Como encontrar o melhor software de digitalização de documentos

Acabar com o uso de papel pode melhorar a produtividade em 30 a 35 por cento. Mas para entrar na era digital com sucesso, você precisa das ferramentas certas.

Infelizmente, é pela falta dessas ferramentas que muitas empresas fracassam. Quais são as ferramentas certas, exatamente? O que acontece se você não souber escolher o software de digitalização certo para você?

Continue lendo para aprender nossas dicas sobre como escolher o melhor software de digitalização para suas necessidades.

Dica 1: faça um balanço das suas necessidades de digitalização

A verdade é que não existe o "melhor" software de digitalização ou captura que seja adequado para todos. Assim como escritórios de diferentes tamanhos e em diferentes setores serão mais bem atendidos por diferentes modelos de scanner, eles também precisam de um software diferente. Então, a primeira etapa para descobrir qual software de digitalização é melhor para você, é avaliar suas necessidades específicas.

Para começar a mapear o que você precisa do software de digitalização, considere:

• O tamanho da sua empresa
• Quantos escritórios ou unidades sua empresa possui
• Seu orçamento
• O tipo e o volume de documentos que você espera ou precisa digitalizar
• A mobilidade da força de trabalho
• Que tipo de computador ou infraestrutura de nuvem você tem ou pretende adquirir
• O conhecimento de tecnologia que a sua força de trabalho tem

Todos esses fatores o ajudarão a determinar quais os softwares adequados às suas necessidades.

Dica 2: o melhor software de digitalização terá OCR

Se você fosse indicar programas para receber o título de "melhor software de digitalização de 2021", todos os concorrentes teriam pelo menos uma coisa em comum: OCR. OCR, ou reconhecimento óptico de caracteres, é um recurso que permite o software do scanner transformar documentos digitalizados em arquivos que são:

• Pesquisáveis
• Editáveis
• Acessíveis

A importância disso é quase impossível de perceber.

Por exemplo, imagine que sua empresa lida com contratos. Se você digitalizasse a minuta de um contrato usando um software que não tem OCR, acabaria com uma imagem do contrato. Isso permitiria a você ler o documento e imprimir uma cópia exata.

No entanto, você não poderá:

• Editar o documento, forçando você a redigitar tudo do zero se algo mudar
• Usar um leitor de tela ou outra ferramenta para tornar o documento acessível a pessoas com deficiência
• Encontrar palavras ou frases no documento usando ferramentas de pesquisa padrão

Essas limitações reduzem o que você pode fazer com documentos digitalizados. Elas também aumentam a quantidade de tempo e esforço necessários para lidar com esses documentos sempre que eles aparecem.

Em contraste, com um software habilitado para OCR, os dados dos documentos digitalizados podem ser acessados, compartilhados e usados de todas as maneiras que os arquivos que você cria digitalmente do zero. Não importa qual seja o seu setor ou as intenções de digitalização, o OCR é essencial.

Dica 3: considere usar um software com correção automática

Poucas coisas são mais frustrante do que acessar um documento de que você precisa para trabalhar e descobrir que, além de não usar OCR, o usuário anterior fez um péssimo trabalho ao digitalizá-lo.

A qualidade não é boa. A coloração ou sombreamento pode ser ruim, tornando-o embaçado e difícil de ler. E talvez tenham derramado café sobre ele antes da digitalização.

Seja qual for o caso, o resultado é o mesmo: você, seus colegas de trabalho e seus clientes terão que trabalhar com um documento abaixo da média.

Escolher o software do scanner com correção automática significa nunca ter que lidar com essa frustração novamente. Os melhores softwares de scanner corrigem automaticamente:

• Nitidez e clareza
• Descoloração, incluindo riscos ou manchas
• Orientação e inclinação
• Corte
• Brilho

E também diferenciam fotos de texto e fazem o OCR ideal.

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Dica 4: não deixe seu scanner prender você

Se você tem uma força de trabalho altamente móvel, escolha um software de digitalização compatível com os seus dispositivos móveis. Os aplicativos de digitalização integrados mantêm seu pessoal em movimento sem sacrificar a qualidade da digitalização.

Se você trabalha principalmente no escritório, procure scanners e softwares de scanner que possam acompanhar a velocidade e o volume dos documentos que você precisa digitalizar. Isso é importante porque dispositivos lentos prendem sua equipe ao scanner, criam filas que tornam o fluxo de trabalho lento e levam à frustração.

Os dispositivos e softwares certos acompanharão você.

Dica 5: certifique-se de que o software tem uma equipe de suporte

Qual software de digitalização você deseja: aquele que tem o suporte de uma equipe de especialistas que o coloca de volta em operação sempre que ocorre uma falha, ou aquele que exige que você largue tudo e resolva os problemas quando as coisas dão errado?

Obviamente, a primeira opção. Você precisa que o software funcione e precisa saber que, se algo der errado, você terá acesso a um suporte profissional que pode ajudá-lo quando necessário.

Na dúvida, escolha um software que tenha garantias com as quais você pode contar. Sua paz de espírito vale a pena.

Dica 6: atualize outra tecnologia também

Antes de investir em um novo software de scanner, dê uma boa olhada na empresa. Você está usando tecnologia antiga ou desatualizada em algum lugar? Você atualizou ou renovou os fluxos de trabalho para se alinhar com as metas de eficiência e gerenciamento de registros digitais?

Se não atualizou, pense melhor. Escolher um software que se integre com tecnologia desatualizada não é um bom investimento.

Invista em quaisquer outras atualizações necessárias para se renovar, sejam elas voltadas para processos ou equipamentos. Isso ajudará você a escolher o scanners e o software de scanner que realmente irão impulsioná-lo e apoiar seus objetivos de longo prazo.

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Dica 7: Não perca de vista o contexto geral

Ao entrar na era digital, pode ser fácil se perder nos detalhes. Você pode se preocupar com pequenas diferenças de custo, velocidade e capacidade o dia todo.

No entanto, quando chega a hora, o importante é escolher um software de digitalização que:

• Faz o que precisa ser feito
• É fácil de usar
• Cabe no seu orçamento
• Se adapta ao seu estilo de negócios
• Vem com bom suporte técnico

Concentre-se na escolha de um software que se integre com a tecnologia do seu escritório, sua cultura empresarial e seu fluxo de trabalho. Você pode se surpreender em como é fácil encontrar o software certo quando você mantém o foco.

Tem alguma dúvida? Podemos ajudar.

Você ainda tem dúvidas sobre como encontrar o melhor software de digitalização para suas necessidades? Os especialistas da Kodak Alaris podem ajudar. Entre em contato agora para ter assistência e suporte personalizados.