Wie Sie die beste Software zum Scannen von Dokumenten finden

Die Umstellung auf eine papierlose Umgebung kann die Produktivität um 30 bis 35 Prozent steigern. Für eine erfolgreiche Digitalisierung sind jedoch die richtigen Werkzeuge erforderlich.

Leider scheitern viele Unternehmen an diesem Punkt. Was genau sind die richtigen Werkzeuge? Was passiert, wenn Sie nicht wissen, wie Sie die für Sie passende Scan-Software auswählen?

Lesen Sie jetzt weiter, um unsere Top-Tipps für die Auswahl der besten Scan-Software für Ihre Anforderungen zu erfahren.

Tipp 1. Ermitteln Sie Ihre Scananforderungen.

Tatsächlich gibt es nicht die eine und für jeden passende „beste“ Scan- oder Capture Software. Genauso wie Büros unterschiedlicher Größe und in verschiedenen Branchen mit unterschiedlichen Scannermodellen am besten bedient werden, benötigen sie auch unterschiedliche Software. Der erste Schritt bei der Ermittlung der passenden Scan-Software besteht also in einer Bestandsaufnahme Ihrer spezifischen Anforderungen.

Bei der Ermittlung Ihrer Anforderungen an eine Scan-Software sollten Sie Folgendes berücksichtigen:

• Die Größe Ihres Unternehmens.
• Die Anzahl der Zweigstellen oder Standorte Ihres Unternehmens.
• Ihr Budget.
• Art und Umfang der Dokumente, die Sie voraussichtlich scannen werden oder scannen müssen.
• Die Mobilität Ihrer Belegschaft.
• Die Art von Computer- oder Cloud-Infrastruktur, über die Sie verfügen oder in die Sie investieren möchten.
• Die technischen Kenntnisse Ihrer Belegschaft.

Anhand all dieser Faktoren können Sie feststellen, wie gut die verschiedenen Softwareprogramme zu Ihnen und Ihren Anforderungen passen.

Tipp 2: Die beste Scan-Software verfügt über OCR.

Gäbe es eine Nominierung für den Titel „Beste Scan-Software 2021“, hätten alle Programm-Kandidaten mindestens einen gemeinsamen Nenner: OCR. OCR, oder Optical Character Recognition (optische Zeichenerkennung), ist eine Funktion, mit der die Scan-Software gescannte Dokumente in Dateien mit folgenden Eigenschaften umwandeln kann:

• Durchsuchbar
• Bearbeitbar
• Zugänglich

Die Bedeutung dieser Funktion ist von unschätzbarem Wert.

Stellen Sie sich zum Beispiel vor, dass Ihr Unternehmen Verträge abwickelt. Wenn Sie einen Vertragsentwurf mit einer Software ohne OCR scannen würden, wäre das Ergebnis ein Bild des Vertrages. Damit könnten Sie das Dokument lesen und eine exakte Kopie ausdrucken.

Sie wären jedoch nicht in der Lage:

• das Dokument zu bearbeiten. Das heißt, im Falle von Änderungen wären Sie gezwungen, das gesamte Dokument von Grund auf neu zu schreiben.
• einen Screenreader oder ein anderes Werkzeug zu verwenden, um das Dokument für Personen mit Einschränkungen zugänglich zu machen.
• Wörter oder Ausdrücke im Dokument mit Standard-Suchwerkzeugen zu suchen.

Diese Einschränkungen verringern den Umfang für Ihren Umgang mit gescannten Dokumenten. Sie erhöhen außerdem Ihren Zeit- und Arbeitsaufwand für jede erneute Bearbeitung dieser Dokumente.

Mit einem OCR-fähigen Softwareprogramm hingegen können Sie auf die Daten in Ihren gescannten Dokumenten zugreifen, sie teilen und auf dieselbe Weise verwenden, wie die von Grund auf digital erstellten Dateien. Unabhängig von Ihrer Branche oder Ihren Digitalisierungsabsichten ist OCR der richtige Weg.

Tipp 3: Erwägen Sie die Anschaffung einer Software mit Autokorrektur.

Kaum etwas ist so frustrierend, wie ein für eine Aufgabe benötigtes Dokument aufzurufen und dann festzustellen, dass der vorherige Benutzer nicht nur keine OCR verwendet, sondern das Dokument auch noch schlecht eingescannt hat.

Möglicherweise ist es schief. Eventuell ist die Farbgebung oder Schattierung schlecht, sodass es unscharf und schwer zu lesen ist. Vielleicht hat der Benutzer vor dem Scannen sogar Kaffee darauf verschüttet.

Was auch immer der Fall ist, das Ergebnis ist das gleiche: Sie, Ihre Mitarbeiter und Ihre Kunden müssen mit einem minderwertigen Dokument arbeiten.

