Guia para a criação de empresa de contabilidade que não usa papel

Por Kara Rayburn, Gerente Global de Marketing de Portfólio e Web

Faça com que sua empresa de contabilidade elimine o uso de papel com essas dicas.

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Balance sheets, income statements, cash flow statements, administrative paperwork — accounting firms use a lot of documents. But they don’t necessarily have to be printed.

Businesses across all industries are opting for smarter, paper-free solutions, and the accounting industry, in particular, has a lot to gain from going paperless. Learn why and how to create paper-free accounting processes with our guide to paperless accounting firms.

Why Accounting Firms Should Go Paperless

Sustainability
The most obvious reason for going paperless in any business is sustainability, and this hits especially close to home for accounting, which prints the third largest amount of any industry (following the legal and medical industries). A study by PrintAudit found that each employee at an accounting firm prints an average of 35.5 pages per day.

Based on that average, an accounting firm with five employees would take less than three months to print 10,000 pages — the equivalent of a small tree. Imagine how many trees a larger accounting firm could go through in the same amount of time.

Expenses
Printing less means saving money, and no small amount of it: One report estimates that the accounting industry wastes £11 million (or $14.35 million) through inefficient printing every year.

Accounting firms can recuperate a great deal of that amount by going paperless. The Environmental Protection Agency reports that paper-free offices save $80 per employee annually on costs related to printer and copy paper, toner and ink, postage, and file storage. These costs quickly add up for accounting firms with many employees.

Efficiency
Working with physical records takes an unnecessarily large amount of time: printing, filing, and later searching for documents — not to mention repeating this process whenever a document needs to be updated. This entire process can be reduced to a few mouse clicks with paperless accounting solutions.

According to accountant Gregg Bossen, scanning takes less time than filing for bookkeeping, but “[t]he real-time savings come later when a vendor calls and asks about a bill. It takes much longer to get up from a desk and go rifling through files to find the paper copy of a bill than to simply click on it.”

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Space
Document storage could make up as much as 25% of your accounting firm’s office space. In addition to being a large overhead cost, this storage could prevent your firm from expanding or overly clutter the office. Some accounting firms end up having to lease off-site storage space, further adding to costs.

Going paperless, on the other hand, may even allow your firm to move into a smaller office space by eliminating those bulky file cabinets.

Access
Storing documents in the cloud give you instant access to the information you need from anywhere, allowing for flexibility that isn’t possible with paper-based firms.

For example, one of eFileCabinet’s accounting clients travels a lot for work and didn’t enjoy lugging all of their paperwork around. “Checking multiple bags for all of their paperwork was exhausting and expensive,” they remarked. “Paperless systems helped me to lose that ball and chain because I carried my entire office right on my laptop.”

The same flexibility helps if you’re at an off-site meeting and found you’ve forgotten a file you need to reference. Rather than delaying your meeting or having someone fax you the file, you can simply log in and pull up the file on your laptop.

Image
Going paperless can improve your accounting firm’s image in multiple ways. On the most basic level, doing so will free your office of clutter, which can create an unfavorable impression on clients and other visitors.

However, your accounting firm’s brand image is equally important. Going paperless signals to your current and prospective clients that your firm is a sustainably minded, forward-thinking, and technologically advanced business.

Security
Documents stored on the cloud are much safer than their physical counterparts, both from incidents such as storms or fires and from theft. Digital documents are protected using multiple security solutions, encrypted, and restricted to trusted users who have been granted access. As one accountant put it,

“Before, anyone with keys could access any paperwork from any client, whether it was needed for their job or not. But with my document management system, I can set user permissions that restrict who has access to what without sacrificing on efficiency. That means I can view everything my clients send me, while my secretary can access the contact information she needs to do her job correctly.”

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Como fazer sua empresa de contabilidade abolir o uso de papel

Identifique oportunidades
Revise seus vários processos de negócios e considere quais usam mais papel, quais podem causar problemas se atrasarem e quais podem ser facilmente digitalizados. As melhores oportunidades de transformação digital são aquelas que usam quantidades significativas de papel e apresentam menos obstáculos e, mesmo que sua empresa planeje digitalizar tudo, é por aqui que você deve começar.

Por exemplo, cobrança e faturamento sem papel são fáceis de configurar e permitem eliminar o uso recorrente de papel.

Estabeleça novos processos
Novos processos serão necessários, tanto para decidir como lidar com documentos em papel quanto para evitar que documentos em papel sejam criados desnecessariamente.

Seu plano deve começar decidindo onde armazenar seus arquivos (o ideal é uma solução de armazenamento de dados baseada em nuvem ou armazenamento de dados de servidor de arquivos) e como organizá-los, incluindo convenções de nomenclatura e arquivamento. Em seguida, configure os usuários e conceda a eles as permissões de segurança adequadas. Você também pode ativar a proteção por senha para arquivos que contenham dados confidenciais do cliente.

Crie práticas recomendadas para colaboração e controle de versão para garantir que todos estejam sempre consultando o arquivo certo.

Para evitar que sua equipe crie documentos em papel no futuro, implemente processos como assinaturas eletrônicas, relatórios de despesas, demonstrativos e relatórios financeiros sem uso de papel. Quanto mais você evitar o uso de papel, menos terá que digitalizar depois.

Invista nas ferramentas certas
Seus processos não funcionarão sem as ferramentas certas para apoiá-los, então comece a considerar o que você precisa ao fazer seus planos.

