/ Weißes Papier Dokumente in den Griff bekommen

Nutzen Sie die fortschrittliche Papier-Handling-Technologie, um das Scannen von Dokumenten zu optimieren

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Die Dokumentenerfassung ist der entscheidende erste Schritt zur Automatisierung von papierbasierten Geschäftsprozessen. Scanner, die fortschrittliche Papier-Handling-Funktionen zusammen mit schneller und effizienter Bildverarbeitung bieten, verkürzen signifikant die Zeit für das Digitalisieren von Dokumenten. Viele Unternehmen übersehen die Engpässe beim Papier-Handling, die den Erfassungsprozess verlangsamen. Die Beseitigung unnötiger manueller Schritte bei der Vorbereitung von Dokumenten ist entscheidend, um Zeit und Geld zu sparen, und stellt sicher, dass wertvolle Informationen nahtlos in die Geschäftssysteme einfließen.

Papierberge in Angriff nehmen

Laut AIIM* haben fast 40 Prozent der Unternehmen eine beispiellose Menge an Informationen, die aufgrund von Governance-Richtlinien und gesetzlichen oder regulatorischen Richtlinien aufbewahrt werden muss. Hier immer auf dem neuesten Stand zu bleiben kann selbst die digital fortschrittlichsten Unternehmen herausfordern, die auf Technologien setzen, um Geschäftsunterlagen reibungslos und schnell zu erfassen und zu digitalisieren. Eine übermäßige Abhängigkeit von Papier sowie ineffiziente Abläufe zur nahtlosen Erfassung und Digitalisierung von Geschäftsunterlagen gehen zu Lasten von Effizienz, Reaktionsschnelligkeit und profitablem Wachstum.

In der heutigen wettbewerbsorientierten Wirtschaft benötigt die digitale Transformation Zeit und Zeit ist Geld. Eines der zeitaufwändigsten Elemente der Digitalisierung ist die Dokumentenvorbereitung - es ist der erste und wichtigste Schritt in einem Stapelverarbeitungsprozess. Die Hälfte der Mitarbeiter, die an den meisten Scanvorgängen beteiligt sind, widmet sich der Vorbereitung von Dokumenten. Dies kann das Entfernen von Büroklammern, Heftklammern und anderem Bindematerial umfassen. Überprüfung, ob alle Kanten entfaltet sind, auf Risse oder andere Schäden an den Seiten. Ebenso müssen Dokumente vorsortiert werden, die beim Scanvorgang Probleme verursachen könnten. Wenn Scanner keine Dokumente mit unterschiedlichen Papierformaten und -gewichten verarbeiten können, muss das Personal viel Zeit für das Vorsortieren oder Hinzufügen von Schritten aufwenden, z. B. das Kleben kleinerer Dokumente auf A4 / Letter-Blätter oder das Beschneiden längerer Dokumente, um sie an A4-Dokumente anzupassen. Die Vorsortierung ist auch ein Workaround für Fälle, in denen Scanner bei der Verarbeitung von Dokumenten mit gemischter Farb- und Kontrastqualität keine konsistente Ausgabe liefern.

„Zuverlässiger Einzug ist eines der Top 5 Kaufkriterien für eine Produktions-Scan-Anwendung. Für 67 % der Entscheidungsträger ist ein zuverlässiger Einzug bei der Auswahl eines Scanners mit geringem Volumen wichtig oder äußerst wichtig.“ **Von Alaris gesponserte Umfrage unter globalen LVP-Nutzern, Oktober 2018

In vielen Organisationen und im öffentlichen Sektor beginnt die Digitalisierung in der Poststelle. Eingehende Post muss täglich effizient bearbeitet werden und die Mitarbeiter haben oft zeitkritische Ziele, um Dokumente zu scannen und sie zu einer bestimmten Tageszeit für die Bearbeitung zur Verfügung zu stellen. Wo das Scannen ausgelagert wird, müssen Business Process Outsourcer (BPOs) und Scan-Dienstleister die Service Level Agreements (SLAs) der Kunden einhalten, die anspruchsvolle Ziele hinsichtlich Durchsatz und Produktivität vorgeben. Auch bei Scan-Anwendungen von geringerem Volumen können Probleme beim Papiereinzug auftreten, was die Mitarbeiter frustriert und die Kunden verärgert.

