Bei der Verbesserung der Genauigkeit bei der Rechnungsverarbeitung geht es darum, erforderliche und wichtige Formularfelder zu definieren und Systeme zu automatisieren, um größere Mengen an Rechnungen verarbeiten zu können.

Die richtigen Tools bieten erhebliche Vorteile zur Reduzierung von Verarbeitungsfehlern, da die Erfahrungen bei der vorherigen Erfassung wichtiger Dokumente berücksichtigt, wichtige Felder identifiziert und bei zukünftigen Aufträgen die automatisierte Extraktion eingesetzt wird. Somit übernimmt das Kreditorenbuchhaltungsteam im Dokumenterfassungsprozess eine Überwachungsrolle, wodurch Genauigkeit und Governance verbessert werden.

Da das Event-Marketingunternehmen EWI Worldwide mit vielen verschiedenen Lieferanten zusammenarbeitet, muss der komplexe Kreditorenbuchhaltungsprozess sehr genau sein. Dank des richtigen Lösungspakets gelang es EWI Worldwide jedoch, seine Effizienz zu steigern, die Verarbeitungszeit zu verringern und gleichzeitig die Zugänglichkeit der Dokumente zu verbessern.

5. Führen Sie einen Nachverfolgungsprozess ein.

Neben dem guten Gefühl, viele Dokumente verschickt zu haben, ist es jedoch auch wichtig, diese nachzuverfolgen. Legen Sie fest, wann Dokumente abhängig vom Typ und der Dringlichkeit der Kommunikation nachverfolgt werden sollen, um bei kritischen Dokumenten Verzögerungen zu vermeiden.

Insbesondere bei fälligen Rechnungen können Sie mithilfe entsprechender automatisierter Erinnerungen den unterbrechungsfreien Geschäftsbetrieb sicherstellen. So sind alle Beteiligten zufrieden.

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Unternehmen benötigen effiziente, zuverlässige Kreditorenbuchhaltungsteams, um wachsen zu können. Im digitalen Zeitalter kann die Kreditorenbuchhaltung auf eine Vielzahl integrierter und veralteter Systeme zurückgreifen. Daher sind für diese neuen Hürden auch neue Lösungen erforderlich.

Mit der richtigen Bildgebungs- und Erfassungstechnologie lässt sich die Kreditorenbuchhaltung jedoch in einen Wachstumsträger verwandeln.

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