/ 記事 ホームオフィスの効率性へのガイド

Kara Rayburn, Global Manager, Portfolio Marketing & Webによる

これらの主要な要素をホームオフィスに取り入れて効率を高めてください。

リモートワークは、特定の業界では特定の役職者だけの特権でしたが、今日でははるかに一般的になってきています。 米国民の約 50% が、少なくともパートタイムにて在宅勤務しています。

デジタル化や不動産価格の高騰など様々な要素がこの傾向の一因となっている一方で、多くの雇用主が可能となる効率の向上のため、リモートワークに賛同しています。 ConnectSolutions が実施した調査によると、参加者の 30% が在宅勤務をした場合、少ない時間で多くの成果を上げ、24% が同じ時間で多くの成果を上げることができたと報告しています。

自分の会社を所有している場合でも、リモートワークを推奨する会社に雇用されている場合でも、在宅勤務は、行き当たりばったりの会議、おしゃべり、およびうるさい同僚などの雑念を取り払うことによって、効率を高めることができます。 その名前によって明白ですが、在宅勤務することで、通勤も無くなるため、交通渋滞に巻き込まれたり駐車場を見つけるために費やす時間を実際の仕事に充てることができます。

ただし、効率を高める可能性に関する限りは、在宅勤務についても固有の課題があります。 私は約 3 年間、フルタイムで在宅勤務してきましたが、その可能性をうまく利用するには国際標準で設計されたホームオフィスについての課題に対応する必要があることがわかりました。

在宅勤務の課題

在宅勤務を行うとある種の雑念を取り払うことはできますが、新しい雑念への扉を開けることにもなります。 これらは、行うべき雑用、ペット、学校を休んで家にいる子どもたち、仕事に関係のない物事をしようとする欲求などの形で現れる場合があります。 多くの場合、リモートワーカーは、家に整然とした作業環境を作る必要があると感じるプレッシャーは少なく、このような散らかった状態も一つの注意散漫の原因となり得ます。

作業に適していなければ、家の環境そのものが課題になる場合があります。 適切な照明や作業スペースなど会社のビルが一般的に生産性を高めるよう設計されている一方で、あなたの家はおそらくそのような設計にはなっていないでしょう。 あなたのホームオフィスのスペースが混雑した部屋の片隅や暗い地下室に追いやられている場合、あなたの生産性が損なわれる場合があります。

最後に、あなたの雇用主が高い品質のリソースを提供してくれない場合、あなたの効率は動きの遅い機器や適さない家具によって妨げられる可能性があります。

ホームオフィスの効率性についての不可欠な要素

指定された作業領域

効率的なホームオフィスの一番の極めて重要な要素は、指定された作業領域を持っていることです。 専門家のヒント - 子どもがいる場合、オフィスにドアが付いていることが必要です。 あなたのオフィスがリビングやキッチンなど家の中の広い場所の一部分である場合、気が散る可能性は高くなります。

部屋全体を仕事専用に使えない場合、作業スペースとリビングの領域の間に本棚、パーティションなどを使って目に見える境界線を設けてください。 仕事に関係ないものが視線の先に少ないほど、気が散る可能性も低くなります。

自然光

ホームオフィスには、自然光が入って来る場所を選んでください。 窓の正面にデスクを配置すると、眺めも良く生産性も向上します。 これは、長期間の必要性に役立つ私のオフィスからの眺めです。Alaris Home Office Natural Light

研究により自然光を受けることで健康に多くのメリットがあることが明らかになっています。 例えば、自然光に存在するブルーライトは縮瞳につながり、視力が改善されます。 言い換えれば、自然光はあなたの読解力と生産性を高めます。

自然光はさらに、免疫系、情緒および睡眠を管理するのに必要な内分泌系の反応を促します。 自然光を十分に浴びると、頭脳がより明晰になり視力が改善し、頭痛および片頭痛が和らぎます。