Dokumente sind nicht perfekt

In einer perfekten Welt würde jedes Digitalisierungsprojekt mit sauber gestapelten Chargen mit dem gleichen Papierformat und -gewicht beginnen. Aber in Wirklichkeit, Unternehmen Alaris Paper Handling verarbeitet täglich eine Vielzahl von Dokumententypen - darunter DIN A4/Brief, A3/Tabloid und größere oder längere Formate, Umschläge, Postkarten, Schecks, Gutscheine und Ausweise. Bei den meisten Scan-Anwendungen in der Produktion werden Stapel mit gemischten Papierformaten und -stärken oder Stapel mit sehr leichten Dokumenten verarbeitet. **

Dokumente kommen nicht in einwandfreiem Zustand an. Sie sind gefaltet, die Ecken sind verbogen oder zerrissen und die Papiere können zerknittert, leicht oder fragil sein. Dokumente können mit aufgeklebten Fotos, Haftnotizen versehen sein oder durch Heftklammern oder Büroklammern zusammengehalten werden.

Die Mischung und der Zustand der zu scannenden Dokumente hilft bei der Definition der Anforderungen an die Papierverarbeitung des Scanners.

Wohin gehen Ihre Dokumente?

Es ist auch wichtig zu berücksichtigen, was nach dem Scannen mit den Dokumenten geschieht. Dies bestimmt die Anforderungen an die Ausgabestapelung.

  • Szenario 1: Papierdokumente werden nach dem Scannen wieder in Ordnern abgelegt, so dass die ursprüngliche Reihenfolge erhalten bleiben muss.
  • Szenario 2: Papierdokumente werden zu Archivierungszwecken in Boxen aufbewahrt, daher ist die Reihenfolge nicht immer kritisch. Wenn es jedoch unerlässlich ist, die ursprüngliche Reihenfolge der Dokumente beizubehalten, ermöglicht die Bildadressierung die Vergabe von fortlaufenden Nummern für jedes gescannte Dokument und jeder Stapel kann mittels Verwendung von Patch-Codes genau verfolgt werden.
  • Szenario 3: Papierdokumente werden nach dem Scannen vernichtet, daher ist die Reihenfolge der Dokumentausgabe nicht wichtig. **

In einer von Kodak Alaris gesponserten Umfrage wurde hervorgehoben, dass mehr als 48 % der Anwendungen für das Scannen in kleinen Mengen in Szenario 1 fallen. Daher ist die Reihenfolge der Dokumente von entscheidender Bedeutung.

Die Auswahl der richtigen Technologie zu Beginn kann weitreichende Vorteile haben, z. B. die zweckmäßigen Medien-Handling-Funktionen, damit der Bediener den Scanvorgang mit minimalem Aufwand abschließen kann.

Herausforderungen beim Papiereinzug

Die Anforderungen an den Papiereinzug nehmen in Umgebungen mit hohem Produktionsvolumen exponentiell zu. Beispielsweise stoppt ein Doppeleinzug (bei dem zwei Seiten aneinanderhaften) den Scanvorgang und zwingt den Bediener, festzustellen, wo der Mehrfacheinzug stattgefunden hat. Der Bediener muss normalerweise ein Teilbild löschen und alle beteiligten Dokumente erneut scannen. Werden die Dokumente beim Mehrfacheinzug beschädigt können zeitaufwendige Schritte, wie das Aufkleben von Seiten auf Papierbögen zwecks mehr Stabilität, erforderlich sein. Dies bringt den Scanvorgang über mehrere Minuten zum Stillstand und hat einen signifikanten negativen Effekt auf die Produktivität.

