/ Case study RIS のケーススタディ

「力強く稼働する」信頼性の高いスキャナーが情報管理ソリューションの基盤に

Kevin Haynie 氏とともに兄弟で Records Imaging Systems を所有する Keith Haynie 氏は、南部特有の魅力と率直さで、Kodak Alaris のスキャナーの性能に「大喜びしている」と述べています。「当社では、販売するソリューションの一部として、そして社内でも他の製造元のスキャナーを使用していましたが、数年が経つにつれて性能が思わしくなくなってきました」と Haynie 氏は話します。「性能が思わしくなくなった」とは、紙詰まりが増え、頻繁にメンテナンスや修理が必要になり、画質が低下したことを意味します。このため、生産性は衰え、時間、労力、コストが増大したことは言うまでもありません。

現在、Kodak i4250 および i4850 スキャナーの性能に彼が「大喜びしている」というのは、これらのスキャナーが信頼できるものであり、毎日フルスピードで稼働し、手動による介入が大幅に少なくて済むだけでなく、彼のサービスビューロー業務では、より少ないリソースで生産性が向上されたことを意味します。

Records Imaging Systems（RIS）は、Haynie 氏の父親により、1969 年にアーカンソー州リトルロックで設立されました。当初はマイクロフィルムを扱い、イメージングサービスビューローとして顧客にサービスを提供していました。顧客は、大規模な病院から、小規模な診療所、州および地方政府機関、運送会社、教育機関など多義に渡りました。やがて、RIS ではスキャンサービスを提供する必要性を認識し、実際に、スキャナーを購入する前から最初のスキャン案件を受注しました。

マイクロフィルムからスキャンへ、市場ニーズに応じた変革

知識に長けた Haynie 兄弟はすぐにスキャナーを購入し、既存顧客の多くだけでなく、新規顧客に向けた大規模なスキャン業務を間もなく確立しました。また、Digitech System ソフトウェアと OpenText ソフトウェアを統合し、顧客に向けた包括的な情報管理ソフトウェアソリューションの提供も開始しました。多くの場合、このシステムの一部としてスキャナーも販売されていました。

RIS では、大手 2 社の製造するスキャナーを使用していましたが、社内と顧客サイトの両方で問題が持ち上がっていました。「いずれのブランドのスキャナーでも、多様な種類のドキュメントを処理できませんでした」と、Haynie 氏は当時を振り返ります。「多くのスキャン設定を常に調節する必要があり、多大な事前ソートや準備作業が必要でした。また、特定のドキュメントサイズや重量では紙詰まりや給紙エラーが発生していました。」RIS では、画質へのこだわりを誇りとしています。そのため、サービスビューロー業務で生成されるイメージはすべて確認されます。彼らにとって、ランダムな品質チェックでは不十分なのです。そのため、このような問題の対処には時間がかかり、不満を抱えていました。

Kodak Alaris のスキャナーを初めて試した時の体験は有意義なものでした

不満を解消するため、Haynie 兄弟は他のスキャン製品を調査し、Kodak i4850 スキャナーの無料体験を利用しました。そして、その数日後には、すでにこのスキャナーを購入していました。「試用期間が終わるまで待たず、i4250 スキャナーを注文しました」と、Haynie 氏は語ります。

Kodak Alaris のスキャナーは、どのように異なり、どの点が優れていたのでしょうか？Haynie 氏による考察と実体験の要約は以下のとおりです。–

複数のドキュメントサイズと厚さに対応

• 「薄い原稿から、板紙までに対応します。」
• RIS では、Kodak i4000 シリーズスキャナーの「直線ペーパーパス」オプションを使用して、全面に手書きされたファイルフォルダーまでも給紙しています
• 同じ方法で、扱いの困難な古く破れやすいドキュメントもスキャンしています
• A3 フラットベッドアクセサリスキャナーで、破れやすいドキュメントや、束ねられたドキュメントにも対応します

元の原稿よりも優れた画質

• 「FAX 用の古い感熱紙では、時間の経過とともに背景が暗くなり、テキストが薄くなりますが、Kodak Alaris のスキャナーではコントラストが上手く調整されます。」

カラードロップアウトの精度

• 白地に黒い文字が印刷されたページで黄色の蛍光ペンが使用されていても、完璧に消去されます。また、背景の暗いグレースケールのボックスに文字が印刷されていても同様です

イメージ設定の調整はほぼ必要なし

• 社内でスキャンするドキュメントの 90% で、プリセットのグループを 1 つ使用できれば理想的です

• OCR とバーコードの読み取りの精度が向上します
• データ修正や手動入力の必要性が軽減されます
• アプリケーションへの自動データ配信が合理化されます

準備時間の短縮

• スキャンのために各ドキュメントセットを準備する時間が大幅に短縮されます。RIS では現在、i4850 および i4250 をサービスビューロー業務に使用しており、将来的にはリモートのオフサイトプロジェクト用に 3 台の Kodak i3400 スキャナーを導入する予定です。
  
  

Kodak Alarisのスキャナーにより、優れたソリューションがさらに向上

「時間が経つにつれて分かったことは、顧客が当社の情報管理ソリューションに満足したとしても、これに含まれるスキャナーに問題があれば、システム全体の印象、ひいては当社の印象にも悪影響が及ぶという点です」と、Haynie 氏は述べています。「当社では、システムを販売する際には、市場にある Kodak Alaris のスキャナーを含めることが望ましいと考えています。Kodak Alaris のスキャナーは、顧客からの評判が良いだけでなく、当社が提供する顧客サービスの品質、および Digitech と OpenText のソフトウェアを統合して当社のソリューションを提供する上での品質にも見合っています。」

「私の意見では、他の製造元のスキャナーをソリューションに加えても、Kodak Alarisのスキャナーほどの画質は実現できないと思います」と、Haynie 氏は述べています。「時間の節約にもなり、最高の画質が提供されます。扱いが困難なドキュメントにも対応しており、処理枚数を問わず毎日稼働し続けてくれます。」