ペーパーレス化のための完全ガイド

• 入力時に紙に依存している日常業務を完了するのに時間がかかる
• 書類の紛失または盗難によるセキュリティ違反のリスクの増加
• システムに情報を手入力することによるデータ入力エラーの可能性
• 紙のコピーを保管するためだけのオフィスや社外の保管スペースへの無駄な出費

これらの理由から、あらゆる種類の企業や公共機関がペーパーレス化に向けて取り組んでいます。 変化は、企業ポリシーによるトップダウン、または業務を効率化する大きなチャンスととらえる、紙に依存するプロセスを管理する個人からのボトムアップのいずれかで起こすことができます。 どちらの形に企業が従っていても、または将来の変化を先んじて考える場合は、ビジネスのペーパーレス化に取り掛かるための実践的な方法についてお読みください。

ペーパーレス化への世界規模の取り組み

AIIM（Association for Information and Image Management）は、ペーパーフリーの取り組みの先頭に立って突き進んでいます。 毎年の世界ペーパーフリーデイには、毎日の仕事や私生活の中で生み出される紙の量を減らすため、企業に1日だけ紙を使わないようにすることを奨励しています。

AIIMのチーフエバンジェリストの、John Mancini氏は、2016年の調査で「ゆっくりとしかし確実に、企業は、ビジネスに流れ込むコンテンツや情報の大部分をデジタル化することで、財務上および業務上の利益を得ることができるという考えを認めつつあります。」と語っています。 「紙を完全に排除しようとしているのではありませんが、ペーパーフリーにすることで投資収益率を上げ、全体的な生産性を向上させることが明らかな場合、企業はペーパーフリー化を可能にする技術に進んで投資するでしょう。」

ペーパーレスオフィスの簡単な背景説明

Bloomberg Businessweek誌が、最初にデジタル化したペーパーレスオフィスを提案したのは1975年6月30日でした。 40年以上たってもなお、それを実現していません。

2012年までに、紙の世界的需要は初めて4億トンを超えました。 私たちの日常に紙は深く浸透しているためそれについて考えることもありません。 しかし、多くのビジネスのために、紙の使用を最小限に抑える方法や、受領時にビジネス文書をデジタル化する方法があります。 デジタル書類にすると、アクセス、保管、共有が簡単になります。 それでは、なぜ今だにペーパーレス化していないのでしょうか？

70年代の楽観主義と紙の使用を減らす方法が多数あるにもかかわらず、ほとんどの企業や公共機関はペーパーレス化には程遠い状態です。 デジタル変革の努力を続けている企業であっても、紙ベースのあらゆるものをデジタルフォーマットにできるだけ早く移行する方法を最適化する機会はまだまだたくさんあります。

調査会社のKeyPoint Intelligenceは、2016年12月の調査でペーパーレス化を行っている企業の状況を調査しました。 ペーパーレスオフィスへの移行が可能だったと思うか尋ねたところ、15％のみが達成可能だったと考えており、23％は不可能だったと考えていました。

多くの方法で、ペーパーレス化を進めている企業は、デジタルのさまざまな「時代」を乗り越えようとしていますが、移行の複雑さのために、アナログからデジタルへの情報管理まであと一歩のところにいます。

紙がいまだに普及している理由

• 利便性： 紙の書類を伴う作業は、ほとんどのオフィス、企業間取引、企業・消費者間取引で行われています。 チームメンバーは、「読みやすいから」、「ファイルする必要があるから」、「保管する必要があるから」、「いつもやっていることだから」といった多くの正当化する理由を思いつくことができます。 JPEGやPDFのようなフォーマットは、それを使用する様々なビジネスの多くがより長く続くように進歩しています。 古いコンピュータの記録の中に現在アクセスすることが難しいものがあるというのは本当ですが、標準的な移行作業や長期保存プロセスにより、書類のライフサイクル管理の一環として処理することができます。


• コンプライアンスと規制： 何年もの間、紙の書類は、いくつかの種類の商取引、特に拘束力を持たせるための署名を含む取引や、法廷で何かを証明するために使用される取引を完了させるために必要でした。 お客様の人生の多くの重要な瞬間にも紙は必要であり、しばしば署名のために必要になります。 例として、事業の売却、ローンの申請、車購入時の署名などの大きなイベントがあります。 デジタル化されたまたはデジタルで作成された書類を法廷が受理する特定の要件は、国と書類の種類によって異なりますが、政府規制には多くの場合、完全な書類受け渡し記録の管理を維持するデジタルプロセスでしか満たすことのできない要件が含まれます。


• 手ごろな価格： 一見、紙はより手頃な価格のオプションのように思われます。 この誤解は高額な値札によって生まれます。 主に紙中心のオフィスを運営する総コストには、プリンタ、ネットワーク接続、インク、トナー、紙そのもの、これらすべてのメンテナンスなど外的要素が含まれます。 ビジネスが成長するにつれて、これらのコストも増加します。 企業レベルでは、これらのコストは拡大されますが結局無駄に終わります。 紙が、保険金請求書や報告書の提出のようなビジネス入力の一部である場合、企業に入る情報を手作業で処理するにはかなりの人件費が必要です。

