/ Fallstudie Die Central Bank of Egypt unterzieht sich digitaler Transformation

Die Central Bank of Egypt digitalisiert 100 Millionen Dokumente unter Verwendung von Alaris Scannern und will weitere 500 Millionen Unterlagen scannen.

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Digitale Transformation - das Gebot der Stunde

Die Central Bank of Egypt (CBE) ist eine autonom gesteuerte Einrichtung, die für verschiedene Rollen verantwortlich ist, welche direkten Einfluss auf die Weiterentwicklung der ägyptischen Wirtschaft haben. Dazu gehören hauptsächlich die Sicherung eines starken, intakten und soliden Bankwesens durch ihre regulierende, übergeordnete Rolle, die Verwaltung der Geldpolitik des ägyptischen Wirtschaftssystems, die Devisenreserven des Landes und die Ausgabe von Banknoten.

Als Institution, die für andere Banken und Finanzinstitute im Land die Maßstäbe setzt, entschied sich die Central Bank of Egypt vor zwei Jahren, mit ihrer digitalen Transformation zu beginnen. Der Digitalisierung von Dokumenten wurde die höchste Priorität zugeteilt, damit Regeln, Sicherheitsvorschriften und Compliance-Richtlinien eingehalten, Kosten reduziert und die Produktivität und Effizienz gesteigert werden konnten.

Kassem Mohamed, Leiter des Business Technology Development bei der Central Bank of Egypt sagt, „Der heutige „Mobile First“-Trend hat dazu geführt, dass Prozesse auf Papierbasis nicht länger tragbar sind. So mussten wir als zukunftsorientiertes Unternehmen unsere Strategien bezüglich Information Management einer digitalen Transformation unterziehen, um betriebliche Effizienz zu verbessern und für profitables Wachstum zu sorgen.“

„Wir hatten über 500 Millionen Dokumente, die in drei Archiven aufbewahrt wurden, die laut gesetzlichen Bestimmungen beibehalten werden mussten. Dies bedeutete nicht nur immense Lagerkosten, sondern auch ein Schadens- und Verlustrisiko für die Dokumente. Die Dokumente enthielten eine Menge sensibler und vertraulicher Informationen und das Handling der Unterlagen selbst war nicht sicher, was Herausforderungen an die Cyber-Sicherheit bedeutete. Zu guter Letzt war es schwierig und zeitaufwendig, wenn ein bestimmtes Dokument wiedergefunden werden sollte. Es war unerlässlich, diese Dokumente zu digitalisieren und ein Enterprise Content Management-System (ECM) zu implementieren. Elektronische Archivierung ist wesentlich schneller, einfacher, günstiger und verlässlicher. Wenn es in Ihrem Archiv brennt, sind alle Dokumente weg. Wenn Sie Ihre Dateien aber auf einem gesicherten Server gespeichert haben, können Sie sie nicht verlieren.“

Obwohl sie zwei Jahre pausenlos neben dem Archive Writer liefen, funktionierten die Scanner einwandfrei, ohne Ausfallzeiten und mit sehr hoher Scan-Qualität.

MicroFilm Egypt Co + Alaris = Erfolgreiches Projekt

Kassem und sein Team wandten sich an Microfilm Egypt Co. (MFE), ein Alaris Partner und führender Anbieter von IT-Lösungen im Bereich Dokumentenmanagement, Archivierung sowie Business Process Management Lösungen. Das Projekt sollte in zwei Phasen durchgeführt werden. Die erste Phase sollte sich mit dem Scannen der 100 Millionen Dokumente befassen, mit denen das Unternehmen im Rückstand war. In der nächsten Phase sollten weitere 500 Millionen Dokumente gescannt und eine ECM-Lösung implementiert werden.

