Hintergrund
MEI Mail & Document Management Services müssen den Anforderungen des wachsenden Volumens gerecht werden.
Ziele
Produktivität und Effizienz durch Ersetzen ihrer Scanner mit Alaris-Scannern steigern.
Lösung
Zwei Kodak i5850 Hochgeschwindigkeits-Scanner.
Ergebnis
Eine deutliche Steigerung des Volumens und der Effizienz, größere Begeisterung unter den Mitarbeitern dank der einfachen Handhabung, sowie Pläne für den Erwerb weiterer Einheiten, um noch mehr Wachstum zu ermöglichen.
MEI, mit Hauptsitz in Dallas, Texas und mehreren Standorten im ganzen Land, begann seinen Betrieb 1993 als Unternehmen für Poststellen-Outsourcing-Dienste und hat sein Angebot inzwischen auf Dokumentenscannen und Dokumentenmanagement erweitert. Fest entschlossen, Marktführer seiner Branche zu sein, hat MEI Technologie und Innovation so wirksam eingesetzt, dass er seinen Kunden nun optimale Scan-Lösungen bieten kann.
Ihre Kapazitäten erweitern
Im Herbst 2017 musste MEI als Teil seines strategischen Wachstumsplans die Kapazitäten für Document Imaging und Content Management erhöhen. Also mussten auch mehr Informationen gescannt, gleichzeitig Kosten kontrolliert und gesenkt, die Vorbereitungszeit reduziert und die Qualitätskontrolle verbessert werden.
Um uns bei der Entscheidungsfindung zu helfen, stellte Alaris einen i5850 zu Demonstrationszwecken für unser Personal zur Verfügung, was eine großartige Idee war! Sobald wir begannen, das Gerät zu nutzen, war seine Leistungsfähigkeit zu erkennen. Leslie Marshall CEO, MEI
Der Wirksamkeitsfaktor
Leslie Marshall war bei MEI von Anfang der Mann am Ruder. Während seiner Zeit als CEO hat er die Entwicklung seines Unternehmens beobachtet und wollte sicherstellen, dass seine Firma der Zeit voraus bleibt - es galt, Umsätze zu steigern und die Qualitätskontrolle für Kunden beizubehalten und gleichzeitig interne Kosten zu senken. Leslie hat sich dabei ein und dieselbe Frage wieder und wieder gestellt: „Wie können wir mithilfe der neuesten Technologie in kürzester Zeit die größte Zahl an Dokumenten durch unser System schleusen und gleichzeitig den hohen Qualitätsstandard beibehalten, den unsere Kunden inzwischen erwarten?“ Die Antwort kam mit der Ankunft des i5850-Scanners.
Im Gegensatz zu den 9.000 Dokumenten, die MEI mit der bisherigen Scan-Lösung an einem 8-Stunden-Tag verarbeiten konnte, waren es nun 32.000 Dokumente. „Jeder Imaging-Spezialist musste ein höheres Volumen schaffen. Also hatten wir ursprünglich einen Scanner eines anderen Herstellers gekauft, der reduzierte Vorarbeit vor dem Scannen versprach, was sich aber dann einfach nicht bewahrheitete. Wir mussten ein einfach zu bedienendes Arbeitstier finden, fürchteten aber, dass wir dann an Bildqualität einbüßen würden. Um unsere gesamte Scan-Kapazität zu steigern, waren wir bereit, uns auf zusätzliche Vorarbeit einzulassen, um die Qualitätskontrolle im Frontend zu unterstützen. Der i5850 erwies sich aber als so benutzerfreundlich, dass unsere Scan-Effizienz deutlich anstieg und die Qualität der Scans war dabei hervorragend. „MEI kann nun für die Army Corps of Engineers, einem der größten Kunden, täglich acht Kisten mit Unterlagen scannen, von denen eine zwischen 3.000 und 5.000 Dokumente enthält.“
Außerdem konnte MEI den Rückstand bezüglich Papierakten aufholen und alle Akten aus der Vergangenheit digital verfügbar machen. MEI hat den i5850-Scanner zur Unterstützung eines anderen großen Kunden, des Veterans Administration’s Michael E. DeBakey Medical Center in Houston, Texas, ähnlich eingesetzt.
Unübertroffener Kundenservice
MEI machte eine großartige Erfahrung mit dem Team für Reparatur- und Wartungsservices von Alaris. MEI hat Kunden aus einer Vielzahl von Branchen und muss daher manchmal sehr alte Dokumente scannen, was zu Staubablagerungen auf dem Scanner führen kann. Die Servicetechniker von Alaris zeigten dem MEI-Team, wie die schmutzigen Kameras mit speziellen Tüchern und Luftkompressoren gereinigt und damit die Staubablagerungen verringert werden, damit die i5850-Scanner wieder einwandfrei funktionieren. Ebenso konnten die Techniker den Imaging-Spezialisten von MEI zeigen, wie die Perfect Page-Technologie von Alaris, die Bildqualität gescannter Dokumente automatisch verbessert und optimal genutzt wird. „Die Unterstützung durch Alaris ist einzigartig“, so Angela Freeman, Verkaufs- und Einsatzleiterin bei MEI.
Weniger Qualitätskontrolle erforderlich
Dank der einfachen Handhabung des i5850-Scanners in Verbindung mit der Perfect Page-Technologie hat sich die Bildqualität der gescannten Akten deutlich verbessert. Auch passt Perfect Page die Einstellungen automatisch so an, dass ein großes Dokumentvolumen verarbeitet werden kann, wodurch praktisch keine vorherige Sortierarbeit und minimales Rescannen anfällt. Und die Bildqualität ist manchmal tatsächlich besser als auf dem Original.
Geringere Arbeitskosten
Dank der deutlichen Produktivitätsgewinne durch die i5850-Scanner werden für das Scannen höherer Volumen nun weniger Imaging-Spezialisten benötigt, was die Arbeitskosten erheblich senkt. Wenn man die Investitionskosten, die jährlichen Kosten für Hardware, die Wartung und die Arbeitskosten berücksichtigt, sind laut interner Zahlen die Kosten für den i5850 um 66% niedriger als bei der Lösung, die MEI vorher hatte.
Insgesamt sind Leslie und das Personal von MEI rundum zufrieden mit ihrer Investition in die i5850-Scanner von Alaris, und planen, im Rahmen ihrer nach vorn orientierten Wachstumsstrategie weitere Geräte hinzuzufügen.
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