ペーパーレス化のメリット

• 整理： デスクや棚に紙の山がありません。 格好悪い書類整理棚もありません。 これにより、お客様の対応や、他のビジネス優先事項に取り組むために費やすべき貴重な時間を奪う書類のファイリングミスや置き間違えを防げます。 ファイルや書類の検索、アクセス、共有がはるかに簡単になります。


• 効率： デジタル書類は、紙の書類よりも管理、保管、検索がはるかに簡単です。 場所に関係なく書類にアクセスし顧客と共有できるため、チームの生産性が向上し、より良い顧客体験をもたらします。 書類から必要なデータを抽出する（機械印刷、手書き、または光学式マークの自動認識による）ことは、紙からの入力よりもはるかに迅速でエラーが発生しにくくなります。


• 拡張性： オフィスのいたる所に立ち並ぶ書類整理棚がなければ、ペーパーレスの作業ではほとんどスペースを必要としません。 ピーク時または事業拡大中に大量の入力業務を処理するために必要な人員を増やすことは難しいですが、デジタル環境では簡単な作業です。


• 環境に優しい： 印刷を減らすことは、紙を生産するために切り倒される木が減ることを意味しています。 紙は、生産するにも輸送するにも高いエネルギー消費量がかかります。 ペーパーレス化の環境に優しい側面は、従業員の支持を得るための一般的で比較的簡単な概念です。


• 迅速なやり取り： 保険金請求を迅速に処理する必要があり、代理店が請求処理の担当者に急いで書類を送付する必要がある場合など、翌日配達の請求書を引き受けている場合を除いて、紙の書類をA地点からB地点に移動させるのに少なくとも1日はかかります。それでも遅延、誤配送、完全喪失する可能性があります。 デジタル化してしまえば、書類を必要な場所ですぐに入手できます。 お客様の支払いをより迅速に受け取るために、ある建設業者がどうやって配達証明を即座に電子化できたのかをご覧ください。


• 書類のバックアップと復元： 損傷した、または誤配送された紙の書類を交換するには、費用も時間もかかり、多くの場合不可能です。 出資者は、誰かがファイルを間違って配置したり、火災や200年前の文書に損傷を与える洪水などの災害が発生したりすると、重要な書類にアクセスすることができなくなる場合があります。 ペーパーレスオフィスでは、書類をシンプルかつ簡単にバックアップするため、重要な情報を安全に保管するリモートサーバーまたはクラウドリポジトリに電子的に保管します。


• コストの削減： 書類を保存するにはコストがかかります。一等地にある企業では特にそうです。 印刷にも費用がかかります。 用紙自体以外にも、プリンタ、インク、郵便料金、印刷装置のメンテナンス費用がかかります。 企業はデジタル書類に移行することで保管費用を削減できます。 紙のコピーを保管する必要性が減少するまたはなくなると、企業はペーパーレス化することでより少ない賃貸料でより小さな場所に移動することができ、さらに節約することができるかもしれません。

これらのメリットがどのように役立つのか

ペーパーレス化の一般的なメリット以外にも、できるだけ早く紙をワークフローから追い出すことには、一部の最も紙中心のビジネスアプリケーションにとって特別なメリットがあります。

以下をツイートしてください。 5つのアプリを紙からデジタルに切り替えることでデラックスな旅が始まります：https://ctt.ec/9mULr+

支払処理
請求書の作成にはお金がかかります。プロセスから紙を排除することで諸経費を削減します。 請求書処理は、多くの場合、人と接することなくすべて処理できるデジタルソリューションを備えた最先端のアプリケーションの1つです。 支払処理プロセスにおける紙入力のデジタル化によって以下が可能です。

• より迅速な処理とより簡単な支払い時期の管理によって、割引を活用する、またはペナルティを回避する
• 請求書と発注書を合わせるための労力にかかるコストや時間を避ける
• 許可を求めて追跡するなどの手間にかかる時間を削減する

> 支払処理における課題の解決に関する詳細

郵便室の自動化
郵便室は、会社にとって大きな障害になることも、または多くのビジネスプロセスへの高速オンランプになることもあります。 デジタル郵便室は、手動操作式の郵便室では決して達成できないほどの最高の仕事量の処理が可能です。

• それぞれの職務および部門での書類の待ち時間をなくす
• 従業員がリアルタイムでデータと書類にアクセスできるようにする
• 応答時間の短縮により顧客満足度とロイヤルティを向上する

> 郵便室の自動化における課題の解決に関する詳細

フォームの処理
フォームは、お客様が即時の対応を期待するビジネスアプリケーションでよく使用されます。 フォームは、お客様にデジタルだけの選択肢（いわゆるeForm）を提示したり、自動的にデジタル化して処理したりする重要な機会を提供します。

• データ入力プロセスを効率化してビジネスプロセス全体をスピードアップ
• 膨大な手動での再入力と比較してエラー率を低減
• ナレッジワーカーがより価値の高い作業に集中できるようにする