Auf Grund des hohen Scan-Volumens und den Anforderungen an Produktivität und Genauigkeit, wurden in der ersten Phase des Projekts 20 Scanner eingesetzt. Gleichzeitig wurde ein Archive Writer verwendet, der die digitalen Bilder für die Langzeitaufbewahrung in Mikrofilme konvertierte. Die digitalisierten Dateien sind in einer Oracle-Datenbank gespeichert. Die Scan- und Erfassungslösung ist kompatibel mit anderen Geschäftssystemen und alle gespeicherten Daten sind verschlüsselt digital signiert.

In der ersten Phase des Projekts wurden insgesamt 100 Millionen Dokumente in einem Zeitraum von zwei Jahren erfolgreich gescannt und digitalisiert. Bezüglich der Effizienz der Scanner von Alaris sagt Hend Salah, Area Manager der Abteilung für Außenbeziehungen bei Microfilm Egypt Co.: „Wir entschieden uns für die Scanner von Alaris, weil sie einfache Bedienung und zeitsparende Funktionen in Kombination mit einem bemerkenswert kleinen und leistungsstarken Formfaktor bieten. Die gestochen scharfe Bildqualität der Scanner macht eine genaue Informationserfassung einfach und die lange Lebensdauer der Scanner ist einzigartig auf dem Markt. Wir haben mit jedem Gerät ungefähr 15.000 Seiten am Tag gescannt. Obwohl sie zwei Jahre pausenlos neben dem Archive Writer liefen, funktionierten die Scanner einwandfrei, ohne Ausfallzeiten und mit sehr hoher Scan-Qualität. Das ist eine hervorragende Leistung, dank der wir die erste Phase des Projekts für die Central Bank of Egypt pünktlich abschließen konnten.“

Die Digitalisierung der Dokumente führte zu enormen Kosteneinsparungen, was den Archivplatz betrifft. Das Abrufen von Dokumenten erfordert nun lediglich einige Klicks. Vorgänge, die zuvor Wochen gedauert haben, können nun in wenigen Minuten abgeschlossen werden.

Nachdem die erste Phase des Projekts mit Erfolg abgeschlossen ist, beginnt Microfilm Egypt Co. nun mit der Digitalisierung von 500 Millionen Dokumenten im Zeitraum der nächsten fünf Jahre. Angesichts dieser Mammutaufgabe hat sich das Unternehmen zur Anschaffung weiterer Scanner-Einheiten von Alaris entschieden. Die nächste Stufe beinhaltet die Implementierung einer Enterprise Content Management-Lösung (ECM), wozu gehört, dass Workflows konzipiert und Geschäftsanalysen und Intelligenz auf die Daten angewendet werden. Das verbessert zweifelsohne die Leistungsfähigkeit der Vorgänge und trägt dazu bei, dass Dokumente rasch elektronisch abgerufen werden können, wodurch wertvolle Zeit und Energie gespart werden, die sonst für das manuelle Durchsuchen riesiger Stapel von Papierdokumenten nötig wären.

Wir empfehlen anderen Banken und Finanzinstitutionen des Landes dringend, unserem Beispiel zu folgen und ihre Services zu nutzen, um ihre Betriebsabläufe gänzlich zu transformieren. 

Im Gespräch über den Erfolg des Projekts schließt Kassem: „Ich schätze Alaris und Microfilm Egypt Co. für die hervorragende Arbeit sehr, die sie beim Bestreben unserer Bank, eine digitale Transformation durchzuführen, geleistet haben. Die marktführende Scan-Technologie von Alaris in Kombination mit der erstklassigen Beratung, dem Service und Support von Microfilm Egypt Co. ermöglicht außerordentliche Ergebnisse. Wir empfehlen anderen Banken und Finanzinstitutionen des Landes dringend, unserem Beispiel zu folgen und ihre Services zu nutzen, um ihre Betriebsabläufe gänzlich zu transformieren. Wir freuen uns nun auf den zweiten Teil unserer Reise zur Digitalisierung mit der Unterstützung von Alaris und Microfilm Egypt Co.“

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