Medizinische Einrichtungen sind einer der Industriezweige, die am meisten Papier verwenden und nach den Anwaltskanzleien an zweiter Stelle stehen. Auch wenn eine vollständige Papierlosigkeit auf Anhieb nicht möglich ist, ist die Reduzierung des Papierverbrauchs in medizinischen Kliniken und Krankenhäusern ein Schritt in die richtige Richtung.
Die Digitalisierung von Aspekten wie Kunden-Check-in und Krankenakten soll nicht nur die Arbeitsabläufe effizienter machen, sondern auch manuelle Fehler reduzieren und persönliche Patienteninformationen sicherer denn je machen.
Den ersten Schritt machen
Wenn der Wechsel von der konsistenten Papierverwendung zur vollständigen Digitalisierung einfach und sofort zu realisieren wäre, würde jede Branche papierlos werden. Die Digitalisierung erfordert einen detaillierten Plan und beginnt mit dem Erkennen, wo digitale Prozesse den Arbeitsablauf verbessern könnten.
Die Verwaltungsseite der medizinischen Einrichtungen, insbesondere die Check-in-Prozesse von Patienten-, wäre ein guter Ansatzpunkt für die Digitalisierung. Ebenso würde die elektronische Speicherung von Patientenakten nicht nur physischen Speicherplatz freimachen, sondern auch mehr Sicherheit für sensible Informationen bieten.
Auch die Kommunikation zwischen Patient und Arzt ist ein günstiger Bereich, um papierlos zu arbeiten. Klinische Kommunikationssoftware kann bei der Digitalisierung der Arzt-Patienten-Korrespondenz, der Bestellung von Rezepten, der Festlegung von Terminen und dem Zugang der Patienten zu ihren eigenen medizinischen Informationen helfen.
Sie können den krankenhausweiten Prozess der Digitalisierung nicht auf einmal beginnen. Nachdem Sie entschieden haben, was digitalisiert werden soll, stellen Sie sicher, dass Sie über die richtige digitale Software und Werkzeuge verfügen, etablieren Sie einen Prozess für Dokumenten-Workflows und beginnen Sie schließlich mit der Schulung des Krankenhauspersonals im Umgang mit verschiedenen papierlosen Prozessen, wie z.B. neue Software und die Handhabung von elektronischen Krankenakten. Die Etablierung eines Schritt-für-Schritt-Prozesses für die vollständige Digitalisierung in Wellen wird dafür sorgen, dass die Dinge reibungslos ablaufen, wenn sich alle darauf einstellen.
Die richtigen Tools beschaffen
IT-Belegschaft
Die Schaffung eines papierlosen Krankenhauses bedeutet die Einführung neuer technologischer Hilfsmittel wie digitale Software, Computerprogramme, Dokumentenscanner und mehr, die auf technische Probleme stoßen können. Mit einem 24/7 IT-Support-Team, das weiß, wie man alles einrichtet und Probleme schnell und sicher angeht und behebt, wird Ihr Krankenhaus reibungslos funktionieren — und Sie auf dem richtigen Weg zu einer ausgezeichneten Patientenversorgung halten.
Software für elektronische Patientenakten (EMR)
Software für elektronische Krankenakten (EMR) wird für Ihre papierlosen Arbeitsabläufe entscheidend sein. EMR ist eine systematisierte Sammlung von Patientendaten und Aufzeichnungen, die in einem digitalen Format gespeichert sind. Durch die digitale Speicherung von Patientenakten wird physischer Platz frei, da die physische Speicherung von Akten entfällt, der Informationsaustausch zwischen medizinischen Abteilungen und Ärzten erleichtert und die Daten sicherer und mit weniger Möglichkeiten für manuelle Fehler gespeichert werden.
Klinische Kommunikationssoftware
Vorbei sind die Zeiten, in denen man unordentliche handgeschriebene Rezepte ausstellen und tagelang auf die Rückmeldung des Arztes warten musste. Mit der klinischen Kommunikationssoftware können Patienten ihrem Arzt oder einem Online-Gesundheitsbeauftragten Sofortnachrichten zukommen lassen, E-Mails versenden, Termine und Rezepte anfordern und auf ihre eigenen medizinischen Daten zugreifen - und das alles im Handumdrehen.
Die Investition in die klinische Kommunikation Ihres Krankenhauses ist eine ausgezeichnete Möglichkeit, den Papierverbrauch zu eliminieren, Arbeitsabläufe und Kommunikation zu rationalisieren und dafür zu sorgen, dass sich Ihre Patienten einbezogen, sicher und glücklich fühlen.
Dokumentenscanner und Software
Die Digitalisierung bestehender Aufzeichnungen und die Vorbereitung auf die Konvertierung zukünftiger Unterlagen beginnt mit der Auswahl der richtigen Software und des richtigen Dokumentenscanners für eine medizinische Einrichtung.