> フォームの処理における課題の解決に関する詳細

オンボーディング
デジタル化されると、お客様のオンボーディングに必要な作業ははるかに少なくなります。 適切なプラットフォームを使用して、企業は新規のお客様のオンボーディングをより迅速かつスムーズにすることができます。 デジタルオンボーディングはより個人的です。 矛盾しているようですが事実です。 書類作業を減らして新規のお客様のオンボーディングにかかる時間を削減することで、新規のお客様が大事にされていると感じられるように、面と向かって対応できる時間が増えます。

• 処理する時間を削減し、顧客満足度を向上
• 価値の低い管理業務に費やす時間が減り、従業員の満足度を向上
• エラーを大幅に削減

> お客様のオンボーディングにおける課題の解決に関する詳細

記録の管理
多くの規制産業は、ビジネス文書の取り扱いと保管のために明確に定義されたプロセスとルールを遵守する必要があります。 新しい規制では、記録の管理を移動目標とし、特に紙ベースの環境では達成するのが難しいプロセス調整、追加の検証、文書化が必要です。

• 非効率性、時間の浪費、紙ベースシステムによりかさむコストをなくす
• 機密データの保護（デジタル情報は、パスワード保護、データ暗号化、2要素認証などの機能により、安全に保管できます。）
• 法令遵守の改善

> 記録の管理における課題の解決に関する詳細

ペーパーレスを実現するためのチェックリスト

1. 紙主導の問題点を見極める

• たとえば、中断した場合にビジネスを停止させたり、損害を与えたりするプロセスなど、ビジネスの中で最も重要なプロセスの一覧表を作成する
• 既存の書類を見直すか、またはプロセスやタスクのどこで紙が使用されているかを示す段階的な概要を作成する
• 典型的な月の選択されたプロセスに必要な紙を使用する入力業務の数と、紙の書類を手作業で取り扱う時間を算定する
• デジタル化するための重要な機会を提供するプロセスステップを特定する

2. 実行可能なペーパーレスプロセスを確立する

• 紙ベースの入力に依存し、紙のフォームにとって代わるeFormを提供することで、簡単にデジタルに移行することができるプロセスを特定する
• デジタルプロセスと従来のプロセスを並行して処理し、紙からデジタルへと移行する際のスムーズな移行を可能にするため完全に統合する

3. スキャニングおよびバックファイル変換

• 紙形式で到着した書類は、受領後できるだけ早く電子書式に変換する必要があります。 クライアント、ベンダー、またはライセンスを持つ関係者にペーパーレス化を強制することはできません。紙の書類やファイルが、しばらくの間あなたの業務の一部となったときがチャンスです。 最も重要なことは、紙のファイルが会社や代理店に到着したらすぐにデジタル化することです。
• 既存のアーカイブをデジタルに変換することに価値がある場合もありますが、これには高い検索速度や新しい入力業務の処理への頻繁な統合が必要です。 ビジネス事例の評価では、ビジネス価値を確認する必要があります。

4. クライアントの更新

• 完全に電子化またはデジタル化への移行を実行したら、変更内容とその影響についてクライアントに通知する必要があります。 クライアントの利点を強調する電子メール通知を発行することができ、セキュリティおよびプライバシーに関するすべての懸念も含めることができます。
• 必要な場合は、クライアントに電子署名についても説明してください。
• 利便性のハードルを緩和するために、より低い手数料、ロイヤルティボーナスの追加など、クライアントに変更を促す報酬を提供し、伝えるようにしてください。

最後に、メリットを享受してください。 時間と節約の恩恵はすぐに現れ始め、顧客満足度とロイヤリティのリターンは巨大です。

ペーパーレス化するための重要なツール

個人による紙の使用量を減らす生産性の高いリソースはたくさんありますが、企業全体でどのように紙が使われているかに注目することが最も影響を与えます。 紙が企業に入ってくる場所を確認し、その時点で電子化することから始めることが重要です。

これをすべて達成するための重要なツールとは？ IN2 Ecosystemは、受賞歴のあるスキャナーとソフトウェアをサービスやパートナーシップと組み合わせることで、企業が紙の書類から情報を簡単に収集し、ペーパーレス化するのに役立ちます。 この独自のアプローチは、生産性の向上、より高いROI、優れたビジネス価値をもたらすように設計されています。

高度なビジネススキャナーは、イメージをキャプチャするだけでなく、完全なデジタル化プロセスへのオンランプとなります。 S2060wおよびS2080wのようなIN2 Ecosystemの一部であるスキャナーは、生データを本当の洞察を提供する情報に変換します。 Kodak Capture Proソフトウェアのようなキャプチャソフトウェアと組み合わせて使用すると、スキャンをインデックス処理したり、入力されたまたは手書きのテキストを抽出したり、手作業なしでビジネスシステムで使用する情報を抽出したりすることができます。 情報の取得プロセスを自動化することで複雑さを取り除き、ビジネスの新たな機会を提供します。

IN2 Ecosystemとペーパーレス化を後押しするソリューションの詳細については： www.alarisIN2.comを参照してください。 企業が情報の取得プロセスを最適化するのを支援する方法を知るために販売店に直接連絡するには、今すぐ当社にお問い合わせください。 

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