Papierlose Apothekenprozesse und ihre Vorteile

Unternehmen aller Branchen können von der Umstellung auf papierloses Arbeiten profitieren, aber in der Pharmaindustrie ist die Digitalisierung noch viel wichtiger. Bei mindestens 1,6 Millionen vermeidbaren Medikationsfehlern pro Jahr geht es bei der Umstellung auf den papierlosen Betrieb nicht nur darum, Ressourcen, Zeit und Geld zu sparen, sondern auch darum, die Gesundheit und Sicherheit der Patienten zu fördern.

Werfen wir einen Blick auf einige der papierlosen Prozesse, die in Apotheken auf der ganzen Welt bereits im Einsatz sind und wie sie Apotheker und Patienten gleichermaßen nutzen.

Die Arbeitsabläufe in der Apotheke beginnen oft mit dem Ausstellen eines Rezepts.

Die meisten Menschen können sich wahrscheinlich daran erinnern, ein handgeschriebenes Rezept von ihrem Arzt erhalten zu haben, aber Papierrezepte sind schon lange auf dem Rückzug. Dieser Wandel begann 2003 mit der Verabschiedung des „Medicare Modernization Act“, der Anbieter und Apotheker dazu ermutigte, freiwillig elektronische Verschreibungen (oder E-Prescribing) zu verwenden.

Inzwischen haben einzelne US-Bundesstaaten begonnen, ihre Gesetze zu elektronischen Rezepten zu verabschieden. Im Jahr 2015 war die elektronische Verschreibung von kontrollierten Substanzen in allen 50 US-Bundesstaaten legal, und die Hälfte aller Staaten wird die elektronische Verschreibung von kontrollierten Substanzen bald zur Pflicht machen.

Dieser jüngste Vorstoß für E-Prescribing ist ein Versuch, die Opioid-Epidemie zu bekämpfen, indem der Diebstahl, die Fälschung und die Weitergabe von verschreibungspflichtigen Medikamenten reduziert wird. Eine Studie aus dem Jahr 2014 ergab außerdem, dass E-Prescribing die Effizienz steigert, da Apotheker die Rezeptinformationen nicht manuell eingeben oder scannen müssen, und Verschreibungsfehler und Gesundheitskosten reduziert.

Etwa 60 % der Rezepte werden inzwischen elektronisch verschickt, wobei die Art der Versendung variiert. Einige elektronische Rezepte werden als Teil eines eigenständigen Systems verschickt, z. B. per E-Mail oder Fax, aber viele sind inzwischen in die umfassenden elektronischen Gesundheitsaktensysteme der Apotheken integriert.

Papierlose Apothekenverwaltungssysteme

Sobald ein Rezept in der Apotheke eintrifft, sind zahlreiche Arbeitsschritte notwendig, damit der Apotheker das Rezept genau, effizient und gemäß den gesetzlichen Bestimmungen ausstellen kann. Viele Apotheken nutzen inzwischen papierlose Apothekenverwaltungssysteme, um diese und weitere Abläufe zu rationalisieren.

Apothekenverwaltungssysteme variieren in Bezug auf die Funktionen, die sie beinhalten und wie sie arbeiten, aber sie bieten im Allgemeinen:

• Workflow- und Bestandsmanagement
• Bearbeitung von Rezepten
• Anspruchsausgleich
• Automatisches Ausfüllen von Rezepten
• Forderungsbearbeitung
• Beschaffung von Medicare und kommerziellen Versicherungen
• Lösungen für die Therapietreue von Patienten
• Lösungen zur Synchronisierung von Medikamenten
• Lösungen zur elektronischen Vorabgenehmigung
• Automatisierte Koordination von Leistungen Dritter
• Sicherheitsprüfungen und Rezepturüberprüfungen
• Point-of-Sale-Funktionalität
• Werkzeuge für die Apotheken-Patienten-Kommunikation

Die besten Apothekenverwaltungssysteme können sogar in bestehende elektronische Patientenakten (EHR) integriert werden, so dass die Apotheker auf die von den Ärzten eingegebenen Patientendaten zugreifen können.

Die Digitalisierung all dieser Apothekenprozesse schafft unzählige Vorteile. Vielleicht am wichtigsten ist die erhöhte Verantwortlichkeit und Sicherheit, wenn es darum geht, sicherzustellen, dass Patienten die richtigen Rezepte und Dosierungen erhalten, sowie der Komfort, den Patienten genießen, indem sie Benachrichtigungen erhalten und Rezepte elektronisch erneuern können.

