In Zusammenarbeit mit seinem Partner, einem globalen Anbieter von Managed Print Services, hat Alaris, ein Unternehmen von Kodak Alaris, die Dokumentenmanagementprozesse des UK-Geschäftsbereichs einer internationalen Bank neu konzipiert. Die Managed Content Services (MCS) von Alaris boten Transparenz und Kontrolle über die Infrastruktur der Informationserfassung, reduzierten die Zahl der Scan-Workflow-Prozesse um 90 Prozent, senkten die Gesamtbetriebskosten (Total Cost of Ownership, TCO) drastisch und steigerten die Produktivität enorm. In nur zwölf Monaten wurden mehr als eine Million privater Banktransaktionen bereits 24 Stunden früher verarbeitet, was für eine Branche, in der Zeit buchstäblich Geld ist, einen entscheidenden Vorteil darstellt.
Herausforderung
Standalone-Scanner waren nicht in der Managed Print Services-Vereinbarung mit der Bank enthalten und daher profitierte das Unternehmen nicht von der Kosteneffizienz und der Produktivitätssteigerung, die es innerhalb der Druck-Infrastruktur erzielt hatte. Die Bank hatte ungefähr 160 Geräte verschiedener Hersteller auf alle wichtigen Standorte verteilt, ohne einheitliche Preise, Leistungen oder Service Level Agreements (SLAs).
Beschaffung und Entscheidungsfindung wurden lokal verwaltet, und der Einkauf handelte auf einer Ad-hoc-Basis, was bedeutet, dass ausgelaufene Leasingverträge oder nicht mehr gebrauchsfähige Geräte einfach ersetzt wurden. Die Bank hatte keinerlei Überblick oder Kontrolle über die Gerätschaften - keine zentrale Anlaufstelle, Rechenschaftspflicht oder kohärente Beratung.
Es war schwer, herauszufinden, wie viele ältere Scanner ineffizient waren oder nicht voll ausgenutzt wurden, wenn einzelne Geräte ersetzt oder aktualisiert werden mussten, welche Volumen an welchen Geräten umgesetzt wurden, und, was das Wichtigste war: Es gab keine Möglichkeit, zu überprüfen oder zu kontrollieren, wie viel die Bank insgesamt ausgab.
Ansatz
Ergänzend zum Angebot der Managed Print Services bieten die Managed Content Services von Alaris seinen Kunden Sichtbarkeit, Kontrolle und Führung, sowie eine kontinuierliche Verbesserung der Informationserfassungsumgebung.
Alaris konzentrierte sich darauf, zu beweisen, wie anhand von MCS, seiner Methodologie für das Optimieren der Erfassungsinfrastruktur, die Bank neue Prozesse und Techniken wirksam einsetzen konnte, um Effizienz zu steigern, den Workflow zu verbessern, Geschäftsprozesse zu beschleunigen und die Produktivität zu fördern.
Alaris MCS stützt sich auf drei Säulen: Bewerten, Optimieren und Verwalten. Gutachter bewerten die Umgebung, um wertvolle Einblicke in den Prozess zu erhalten, und stellen dabei sicher, dass die Erfassungsinfrastruktur die höchste Produktivität und den höchsten Mehrwert für das Unternehmen erzielt. Die kontinuierliche Optimierung der Erfassungsinfrastruktur beinhaltet das Empfehlen und Implementieren von Änderungen, um das Unternehmen dabei zu unterstützen, seine Geschäftsziele zu erreichen. Die dritte Komponente besteht im Verwalten aller Erfassungsgeräte und im Verbessern des Workflows, um im Unternehmen des Kunden für mehr Kontrolle und Rentabilität zu sorgen.
Lösung
Der erste Schritt bestand darin, der Bank die Vorteile durch Alaris Services aufzuzeigen, wenn es darum geht, Service für viele verschiedene Anbieter zu bieten. Jedes Gerät wurde geprüft, nicht mehr funktionstüchtige Geräte wurden automatisch mit von Alaris empfohlenen Scannern ersetzt, und es wurde ein Prozess implementiert, bei dem alle weiteren Scanner-Käufe so ablaufen sollten, dass der vorhandene Beschaffungskanal mit dem MPS-Anbieter ersetzt wurde. Als zusätzlicher Vorteil für den individuellen Nutzer war, dass der technische Support über das gleiche Call Center verfügbar ist, das auch Servicefälle von Druckern abwickelt.
Die Bank konnte sich sofort über die Reduzierung der hohen Kosten erfreuen, die mit der Verwaltung verschiedener Anbieter in Verbindung standen. Alaris führte auch eine Reihe einheitlicher und verbesserter SLAs ein und beabsichtigt, diese SLAs durch fortlaufende Optimierung weiter zu verbessern und die Gesamtbetriebskosten (Total Cost of Ownership, TCO) im Einklang mit dem MPS-Konzept noch weiter zu senken.
Die Bankgeschäfte zu transformieren war ein langsamer Prozess; am Anfang identifizierten die Lösungsarchitekten von Alaris eine Reihe von Möglichkeiten, um Kosten zu reduzieren, die Effizienz zu verbessern und das Risiko menschlicher Fehler in der zentralisierten Scan-Einrichtung der Bank zu minimieren. Sowohl die mit Banktransaktionen verbundenen Dokumente aus dem gesamten Filialnetz, als auch die gesamte eingehende Post wurden zu dieser geschäftskritischen Operation transportiert, wo ungefähr 16 Mitarbeiter in mehreren Schichten von 10 Uhr morgens bis 1 Uhr nachts arbeiteten.
