/ Case study Service Bureau Turns to Kodak Alaris to Deliver Superior, Cost-Effective Mailroom and Document Management Solutions

High-volume KODAK i5850 Scanners backed by Kodak Alaris service and support provide the productivity and cost-effectiveness MEI Mail & Document Management Services needed to expand offerings and meet higher volume demands

Situation
MEI Mail & Document Management Services needs to meet growing volume demands.

Objectives
To increase productivity and efficiency by replacing their existing scanners with scanners from Alaris.

Solution
Two high-speed Kodak i5850 Scanners.

Results
Significant increases in volume and efficiency, greater staff enthusiasm due to ease of use, and plans to add more units to enable further growth.

 

Headquartered in Dallas, Texas, with multiple locations across the country, MEI began operations in 1993 as a mail room outsourcing firm and has since expanded into document imaging and document management. Determined to be leading edge in its industry, MEI has leveraged technology and innovation to provide optimal scanning solutions for its customers.

Étendre leurs capacités

À l’automne 2017, dans le cadre de son plan stratégique de croissance, MEI a eu besoin d’accroître ses capacités d’imagerie de documents et de gestion de contenus. Ceci signifiait également un besoin de numériser davantage d’informations tout en cherchant à contrôler et réduire les coûts, diminuer le temps de préparation et améliorer le contrôle de la qualité.

To help us make our decision, Kodak Alaris sent us an i5850 for our staff to demo, which was a brilliant idea! Once we started using it, we could see the efficiencies right away Leslie Marshall CEO, MEI

Le facteur efficacité

Leslie Marshall est aux commandes du MEI depuis le début. Pendant son mandat de PDG, il a vu son entreprise évoluer et il souhaite s’assurer que sa société garde une longueur d’avance, en augmentant les volumes et en conservant le contrôle de la qualité pour les clients, tout en réduisant les coûts internes. Leslie s’est posé la même question à maintes reprises : « Comment faire passer un maximum de documents dans notre système en un minimum de temps, tout en conservant le haut niveau de qualité auquel les clients se sont habitués avec la dernière technologie ? » La réponse est devenue évidente dès que le scanner i5850 est arrivé.

Par rapport à la précédente solution de numérisation, MEI est passée de 9 000 à 32 000 documents traités par journée de 8 heures. « Nous avions besoin d’envoyer plus de volume par spécialiste de l’imagerie. Nous avions donc initialement acheté un scanner d’un autre fabricant qui promettait de réduire la quantité de travail de préparation initial, mais il n’a pas tenu ses promesses. Nous avions donc décidé de trouver un outil ultraperformant simple à utiliser mais nous craignions qu'il y ait un compromis en termes de qualité d'image. Afin d’augmenter notre capacité globale de numérisation, nous souhaitions investir dans une préparation supplémentaire des fichiers pour aider au contrôle qualité sur le front end. Mais au final, le i5850 s’est montré très simple à utiliser : notre efficacité en termes de numérisation a fortement augmenté et la qualité des numérisations était remarquable. »

MEI peut maintenant numériser 8 boîtes de documents par jour contenant de trois à cinq mille documents par boîte pour le Corps des ingénieurs de l’armée, un des plus grands clients de MEI. De plus, MEI a été capable de travailler sur le cumul des documents papier du Corps de l’armée, ce qui permet à tous les anciens fichiers d’être accessibles numériquement. MEI a de la même manière utilisé le scanner i5850 pour aider un autre client important, le Centre médical Michael E. DeBakey de l'Administration des anciens combattants à Houston, au Texas.

Second to None Customer Support

MEI has had a wonderful experience with the Kodak Alaris repair and maintenance services team. With its multi-industry range of customers, MEI sometimes needs to scan very old documents, which can leave a dust build-up on the scanner. Kodak Alaris service technicians showed the MEI team how to clean the dusty cameras using special cloths and air compressors to reduce the accumulation of dust and keep the i5850 running smoothly. Technicians were also able to show the MEI Imaging Specialists how to get the most out of Kodak Alaris Perfect Page technology, which automatically improves the image quality of scanned documents. “The support from Kodak Alaris is outstanding,” says Angela Freeman, MEI’s Director of Sales and Operations.

Less Need for Quality Control

Thanks to the i5850 Scanner’s ease of use combined with Perfect Page technology, the image quality of scanned files is significantly improved. Perfect Page also shifts gears automatically to handle a wide range of documents, so there’s virtually no presorting, minimal rescanning and image quality can actually be better than the original.

A Decrease in Labor Costs

Thanks to all the productivity gains resulting from the i5850 Scanners, fewer imaging specialists are needed to scan higher volumes of documents, resulting in a significant decrease in labor costs. According to internal figures, when factoring in initial investment costs, annual hardware costs, maintenance, and labor costs, the i5850 is 66% less expensive to operate than MEI’s previous solution.

Overall, Leslie and the MEI staff are entirely satisfied with their investment in the i5850 Scanners from Kodak Alaris and they plan to add more as part of their growth strategy moving forward.

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