ホームオフィスで自然光を取り入れることができない場合、次善策として現在使用している電球をフルスペクトル電球と交換することです。 自然光に代わるものではありませんが、フルスペクトル光の特徴は同じバランスの取れた温度であるため、いくつかの同じメリットがあります。 それらが発する鮮明な白い光は、読書などの視力を必要とする行為に最適です。

高速インターネット

インターネットは、本来作業を促進するものであり、作業ペースを落とすものではありません。 インターネットの接続が悪い環境で作業している場合、作業効率が損なわれている可能性があります。

ページのロード、ファイルの転送、添付ファイルのダウンロードを待っていても時間は刻一刻と過ぎてしまいます。 実際のところ、2013 年の調査では、従業員は動作の遅いコンピューターを待機するのに毎年約 1 週間もの時間を費やしていることが判明しています。

作業を遅らせるだけでなく、接続の悪さにより仕事から注意をそらされ、他の物事に気を取られる可能性が高くなります。 インターネットの動作が遅いのはまた非常にいら立たしいものであり、実際にオーストラリアにおける従業員のストレスの主要な原因になっており、そのいら立ちは決して良い勤務成績には反映されません。

インターネットの接続の遅さに妥協するのではなく、別のインターネットサービスプロバイダーを検討し、ホームオフィスに最も適したものを判断してください

ネットワークルーター

家庭であなたまたはあなたの家族が 2 台以上のノートパソコンまたはデスクトップ PC を使用している場合は、ネットワークルーターが必要になります。 ホームオフィスで作業をしているときに、あなたの家族が携帯電話、タブレット、またはスマート TV などの機器を使用している場合は、ルーターの選択がさらにいっそう重要になります。

ネットワークルーターが Wi-Fi 接続のニーズを満たすには、使用するデバイスのタイプとともにサービス区域を必要とするエリアサイズを考慮してください。 効率を最適化するルーターを選択した方が良いものの、性能が可能な限り最高のものである必要はなく、必要な機能に対してのみ料金を支払うべきです。

すでにルーターを持っているものの、あなたのホームオフィスでは十分な信号が出ない場合、ワイヤレスレンジエクステンダ―を検討してみてください。 弱い信号を拾い、増幅し、再送信します。 その方法を選択しない場合は、多くの品質の高いルーターの中から選択できます。 ネットワークを最適化するために全力を尽くす必要はなく、効率の良い状態のままにしてくことをお勧めします。

スタンディングデスク

デスクについては、あなたのホームオフィスのスペースに見合うものを選択する必要がありますが、当然、効率の良い状態を保つには清潔かつ整理の行き届いた状態にした方が良いのです。 しかし、本当に効率を上げるには、スタンディングデスクが最適な手段です。 私には自宅待機中にルームランナーを歩いている同僚がいます。彼女は毎日何マイルも歩いています。

ルームランナーを使いたくない場合、一日中座っている人にとっては健康的な代替物としてスタンディングデスクが昔から推奨されてきましたが、提供されるメリットとしてはデスクワーク中心の生活習慣からの解放が唯一のものではありません。 レスター大学の 2018 年の調査により、座ることに替えてスタンディングデスクを使い始めた参加者の 43% が 1 年後には業績が改善し、52% が仕事への意欲の強まりを感じたことが判明しました。

テキサス A&M ヘルス・サイエンス・センターの公衆衛生学部が主導した調査により、同様に有望な結果が判明しました。 コールセンターの従業員の 46% がスタンディングデスクを使用した方が生産性が高かったのです。

これらの生産性の向上は恐らく、立つことにより血液が循環し、脳により多くの栄養と酸素が送られ、ニューロン新生(新たな脳細胞の形成)が促進される引き金になるという事実が原因です。 さらに従業員の 71%が毎日座る時間を 1 時間減らしただけで精神集中が増したことを報告しており、立つことで集中力が高まることを示しています。