Alaris optimierte die Scan-Kapazität, indem das Unternehmen 26 ältere Scanner mit zwei IBML-Scannern mit intelligenten Erfassungslösungen und vier volumenstarken Produktionsscannern ersetzte - ein Schritt, der den Zeitaufwand für die Vorbereitung und das Scannen von Dokumenten umgehend reduzierte. Eine Lösung für Desaster-Recovery wurde implementiert und standardmäßige Klassifikations- und Benennungskonventionen eingeführt, wodurch das Risiko von Informationsverlust oder Falschablage minimiert und somit sichergestellt wird, dass die richtigen Daten auf schnellstmögliche Weise am richtigen Ort abgelegt werden.
Eine ähnliche Begutachtung wurde landesweit an sechs Satellitenzentren durchgeführt. Die Scannerlandschaft wurden rationalisiert, indem ausgediente Scanner durch neue Modelle ersetzt wurden, die besser geeignet waren und eine höhere Durchsatzgeschwindigkeit und -genauigkeit lieferten. Darüber hinaus erlaubten es die neuen Produktionsscanner den Mitarbeitern, beim Scannen von Informationen vor Ort die gleichen Konventionen bezüglich Klassifikation, Sicherheitsprotokoll und Benennung anzuwenden, wie in der zentralisierten Einrichtung. Wichtig war dabei, dass die Notwendigkeit verschwand, Dokumente quer durch das Land zu transportieren, wodurch Informationen üblicherweise erst nach einer Verzögerung von 24 Stunden verfügbar und nutzbar waren.
Weitere Ersparnisse wurden durch reduzierte Arbeitskosten im Zusammenhang mit der Verwaltung zeitaufwendiger, ineffizienter Prozesse erzielt, da Fachpersonal sich nun auf andere unternehmenskritische Aufgaben konzentrieren konnte.
Die Bank hat ein 16 Mitarbeiter starkes Projektmanagement-Team aus Experten in den Bereichen IT, Sicherheit und Integration gebildet, was zeigt, wie wichtig dieser Verbesserungsprozess ist.
Mehrwert
Entwickelt, um die Transformation von Geschäftsprozessen sowohl zu identifizieren als auch zu implementieren, bieten MCS (Managed Content Services) während der gesamten Vertragslaufzeit einen bedeutenden Mehrwert.
Nach dreijähriger Vertragslaufzeit hat Alaris eine nachhaltige und zukunftssichere Lösung zur Verbesserung der Massenverarbeitung von Dokumenten im Netzwerk der ganzen Filiale erstellt und umgesetzt. Die Bank war bestrebt die Servicequalität zu verbessern. Dazu sollten die Dokumente, die in der Filiale bei Transaktionen im Auftrag von Privatkunden mit hohem Vermögen anfielen, auf effizientere Weise verwaltet werden. Normalerweise wurden diese zum Scannen an einen der zentralisierten Hubs gesendet.
Alaris arbeitete mit dem MPS-Anbieter zusammen, um eine kundenspezifische Lösung zu schaffen; spezielle Softwarecodes wurden erstellt, so können Dokumente von den Geräten in der Filiale gescannt werden. Wesentlich dabei ist, dass dank dieser Software die Informationen in Bezug auf die Indexierungs-, Klassifizierungs- und Benennungskonventionen ganz genau so verarbeitet werden, wie es in einem der zentralisierten Hubs geschehen wäre. Es wurde auch ein vielschichtiges Priorisierungssystem integriert, was im Grunde bedeutete, dass diese Unterlagen sich „vordrängeln“ können.
Vorteile für den Kunden
Die Bank hat die Zahl der Scanner vor Ort reduziert und eine erfolgreiche Migration von einer großen Anzahl kostenintensiver, unzweckmäßiger Standalone-Modelle hin zu einem schlankeren, effizienteren Netzwerk, bestehend aus Produktionsscannern für Arbeitsgruppen, durchgeführt.
Die Beschaffung wird jetzt zentral verwaltet und die Informationserfassung ist nicht mehr fragmentiert und unkontrolliert. Alle neuen Scanner werden bei einem Anbieter gekauft und die Bank profitiert von der einheitlichen Preisstruktur, dank der sie Budgets einhalten und genau auf zukünftige Ausgaben abstimmen kann. Außerdem sorgen die kontinuierliche Optimierung und das Management der Infrastruktur durch einen zentral verwalteten MCS-Vertrag für anhaltende Transparenz und Übersicht der Nutzung und Ausgaben an allen Standorten.
Die Bankgeschäfte profitieren von der erhöhten Geschwindigkeit und Genauigkeit bei dokumentenbasierten Prozessen. Alaris hat durch das Identifizieren erheblicher Ineffizienzen die mehr als 130 vorhandenen Workflow-Prozesse auf weniger als 10 reduziert.
Die Verbesserung der Scan-Ausstattung an sieben landesweiten Standorten und die Ermöglichung, Informationserfassung vor Ort in den Satellitenzentren durchzuführen, hat die 24-Stunden-Verzögerung bei der Verarbeitung entscheidender Unternehmensdaten beseitigt.
Zu anderen wesentlichen Einsparungen gehören der Zeitaufwand für die Verwaltung der Geräte, Kosten, die zuvor für Einkauf, Leasing, technischen Support und Wartung von Geräten verschiedener Anbieter ausgegeben wurden, sowie die Verringerung des Energieverbrauchs und der CO2-Emissionen, aufgrund weniger Geräte.
Die Bank führte eine Umfrage durch und bat das Personal, abzustimmen, welche der in den Filialen implementierten Lösungen des Jahres 2017 die beste gewesen sei. Das Filialen-Scan-Projekt gewann.
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