Dicas para reduzir o desperdício de papel no seu escritório

Você sabia que um funcionário de escritório médio usa 10.000 folhas de papel de cópia por ano? Ou que cerca de 45% de todos os documentos impressos em escritórios acabam jogados no lixo no final do dia?

A Agência de Proteção Ambiental relata que produtos de papel de escritório, como apostilas, papel para cópias e cadernos, constituem a maior porcentagem dos resíduos de aterros. Aqui estão algumas dicas sobre como reduzir o desperdício de papel no seu escritório e criar um ambiente de trabalho mais ecológico e organizado.

Reciclar e destruir documentos em papel

Primeiro as prioridades: Recicle e destrua.

Para reduzir o desperdício de papel, certifique-se de que você e todos em seu escritório saibam o que é reciclável e para onde vai. Certifique-se de que documentos importantes ou particulares estão sendo destruídos, o papel está sendo reciclado e apenas os verdadeiros resíduos vão para o lixo. Envie gráficos úteis para os seus colegas que eles possam consultar, se necessário, e coloque um no centro de reciclagem e lixo designado.

Livre-se do lixo pessoal e das lixeiras

Embora essa dica possa parecer contraproducente no início, eliminar as lixeiras pessoais fará com que os funcionários considerem o lixo com mais cuidado. Ter um centro de reciclagem e resíduos centralizado claramente identificado no escritório fará as pessoas pensarem sobre o que estão jogando fora e o destino do lixo, em vez de jogar tudo na lixeira embaixo da mesa.

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Elimine cadernos de anotações e lembretes Post-it

Reduza o desperdício de papel eliminando o número de cadernos de anotações que você usa. Designe um planejador físico para anotações rápidas e listas de tarefas se você achar que a caneta e o papel o ajudam a se manter mais organizado, mas considere opções ecológicas. Defina lembretes de tarefas em seu computador ou com aplicativos móveis úteis para reduzir o uso de post-its.

Evite folhetos em reuniões

Evite a impressão excessiva de materiais sem importância, enviando aos funcionários um esboço pré-reunião e uma recapitulação pós-reunião por e-mail. Precisa coletar algum feedback? Crie um documento do Google compartilhável que seja acessível a todos e que possa ser editado por todos.

Considere materiais de papel alternativos para impressão

Se você precisar imprimir documentos fisicamente por um motivo ou outro, considere materiais alternativos de papel, como papel 100% reciclado ou de resíduos pós-consumo ou papel à base de cânhamo e de cultivo de fibras sem árvores.

Registre-se para faturamento sem papel

A maioria dos bancos e empresas de faturamento oferece opções de faturamento sem papel para tornar os processos de pagamento mais gerenciáveis e ecológicos. Eliminando contas de papel que você provavelmente destruiria ou reciclaria de qualquer maneira ajudará a organizar seu espaço de trabalho e se livrar do desperdício de papel desnecessário.

Dê aos funcionários a opção de depósito direto e recibos de pagamento on-line

Além de ser uma forma mais rápida e eficiente de receber o contracheque, o depósito direto também elimina os recibos de pagamento em papel que acabam enfiados em armários, gavetas ou arquivos físicos. Dê aos seus funcionários acesso aos recibos de pagamento e aos documentos de pagamento por meio de soluções de folha de pagamento on-line.

Armazene manuais e informações sobre a política da empresa no Google Drive

Em vez de distribuir vários documentos em papel descrevendo as mudanças nas políticas da empresa ou manuais do funcionário, compile as informações importantes em uma pasta compartilhada e acessível no Google Drive e mantenha-a atualizada.

Armazene arquivos digitalmente com scanners de documentos

Uma das melhores dicas para reduzir o desperdício de papel é digitalizar seus documentos em papel com um scanner de documentos de escritório. Digitalizar seus documentos ajuda a eliminar papel, conservar espaço de armazenamento e proteger documentos importantes e confidenciais. Uma vez que seus arquivos são armazenados digitalmente, eles podem ser facilmente compartilhados e acessados por pessoal autorizado em seu escritório, eliminando a necessidade de fazer cópias físicas adicionais.

Scanners de mesa, como os scanners série E1000 e S2000 são compactos e fáceis de usar, o que os torna uma ferramenta essencial se você planeja organizar seu escritório e reduzir o desperdício de papel. Para pequenas empresas, home offices ou empresas de telefonia móvel voltadas para o cliente, os scanners portáteis e menores como o Scanmate i940 são soluções eficazes para digitalizar documentos em papel e compartilhar informações em trânsito.

Entre em contato com a Kodak Alaris para saber mais sobre como nossos scanners de documentos e tecnologia de scanner podem ajudá-lo a se manter organizado e reduzir o desperdício de papel em seu ambiente de escritório.