Medizinische Dokumentenscanner müssen in der Lage sein, Patientenakten und verschiedene Arten und Größen von Dokumenten, wie z.B. Ausweise und Versicherungspapiere, einfach zu scannen. Ihre Scanner verfügen idealerweise über eine optische Zeichenerkennung (OCR), die es einfach macht, gescannte Dokumente nach bestimmten Schlüsselwörtern oder Informationen zu durchsuchen, und die es überflüssig macht, alles bereits Gescannte zusätzlich zu sortieren.
Entscheidend ist, dass Ihre Scanner auch die Compliance-Gesetzgebung für den Umgang mit personenbezogenen Daten einhalten. Sehen Sie sich unsere Auswahl der besten Dokumentenscanner für das Gesundheitswesen an, sowohl in Bezug auf die Compliance als auch auf die anderen notwendigen Funktionen.
Der abteilungsübergreifende Austausch von Informationen, sei es über einen Cloud-basierten Server oder per E-Mail, ist ein weiterer Aspekt von medizinischen Dokumentenscannern, der für die Rationalisierung von Arbeitsabläufen und die Verringerung des Bedarfs an Papierdokumenten unerlässlich ist. Die Capture-Software hilft Ihnen, Papier und Bilder, die aus bestehenden Patientenakten, neuen Patienten und anderen wichtigen Dokumenten stammen, in Server und EMR-Workflows zu integrieren. Die richtige Software erfasst die Informationen von Scannern, mobilen Geräten, Faxen, E-Mails oder MFPs und extrahiert die erforderlichen Daten, um sie automatisch den richtigen EMRs zuzuordnen. Sie kann die Informationen in einer Patientenakte identifizieren, wie z.B. Aktenzeichen, Geburtsdatum, Patientenname, etc.
Was es zu wissen gibt: TWAIN-Standard
TWAIN ist ein Grafik- und Imaging-Standard, der 1991 von der TWAIN-Arbeitsgruppe geschaffen wurde, um die Kommunikation und Kompatibilität zwischen Heimcomputern und Dokumentenscanner-Software zu standardisieren. Die TWAIN-Arbeitsgruppe hat sich zum Ziel gesetzt, Unterstützung für mehrere Plattformen zu bieten, die Benutzerfreundlichkeit zu fördern und einen universellen öffentlichen Standard für die Art und Weise, wie Bilderfassungsgeräte, wie z. B. Dokumentenscanner, mit Anwendungen und Heimcomputern arbeiten, zu unterstützen.
Wenn Sie papierlos arbeiten und Software zum Scannen von Dokumenten verwenden, sollten Sie nach Produkten suchen, die TWAIN-Kompatibilität bieten. Ein TWAIN-Treiber wird normalerweise als Teil des Softwarepakets mitgeliefert, um die Kompatibilität zwischen dem gescannten Dokument und seiner digitalen Kopie zu erleichtern. Der Treiber ermöglicht es dem Benutzer, das Dokument direkt in die jeweilige Anwendung zu scannen, mit der er arbeiten möchte.
Wissenswertes: Allgemeine Datenschutzverordnung
Die Europäische Union erließ 1995 die Datenschutzrichtlinie (DPD), offiziell bekannt als Richtlinie 95/46/EG, um den Fluss und die Verarbeitung personenbezogener Daten, einschließlich medizinischer und gesundheitsbezogener Informationen, zu regeln. Dadurch wurde sichergestellt, dass diese Informationen zwischen den erfassten Einrichtungen (z. B. Patient und Gesundheitsdienstleister) geschützt und vertraulich bleiben und nur mit der ausdrücklichen Zustimmung des Informationseigentümers weitergegeben werden.
Die Datenschutzrichtlinie baut auf den sieben Grundsätzen der Empfehlungen des Rates von 1980 der Organisation für wirtschaftliche Zusammenarbeit und Entwicklung (OECD) über Richtlinien zum Schutz der Privatsphäre und des grenzüberschreitenden Flusses personenbezogener Daten auf. Die sieben Grundsätze sind:
- Bekanntmachung
- Zweck
- Einverständnis
- Sicherheit
- Offenlegung
- Zugriff
- Haftbarkeit
Das DPD wurde langsam auslaufen lassen und 2018 durch die Allgemeine Datenschutzverordnung (GDPR) ersetzt. Diese Verordnung verbessert das DPD, indem sie die Gesetze in allen Mitgliedsstaaten regelt und gleichzeitig die gleichen Grundprinzipien für den Austausch von persönlichen Informationen und Daten aufrechterhält.
Nach dem Scannen und Digitalisieren medizinischer Informationen mit einem Dokumentenscanner werden diese Informationen zu digitalen PHI und sind weiterhin durch GDPR geschützt.
Behandeln Sie die GDPR-Bestimmungen als Priorität bei Ihrem Plan, papierlos zu arbeiten und Werkzeuge und Prozesse zu wählen, die Ihnen helfen, PHI zu schützen.
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