Elektronische Apotheken-Workflows sind zudem organisierter, effektiver und effizienter, da die Apotheker sofortigen Zugriff auf alle benötigten Informationen haben, ohne danach suchen zu müssen. Außerdem sparen Apotheken erheblich Platz, wenn sie Versicherungs-, Patienten- und andere Informationen nicht mehr in physischen Kopien vor Ort aufbewahren müssen. Geschützte Gesundheitsinformationen (PHI) sind auch leichter zu sichern, wenn sie digital sind, und Apotheker müssen sich nicht um das Schreddern vertraulicher Dokumente kümmern, die nicht mehr aufbewahrt werden müssen.

Hierzu: Wie sich der HIPAA (Health Insurance Portability and Accountability Act) auf das Scannen medizinischer Aufzeichnungen auswirkt

Papierlose Medikamentenerklärung

Nachdem die Rezepte von den Ärzten geschrieben und von den Apothekern ausgeführt wurden, gehen sie schließlich in die Hände der Patienten, und dieser letzte Schritt bietet den größten Raum für Verbesserungen, wenn es darum geht, papierlos zu werden.

Die Landesapothekenkammern verlangen, dass die Apotheken den Patienten für jedes abgegebene Rezept eine Arzneimittelinformation zur Verfügung stellen. Während viele Apotheken davon ausgehen, dass diese Informationen in Papierform zur Verfügung gestellt werden müssen, besteht eine solche Anforderung nicht - die Bereitstellung von Medikamenteninformationen in einem digitalen Format ist ebenso praktikabel.

Apotheken täten gut daran, die Umstellung auf ein digitales Format in Betracht zu ziehen, nicht nur wegen der offensichtlichen Vorteile der Papiereinsparung (und des Geldes für Papier), sondern auch, weil papierbasierte Medikamenteninformationen die Gesundheitskompetenz nicht fördern. Die durchschnittliche gedruckte Packungsbeilage enthält laut FDA nur etwa 50 % der Informationen, die ein Patient benötigt, um ein Medikament richtig anzuwenden. Und viele dieser Informationen kommen ohnehin nicht an, da 79 % der Patienten in einer Studie des Journal of General Internal Medicine mindestens eine der 10 häufigsten Anwendungsanweisungen falsch verstanden haben.

Natürlich spielt das alles keine Rolle, wenn die Patienten die Aufklärungsblätter gar nicht erst lesen, und Untersuchungen haben gezeigt, dass weniger als 25 % der Patienten dies tun. Die meisten Apotheker wissen sehr genau, wie viele Patienten das Papier auf dem Weg aus der Apotheke in den Müll werfen oder es gar nicht erst mitnehmen.

Glücklicherweise gibt es bessere Optionen mit digitalen Lernwerkzeugen. Bei einer Option scannt der Patient mit seinem Smartphone den QR-Code auf seinem Rezept, der wiederum die normalen Inhalte zur Medikamentenaufklärung sowie leicht verständliche Aufklärungsvideos aufruft. Die Apotheker müssen den Patienten nur die Möglichkeit geben, zu wechseln.

Eine solche einfache Umstellung hilft Apothekern, den Papierverbrauch zu reduzieren und die Gesundheitskompetenz der Patienten drastisch zu verbessern, was wiederum Probleme der Non-Adhärenz wie Pflegeheimeinweisungen, Krankenhausaufenthalte und sogar vorzeitige Todesfälle verhindert.

Machen Sie Ihre Apotheke papierlos

Apotheken, die diesen Schritt noch nicht getan haben, haben eindeutig viel zu gewinnen, wenn sie papierlos arbeiten, angefangen bei papierlosen Rezepten bis hin zu papierlosen Medikamenteninformationen. Für den Anfang muss in die richtige Ausrüstung und Software investiert werden, z. B. in ein Faxgerät, ein Apothekenverwaltungssystem und digitale Schulungswerkzeuge.

Natürlich müssen auch Apotheken, die gerade erst mit der Umstellung auf papierloses Arbeiten beginnen, die vorhandenen Papierunterlagen auf digitale Formate umstellen, und alle Apotheken müssen mit einem unvermeidlichen Papierdokument umgehen, das von Zeit zu Zeit auftaucht. Für diese Aufgaben wird ein effektiver Dokumentenscanner benötigt.

Kodak Alaris bietet Scanlösungen, die alle Anforderungen einer Apotheke an das Scannen von Dokumenten erfüllen und gleichzeitig die strengen Vorschriften der Branche einhalten. Unsere Scanner wurden von allen wichtigen Anbietern elektronischer Patientenakten (EMR) getestet und zertifiziert und erfüllen alle Anforderungen des Gesundheitswesens und der Pharmaindustrie, einschließlich HIPAA, Meaningful Use und HL7.

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