Um sistema de gerenciamento de documentos eficaz é crucial para qualquer empresa de contabilidade que aboliu o uso de papel, servindo como um hub digital para todos os seus documentos. Os sistemas de gerenciamento de documentos tornam mais fácil manter os documentos organizados, indexando os arquivos à medida que são carregados. Ao escolher um sistema de gerenciamento de documentos para sua empresa de contabilidade, priorize recursos como índice e pesquisa, reconhecimento óptico de caracteres (OCR) e gerenciamento de e-mail para que você possa categorizar documentos independentemente do formato do arquivo.

Você também precisará escolher um scanner de qualidade, tanto para cuidar da papelada existente no seu escritório quanto para lidar com os papéis (provavelmente em menor quantidade) que serão gerados no futuro.

Ao escolher um scanner, considere as necessidades específicas da sua empresa de contabilidade. Por exemplo, se sua empresa é pequena e planeja digitalizar não mais que 10.000 páginas por dia e 60 páginas por minuto, o scanner Kodak i2900 pode ser uma escolha adequada. Já o scanner Kodak i3450 seria mais adequado para grandes empresas de contabilidade que digitalizam até 30.000 páginas por dia e 90 páginas por minuto.

Qualquer que seja o scanner que você escolher, você vai querer configurá-lo para salvar automaticamente seus arquivos em seu sistema de gerenciamento de documentos ou local de dados compartilhados para economizar o tempo da sua equipe.

Por fim, os trituradores permitirão que você descarte as cópias físicas de que sua empresa não precisa mais, garantindo a confidencialidade do cliente. Certifique-se de criar um sistema para organizar todos os arquivos que você precisa manter à mão.

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Fortaleça a segurança
Para aproveitar a maior segurança que o armazenamento em nuvem oferece, você precisa utilizar as medidas de segurança adequadas. Além de fazer parceria com um provedor de nuvem confiável que possui políticas e infraestrutura de TI existentes, sua empresa de contabilidade vai querer implementar:

  • Permissões e restrições de acesso: seu sistema de gerenciamento de documentos precisa permitir que você limite o acesso aos documentos em uma pasta, em nível de arquivo, por equipe ou função, para que você possa garantir que apenas aqueles que precisam ver um arquivo possam acessá-lo.
  • Portais seguros: nunca envie informações confidenciais por e-mail. Em vez disso, use um portal seguro que criptografa as informações em toda a troca.
  • Autenticação multifator: os golpes de phishing podem fazer com que funcionários e clientes comprometam as senhas deles. A autenticação multifator impede o acesso não autorizado, exigindo verificação extra antes de conceder acesso ao sistema.

Garanta a conformidade e elimine riscos
A conformidade é uma preocupação para qualquer empresa de contabilidade, mas algumas poucas medidas podem ajudar sua empresa a cumprir os regulamentos e reduzir o risco:

  • Backup de dados: faça backup dos seus dados regularmente para evitar perda no caso de exclusão acidental de documentos, falha do sistema ou qualquer outro problema. Fazer backup dos seus dados permite que você restaure arquivos perdidos rapidamente.
  • Trilhas de auditoria: acompanhe as alterações em arquivos, escolhendo um sistema de gerenciamento de documentos que rastreia o histórico de cada documento. As trilhas de auditoria permitem a responsabilização no caso de algo dar errado.
  • Políticas de retenção de arquivos: as empresas de contabilidade precisam manter os documentos apenas quando eles são úteis ou pelos prazos que atendam aos requisitos legais. Armazenar arquivos indevidamente pode levar a ações judiciais e de responsabilidade. Ao criar políticas de retenção de arquivos, considere:
    • Regras estaduais: os regulamentos apresentados pelo Conselhos de Contabilidade variam conforme o estado.
    • Requisitos e regulamentos contratuais: sua empresa pode precisar aderir a políticas de retenção especiais se você trabalhar com clientes regulamentados ou financiados pelo governo.
    • Regras de descoberta e estatutos de limitação: seus documentos ou estado podem exigir regras específicas de descoberta ou estatutos de limitação. Consultar um advogado é a melhor maneira de garantir que sua empresa não negligencie nada.

Atualize e treine sua equipe
Em vez de apenas anunciar que a empresa está deixando de usar papel, explique por que está tomando essa decisão. Engajar e motivar a equipe na mudança aumentará a taxa de adesão.

Em seguida, treine a equipe nos processos que você estabeleceu, incluindo convenções de nomenclatura e arquivamento, recepção de documentos, arquivamento anterior e navegação em seu sistema de gerenciamento de documentos.

Além disso, você pode até consultar a opinião deles enquanto ainda está moldando os novos processos, afinal, eles são os responsáveis pela execução.

Corte os hábitos de uso de papel
Não importa o quanto você tente, os velhos hábitos são difíceis de eliminar. Por exemplo, imprimir uma demonstração financeira pode ser mais uma resposta automática do que uma decisão consciente.

Para desencorajar os hábitos de uso de papel, torne inconveniente para os funcionários da sua empresa usar papel sempre que possível, como por exemplo:

  • Desativando as funções de impressão nos computadores do escritório
  • Fornecendo monitores duplos para dar espaço extra à equipe para revisar documentos
  • Eliminando copiadoras, aparelhos de fax e impressoras de fax
  • Registrando extratos de faturamento sem usar papel

Depois de um tempo, os processos de contabilidade sem uso de papel se tornarão um novo hábito e você estará no caminho certo para uma empresa de contabilidade sem uso de papel.

Atualize seus clientes
Assim que terminar de abolir o uso de papel na sua empresa de contabilidade, avise seus clientes – tanto para informá-los de como essa mudança os afetará quanto para uma oportunidade de RP. Explique por que sua empresa está fazendo essa mudança e o que os clientes podem esperar e responda a quaisquer preocupações de segurança que eles possam ter.

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