Papier läuft reibungslos

Der Papierpfad ist ein wichtiger Bestandteil des Scanners. Führende Hersteller konzentrieren ihre Aufmerksamkeit und ihr technisches Know-how auf die Entwicklung der besten Papiereinzugstechnologie. Das Design muss die Bandbreite der Dokumententypen berücksichtigen, die zu verarbeiten sind. Dies erfordert häufig Kompromisse, da die Breite des Papierpfads je nach Dokumententyp die Bildqualität beeinflusst. Es gibt einfache, aber essenzielle Design-Aspekte wie das sicherstellen, dass sich keine Fangpunkte im Papierpfad befinden, an denen Seiten hängenbleiben könnten. Das Designkonzept „Wasserfall“ ist wichtig, um einen reibungslosen Papierfluss zu gewährleisten.

Alaris Paper Handling

Der Entwurf eines effizienten Papierpfads beginnt mit der Wahl zwischen einem C-förmigen oder einem geraden Transport. In Bezug auf Benutzerkomfort und -freundlichkeit sowie Zuverlässigkeit ist ein C-förmiger Transport für die meisten Anwendungen weit überlegen. Ein gut konzipierter, C-förmiger Papierpfad kann Papiere mit höherem Gewicht verarbeiten.

Kodak i3400 Dokumentenscanner - AlarisAlternativ führt ein geradliniger Papierpfad zu einer Ordnung für sehr dicke oder steife Dokumente, hat jedoch keine anderen Vorteile

Minimieren der Eingriffe durch den Bediener

Beim Scanner-Dokumenteneinzug variieren die Ansprüche an Größe und Design je nach den Anforderungen des Scanvorgangs. Die Bediener könnten einen Dokumenteneinzug vorziehen, der sich an den Stapelgrößen orientiert, die je nach Anwendung variieren.

Kodak i3400 Dokumentenscanner - Alaris

Es ist auch wichtig, dass der Dokumenteneinzug lange Dokumente ohne Eingreifen des Bedieners verarbeiten kann. Alaris s2070 desktop scanner

Für Ad-hoc-Scan-Anwendungen kommt der Formfaktor des Scanners ins Spiel. Zum Beispiel kann die Möglichkeit, das Einzugsfach hochzuklappen, um den Platzbedarf des Scanners zu minimieren, wenn er gerade nicht verwendet wird, einen Mehrwert darstellen.

Steigerung der Produktivität

Benutzer von High-End-Scannern mit großem Einzugsfach profitieren von einer automatischen Hebeeinrichtung, die verschiedene Stapel von Dokumenten mit 25, 100, 250, 500 oder 750 Blatt aufnimmt. Wenn der Einzugslift auf die Position der Dokumentenzuführung eingestellt ist, bleibt er in der höchsten Position. Bei einer Einstellung über eine gewisse Seitenanzahl wird das Einzugsfach zum Zuführen der Dokumente automatisch angehoben und nach dem Einzug des letzten Dokuments wieder abgesenkt. Dies spart wertvolle Zeit beim Laden und Wechseln von Stapeln.

Aktive Einzugstechnologie

Aktiver EinzugBei Scan-Projekten mit unordentlichen Dokumentenstapeln, die besonders bei Stapeln mit unterschiedlichen Papierformaten üblich sind, muss der Bediener alle Seiten ausrichten, bevor sie eingezogen werden können. Dies ist wichtig, um die Schräglage von Dokumenten beim Einzug in den Transportbereich zu kontrollieren, um abgeschnittene Ecken zu vermeiden. Das Design des Einzugs unterstützt die Ausrichtung der Dokumente im Stapel. Alaris hat den Einzug so optimiert, dass er sich unten befindet und ausklappen lässt.