Wenn Sie sich für eine Scanner-Software mit Autokorrektur entscheiden, müssen Sie sich diesem Frust nie wieder aussetzen. Die beste Scanner-Software bietet Autokorrektur für Folgendes:

• Schärfe und Klarheit
• Verfärbungen, einschließlich Streifen oder Flecken
• Ausrichtung und Schiefe
• Zuschneiden
• Helligkeit

Sie unterscheidet außerdem zwischen Fotos und Text und sorgt auch anderweitig für eine optimale OCR.

[Hierzu: Immer die perfekte Seite scannen]

Tipp 4: Lassen Sie sich nicht von Ihrem Scanner einschränken.

Wenn Ihre Belegschaft hochgradig mobil ist, wählen Sie eine Scan-Software, die mit Ihren mobilen Geräten kompatibel ist. Dank integrierter Scan-Apps können Ihre Mitarbeiter auch unterwegs arbeiten, ohne dass die Scanqualität darunter leidet.

Wenn Sie hauptsächlich im Büro arbeiten, suchen Sie nach Scannern und Scanner-Software, deren Geschwindigkeit mit dem Volumen der zu scannenden Dokumente Schritt halten kann. Dies ist wichtig, weil langsame Geräte Ihre Mitarbeiter an den Scanner binden. Hierdurch entstehen Warteschlangen, die den Arbeitsablauf verlangsamen und für Frustration sorgen.

Die richtigen Geräte und die richtige Software halten mit Ihnen Schritt.

Tipp 5: Stellen Sie sicher, dass Ihre Software unterstützt wird.

Welche Scan-Software wünschen Sie: Software, die von einem Expertenteam unterstützt wird, das Ihren Betrieb bei auftretenden Problemen sofort wieder zum Laufen bringt oder Software, bei der Sie alles stehen und liegen lassen und sich selbst auf Fehlersuche begeben müssen, wenn etwas schief läuft?

Die Antwort ist offensichtlich. Sie benötigen eine funktionierende Software und die Gewissheit, dass Sie bei Problemen auf professionelle Unterstützung zurückgreifen können, die Ihren Betrieb wieder ans Laufen bringt.

Entscheiden Sie sich im Zweifel für eine Software, hinter der Garantien stehen, auf die Sie sich verlassen können. Ihr Seelenfrieden ist es wert.

Tipp 6: Rüsten Sie auch Ihre andere Technologie auf.

Bevor Sie in eine neue Scanner-Software investieren, sollten Sie Ihren Betrieb genau unter die Lupe nehmen. Verwenden Sie irgendwo alte oder überholte Technologie? Haben Sie Ihre Arbeitsabläufe aufgerüstet oder aktualisiert, um sie mit Ihren Zielen in Bezug auf Effizienz und digitale Dokumentenverwaltung in Einklang zu bringen?

Wenn nicht, gehen Sie einen Schritt zurück. Die Wahl einer Software, die sich in veraltete Technik integrieren lässt, ist keine gute Investition.

Investieren Sie in alle anderen Aufrüstungen, die Sie benötigen, um auf den neuesten Stand zu kommen – unabhängig davon, ob sie prozess- oder geräteorientiert sind. Auf diese Weise können Sie die Scanner und Scanner-Software auswählen, die Sie wirklich voranbringen und Ihre langfristigen Ziele unterstützen.

[Hierzu: Wie Alaris für Innovationen in der Scantechnologie sorgt]

Tipp 7: Behalten Sie das Gesamtbild im Blick.

Bei der Digitalisierung kann man sich leicht in den Details verlieren. Sie können sich den ganzen Tag über kleine Unterschiede bei Kosten, Geschwindigkeit und Kapazität Gedanken machen.

Letztendlich zählen bei der Wahl einer Scan-Software jedoch die folgenden Eigenschaften:

• Erfüllung Ihrer Anforderungen
• Benutzerfreundlichkeit
• Passend zu Ihrem Budget
• Passend zu Ihrem Unternehmensstil
• Guter technischer Support

Konzentrieren Sie sich bei der Auswahl auf eine Software, die sich in Ihre übrige Bürotechnik, Ihre Unternehmenskultur und Ihre Arbeitsabläufe integrieren lässt. Sie werden überrascht sein, wie einfach sich die für Sie passende Software finden lässt, wenn Sie den Preis im Auge behalten.

Haben Sie Fragen? Wir können helfen.

Haben Sie noch Fragen dazu, wie Sie die beste Scansoftware für Ihre Anforderungen finden können? Die Experten von Kodak Alaris können Ihnen helfen. Kontaktieren Sie uns noch heute, um individualisierte Hilfe und Unterstützung zu erhalten.