Comment l’IoT améliore-t-il les flux de papier ?

Depuis quelques années, les métiers s'éloignent progressivement des longues et fastidieuses tâches sur papier pour s'orienter vers la numérisation et la connectivité instantanées. Grâce à l'internet des objets (IoT), la gestion des documents est devenue plus rationnelle, augmentant la productivité et améliorant les opérations de flux de travail

Mais au fait, c’est quoi l'Internet des Objets ?

L'Internet des Objets (IoT) englobe tous les appareils connectés qui partagent des données via Internet. Des smartphones et autres téléviseurs en passant par les appareils domestiques tels que l’Alexa d’Amazon et les outils GPS, l’IoT prend en charge des tâches qui en principe, dépendent de réglages manuels, en examinant et en répétant des modèles de données.

Pourquoi l’IoT améliore-t-il les flux de papier ?

Simplifiez-vous la vie et celle de vos collaborateurs

L’IoT contribue de manière significative à l'amélioration des flux de travail papier grâce aux imprimantes connectées, aux solutions de numérisation intelligentes et connectées et aux logiciels de numérisation. Ces outils s’appuient sur l’IoT pour intégrer, suivre et gérer toutes les données en temps réel mais également pour automatiser les processus, gérer les ressources et alerter en cas de problèmes ou d’erreurs.

L’IoT permet aux entreprises de gagner du temps, de l'argent et aident à prévenir la surcharge de travail en réduisant les tâches qui incombent habituellement aux salariés. Les tâches administratives fastidieuses et répétitives sont désormais automatisées de sorte que votre équipe peut se concentrer sur des objectifs à valeur ajoutée pour l'entreprise.

Prenons l’exemple du milieu hospitalier où l’on utiliserait un logiciel de dossier médical partagé (DMP). Cette solution rend les données du patient immédiatement accessibles aux personnes concernées, à tous les niveaux : du patient au personnel administratif, en passant par le médecin et le pharmacien. Il n'est donc plus nécessaire de créer puis de fournir des copies papier de ces dossiers médicaux. Le gain de temps et de ressources est par conséquent, considérable.

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Renforcez la sécurité

Les dispositifs connectés à l’IoT permettent d’assurer la sécurité et la protection des données confidentielles. Ils garantissent ainsi des connexions sécurisées, maintiennent des contrôles et des restrictions d'accès appropriés et enfin, ils donnent à la direction générale un aperçu des modes d'utilisation et des activités. Ce niveau de sécurité supplémentaire est extrêmement utile dans les secteurs confidentiels tels que les milieux juridiques et les établissements de soins et de santé.

Augmentez la visibilité

Puisqu’il est plus courant pour les appareils d’être en interconnexion constante avec d’autres appareils, la gestion des réseaux et garder une traçabilité peut s'avérer assez compliqué. Ajoutez à cela l’IoT, et la tâche devient encore plus complexe. En obtenant une meilleure visibilité grâce à la surveillance et à la gestion, en réduisant les temps d'arrêt et en permettant de planifier intelligemment la maintenance, vous améliorez la productivité, la rentabilité et pour certains, la conformité réglementaire.

IoT et capture de documents : comment ça marche ?

Scanners en réseau

Les scanners en réseau à l’image du Scan Station 730EX Plus, disposent d'un contrôleur interne et sont configurés pour se connecter au réseau existant de votre entreprise, sans dépendre d'une quelconque connexion PC. Ces scanners peuvent donc être connectés à des applications basées sur le cloud et compatibles avec les smartphones. De cette manière, la capture de documents au point de contact et l'intégration des informations dans un processus métier sont d’autant plus efficaces.

Les scanners en réseau qui disposent d’une connectivité Wi-Fi et Ethernet permettent de se connecter au réseau n'importe où, pour mieux répondre aux besoins des entreprises. Le scanner S2060w, avec sa mise en réseau intégrée et sa qualité d'image et de données supérieure, est la solution de numérisation de bureau idéale. Elle peut être utilisée par plusieurs salariés pour intégrer plus rapidement de nouvelles informations au sein de l’entreprise.

Solutions connectées intelligentes

Avec la solution de numérisation connectée intelligente Alaris INfuse, la connectivité franchit une nouvelle étape. La solution s'intègre entièrement aux IoT afin que le contenu puisse être assimilé directement dans les processus métier et pour que l'accusé de réception soit reçu en temps réel au point de capture. Grâce aux notifications d'exception immédiates, les formulaires, les signatures et autres informations essentielles mais erronées sont repérées et corrigés instantanément. Le scanner INfuse AX est livré avec un logiciel de numérisation intelligent connecté et fonctionne de manière intuitive pour rendre la capture d'images simple et rapide dès sa sortie de l'emballage. Cet outil rend obsolète les logiciels d'application supplémentaires, les PC et autres drivers, en numérisant les documents en haute qualité et en les envoyant immédiatement dans le cloud ou dans votre réseau interne.

Logiciels de Capture

Un logiciel de capture avancé qui peut aider à l'automatisation et à la connectivité à d'autres systèmes et appareils est essentiel. La possibilité d'acheminer automatiquement les informations capturées vers un point de terminaison avec des règles métier appliquées permet de gagner du temps et d'éviter les erreurs. En plus d'une longue liste de destinations de sortie standard telles que la messagerie électronique, SharePoint et le scan vers un fichier, il doit y avoir des liens directs vers des systèmes tiers pour permettre l'envoi de données vers le fichier de destination. Le logiciel Capture Pro peut capturer facilement et rapidement des fichiers numérisés et les convertir en images couleur ou noir et blanc de qualité supérieure, prêtes pour l'archivage. Ce logiciel élimine la saisie manuelle des données et permet le partage instantané des informations, ce qui permet de gagner du temps et d'éviter la possibilité d'erreurs manuelles.

Logiciel de gestion des appareils

Le logiciel de gestion des appareils compense le manque de visibilité et la perte de productivité des appareils connectés. Il est indispensable que les directions des systèmes informatiques puissent avoir de la visibilité sur les scanners connectés au réseau. La plateforme Alaris Scanner Manager permet ainsi de gérer à distance d’importantes flottes de scanners. Cela inclut le rapport d'utilisation et/ou la gestion des alertes ainsi que les données de configuration et de fonctionnement telles que le modèle de l'appareil, le numéro de série et la version du micrologiciel. Les résultats : une productivité et un rendement plus élevés.

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Améliorez vos flux de travail

Couplés à des outils comme des logiciels de capture avancés, des solutions connectées intelligentes et des scanners en réseau, les IoT vous facilitent la vie, à vous et à vos collaborateurs. Ils permettent effectivement d'augmenter la productivité, d’éliminer le risque d'erreurs manuelles, mais aussi de gagner du temps en recueillant toutes les données nécessaires pour vous fournir les informations dont vous avez besoin.

Contactez-nous pour en savoir davantage sur nos scanners en réseau et sur les IoT qui vous permettent de rationaliser les flux de travail et d’améliorer l'efficacité de votre entreprise, quelle que soit sa taille.