Beim Produktionsscannen wird dies häufig mit einem Rüttelgerät durchgeführt, was einen zusätzlichen Arbeitsschritt erfordert. Die fortschrittliche Technologie wie die aktive Einzugstechnologie, die mit den Scannern der Alaris S2000-Serie eingeführt wurde, optimiert die Einzugsleistung, um die Scan-Vorbereitung zu vereinfachen, und macht die perfekte Ausrichtung von Dokumenten im Dokumenteneinzug überflüssig. Bei der aktiven Einzugstechnologie werden die Seiten automatisch so ausgerichtet, dass sie fehlerfrei gescannt werden. Stapel von kleinen Dokumenten können für eine optimale Zuführung zurecht gerüttelt werden. Dadurch werden Fehleinzüge und mangelhafte Ausrichtung erheblich reduziert, was ansonsten zeitaufwändige manuelle Arbeit erfordert, um Dokumente erneut zu scannen.

Verhütung des Verlusts kritischer Daten

Für Scan-Anwender und Wissensarbeiter ist Geschwindigkeit ein entscheidender Faktor. Die Maximierung des stündlichen und täglichen Durchsatzes in einer Produktionsumgebung ist besonders wichtig, da jede Verzögerung die Effizienz, Produktivität und Rentabilität beeinflussen kann. Papierstaus stoppen den Scanvorgang und kosten Benutzern wertvolle Zeit, um Staus zu beseitigen und herauszufinden, welche Dokumente gescannt wurden und welche nicht. Dies kann schwerwiegende Auswirkungen darauf haben, die Kunden- und interne SLAs einzuhalten.

Alaris Advanced Papier-Handling Die interaktive Mehrfacheinzug-Erkennung ist eine einzigartige Funktion, die nur Alaris Produktionsscanner bieten. Sie erkennt sofort einen Mehrfacheinzug oder ein mehrlagiges Dokument wie etwa ein Blatt mit einer angefügten Haftnotiz. Alaris hat die Messlatte für die Erkennung von Mehrfachzuführungen mit integrierten Ultraschallsensoren höher gelegt. Mehrere Mikrofone kommen hier zum Einsatz, um auf Blätter zu „hören“, die zu knittern beginnen. Dokumente, die eine Warnung auslösen, werden zum Ausgang des Scanners verschoben, ohne den Scanprozess zu stoppen und der Bediener kann dann entscheiden, ob das zu akzeptieren, zu ignorieren oder neu zu scannen ist.

Außerdem ermöglicht diese Alaris Funktionalität den Bedienern zu überspringen, was als Mehrfacheinzug registriert werden würde, so dass das Scannen von Kuverts neben anderen Dokumenten möglich ist. So ist sichergestellt, dass keine Seiten im Scanvorgang ausgelassen und der Verlust kritischer Daten ausgeschlossen werden.

Die interaktive Multi-Feed-Erkennung bietet eine Genauigkeit von 99,999 % für die Dokumentenzuführung mit Scannern von Alaris, basierend auf Keypoint Intelligence-Buyers Lab-Tests.

Intelligenter Dokumentenschutz

Der beste Ansatz, mit Problemen bei der Papierzuführung besteht darin, diese proaktiv zu identifizieren und anzugehen. Das Forschungs- und Entwicklungsteam von Alaris hat eine weitere proprietäre Technologie namens „Intelligent Document Protection“ entwickelt, die vor beschädigten Dokumenten und verlorenen Daten schützt, um die Effizienz ohne Kompromisse bei der Qualitätskontrolle zu verbessern.

Kodak i5000 Serie Dokumentenscanner - AlarisIntelligent Document Protection überwacht den Zustand des zu scannenden Papiers mithilfe von Ultraschallsensoren, um auf Probleme zu „hören" und den Benutzer zu warnen, bevor Papierstaus oder Fehleinzüge auftreten. Der Scanvorgang wird beim ersten Anzeichen von Dokumentenschäden sofort gestoppt, so dass der Anwender das Dokument und die darin enthaltenen Informationen retten kann. Diese Funktion erkennt auch Heftklammern, die bei der Scan-Vorbereitung übersehen wurden.

Dokumente zusammenstellen und stapeln

Wie bereits erwähnt, hängen die Anforderungen an die Ausgabestapelung davon ab, wie die Papierdokumente nach dem Scanvorgang behandelt werden. In Situationen, wo Dokumente in der gleichen Reihenfolge wieder zusammengestellt oder auch in Ordner abgeheftet werden müssen, spielen Ordnung und Qualität der Stapelung eine wichtige Rolle. Mehr als 52 % der Entscheidungsträger von Scannern für kleinere Volumen halten die Ausgabestapel-Qualität für ein wichtiges oder äußerst wichtiges Kaufkriterium. **

Wenn Stapel mit gemischten Formaten und vor allem leichten Dokumenten gescannt werden, stellt das eine signifikante Herausforderung dar und kann dazu führen, dass die Bediener unnötig viel Zeit für das Sortieren der Ausgabestapel nach dem Scannen benötigen. Die Reihenfolge von Dokumenten kann leicht durcheinander geraten, was es schwer macht, spezifische Dokumente zu finden, was nötig ist, weil sie sonst Probleme in einer BPO-Umgebung verursachen, wo Originale oft dem Kunden zurückgegeben werden müssen.

Alaris S2070 DesktopscannerAlaris bietet führende Technologie für die kontrollierte Ausgabestapelung bei Kodak Produktionsscannern und der Alaris S2000 Serie an, was Zeit und Aufwand reduziert, indem die Dokumente ordentlich im Ausgabefach abgelegt werden.

Scanner von Alaris stellen sicher, dass leichte Papiere wie Reispapier in der Mitte leicht gebogen werden, um die Steifigkeit zu erhöhen. Darüber hinaus ‚hält‘ der Ausgangsdeflektor die Seiten nach unten, was besonders wichtig ist, um sicherzustellen, dass kleine Blätter unmittelbar am Scannerausgang platziert und die nachfolgenden Seiten darüber abgelegt werden. Es ist einstellbar, dass die Kanten der Dokumente nach Ausgabe zu einem ordentlichen Stapel ausgerichtet werden.

Die kontrollierte Ausgabestapelung wird außerdem durch eine Software verbessert, welche die Geschwindigkeit des Blattes beim Ablegen im Ausgabefach steuert und ändert. Die Bediener können die Bilder mit hoher Geschwindigkeit erfassen und das Ausgabetempo mit der Software verlangsamen, um sicherzustellen, dass auch leichte Seiten im Ausgabefach landen statt auf dem Boden.

Höhere Produktivität beginnt mit intelligenterer Sortierung

Die meisten Scanner mit hoher Kapazität und Sortierfunktion erfordern proprietäre Software. Alaris hat die Scanner i5650S und i5850S entwickelt, um die meisten Sortieraufträge über Standardtreiber wie TWAIN und ISIS zu ermöglichen. Dies macht es den Bedienern wesentlich einfacher, die nächste Produktivitätsstufe zu erreichen, ohne ein völlig neues System erlernen zu müssen.

Produktionsscanner von Alaris bieten eine Sortierung in drei Fächern für die extremen Scananforderungen von Scan-Dienstleistern, BPOs und Poststellen. Die Kombination von intelligentem Sortieren und High-Speed-Durchsatz mit überragender Bildqualität führt zu erhöhter Produktivität und signifikant niedrigeren Kosten der Dokumentenerfassung.

Bei manchen Anwendungen im Banken- und Versicherungsbereich müssen Originaldokumente wie ein Identitätsnachweis nach der Digitalisierung dem Kunden zurückgegeben werden, so dass die Bediener die Dokumente vor dem Scannen sorgfältig vorbereiten und nach dem Scannen trennen müssen. Dieser manuelle Vorgang ist fehleranfällig, arbeitsintensiv und kostspielig.

Kodak i5850 Dokumentenscanner-Serie - AlarisDie Scanner i5650S und i5850S vereinfachen den Prozess, indem sie den manuellen Arbeitsaufwand reduzieren. Mit der Patch-Blatt-Erkennungsfunktion zum Trennen von Dokumentstapeln werden wiederverwendbare Patch-Blätter getrennt und in das hintere Ausgabefach ausgegeben, während die Original-Kundendokumente automatisch getrennt und in ein Ausnahmefach an der Vorderseite des Scanners ausgegeben werden. Mit der automatischen Sortierfunktion, die diese Scanner bieten, können Trennbögen jetzt mehrmals verwendet werden. Scan-Dienstleister müssen nicht mehr jedes Jahr Millionen Trennbögen wegwerfen. Die Möglichkeit, Trennbögen wiederzuverwenden, führt zu erheblichen Kosteneinsparungen und verringert die Abfallmenge.

Optimieren Sie das Scannen von Reisepässen

Das Scannen von Reisepässen stellt für Viele ein Problem dar. Der Pass muss normalerweise in eine Hülle eingeführt oder in den automatischen Dokumenteneinzug (ADF) des Scanners gedrückt (gezwängt) werden. Die Alaris Scanner der S2000 Serie arbeiten mit dem Alaris Flachbett-Zubehör für Reisepässe, das bequem unter den Scanner passt und so für herausragende Benutzerfreundlichkeit sorgt. Bediener können kleine oder empfindliche Dokumente und eine Passfoto-Seite in nur wenigen Sekunden scannen, ohne dass die Gefahr besteht, dass der Pass beschädigt wird.

Zusammenfassung

Fortschrittliche Papier-Handling-Funktionen reduzieren die Komplexität und manuellen Eingriffe in den Scanvorgang erheblich. Alaris bietet die beste verfügbare Technologie für Handling und Einzug gemischter Stapel, ohne Papierstau zu verursachen, vor allem für Stapel mit einem Mix von Dokumentformaten und -stärken, von ganz dünn bis ganz dick.

i2900 Scanner Details

  • Scanner von Alaris bieten einen innovativen C-förmigen Transport, der für Papierbreite und -zustand optimiert wurde, um einen reibungslosen Durchlauf verschiedener Papierformate und -stärken zu gewährleisten.
  • Aktive Einzugstechnologie stellt sicher, dass Papierdokumente reibungslos und effizient eingezogen werden.
  • Durch die kontrollierte Ausgabe wird sichergestellt, dass Dokumente ordentlich in der richtigen Reihenfolge im Ausgabefach liegen.
  • Der intelligente Dokumentenschutz stellt sicher, dass Mehrfacheinzüge und Papierstaus vermieden oder erkannt werden, ehe sie entstehen, was signifikante Produktivitätsvorteile bringt.
  • Wenn ein Mehrfacheinzug auftritt, beispielsweise wenn eine Haftnotiz auf einem Dokument klebt, stellt die interaktive Mehrfacheinzugstechnologie von Alaris sicher, dass dieser Fall die Produktivität nur minimal beeinträchtigt.

Partner und Kunden schätzen die Alaris Papier-Handling-Funktionen als einen bedeutenden Wettbewerbsvorteil wie auch die führenden Bildverarbeitungsfunktionen.

Ein Partner, dem Sie vertrauen können

Alaris, ein Geschäftsbereich von Kodak Alaris, ist ein führender Anbieter von Informationserfassungslösungen, die Geschäftsprozesse vereinfachen. Die smarten, vernetzten Lösungen von Alaris, die auf jahrzehntelanger Innovation in der Bildwissenschaft basieren, bieten fortschrittliche Funktionen zur Dokumentenverarbeitung, die darauf ausgelegt sind, die Scan-Effizienz zu verbessern und bessere Ergebnisse zu erzielen, unabhängig vom Mix der Dokumententypen.

Das Alaris IN2 Ecosystem ist eine einzigartige Kombination von erstklassigen Scannern, Software, Services und Partnerschaften, die die Vereinfachung der Informationserfassung ermöglichen und es den Kunden ermöglichen, Daten in einen starken Wettbewerbsvorteil zu verwandeln.

*https://info.aiim.org/the-true-cost-of-data-retention?_ga=2.8876469.1272755517.1539683935-727303936.1537178082

**Von Alaris gesponserte Umfrage unter globalen LVP-Nutzern, Oktober 2018

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