スタンディングデスクを選択する場合、選択肢はより基本的なもの(かつ安価なもの)からより複雑なもの(かつ高額なもの)に及びます。 このオプションは、非常に携帯性が高く、お使いのコンピューターを冷ますファンが内蔵されている一方で、このオプションは複数のモニターと連携しています。 いずれのデスクも調整可能であるため、一日を通じて座ることと立つことを交互に行うことができます。

整頓された作業スペース

整理整頓された作業スペースを維持することの重要性は、あなたが想像するよりも大きなものです。 OfficeMax が成人 1,000 名に調査したところ、下記のような結果が判明しています

  • 散らかっていることがその人の生活や仕事にマイナスの影響を与えると 90% の人が考えていました。
  • 散らかっていることが生産性を低下させると 77% の人が報告しています。
  • 参加者の半数以上が、散らかった状態により意欲および心の状態が損なわれると主張しています。

自分自身が認識しているか否かに関わらず、散らかった作業スペースはさらにストレスをもたらす場合もあります。 散らかっているために、その理由さえ知らずに押しつぶされそうになる場合があります。 専門家からのヒント - コンピューターのスイッチをオフにするときに机の上を毎晩清掃すると、きれいな状態が保てることがわかりました。

結論: 明瞭に考え、意欲を保ち、生産的であり効率的であるには、散乱物を処分する必要があります。 幸いなことに、これは不要な用紙および品目を排除して効果的な整理体系を築くのと同じくらい簡単にできます。

整理体系

机の上から用紙および乱雑に置かれた物を排除する場合、単にオフィスのもう一方の隅に捨てることはやめてください。必要な場合に簡単に見つけられるよう整理しておいてください。

あなたが選択する整理体系の種類は、あなたのスペースと整理する必要のある物によります。 多くのホームオフィスについては、ハンギングフォルダーのついたファイルキャビネットが役に立つでしょう。さらに、これらのフォルダーに書類を論理的な方法で入れ、すべてに明確に整合性を持たせてラベルを付けます。

さらに、筆記用具、付箋、名刺などすべてのオフィスサプライを保管する必要がある可能性もあります。 必要が生じるまですべてしまい込んでおける簡単な収納ラックで十分です。

ドキュメントスキャナー

ドキュメントスキャナーによりペーパーレス化が進み、集中力が散漫になる紙の山を排除したり、書類をデジタル化することで整理したり、ワークフローを加速するなど様々な方法でホームオフィスの効率を高めることができます。

当社では散らかった作業スペースが生産性や意欲の低下、ストレスの増加につながることをすでに立証しています。 ドキュメントスキャナーは、必然的に机の上が散らかることとなる紙をデジタル化するため、散乱する可能性を減らします。 一旦見えなくなったら、このような紙にはあなたの注意を散漫にする力はもはやありません。

重要な原本のために物理的な整理体系を維持する必要がある一方で、その他の文書をデジタル化することで必要となるファイルキャビネットの数が減り書類を探すのに費やす時間が削減されます。 大切な書類を置き忘れたことを心配しなくて良いので、デジタル化することでさらにデータの紛失のリスクが最小限に抑えられます。 平均すると、無くした紙およびその他のものを探すのに毎年 1 週間が費やされており、その時間分の生産性が損なわれています。

ドキュメントスキャナーは、書式処理など特定のワークフローを促進することができます。 手動によるデータ入力が時間のかかる作業であり、書類の郵送が最終的にワークフローを中断する一方、書類をスキャンしたり排除したりするのはわずかな時間しかかかりません。

ホームオフィス向けのドキュメントスキャナーを選択するにあたり、選択肢は尽きることがないくらいありますが、ホームオフィスの効率を高めるスキャナーおよびスキャナー自体の効率が良いものをお探しの場合、Alaris E1025 スキャナーおよびAlaris S2040 スキャナーのいずれもが賢明な選択です。

いずれの選択肢も簡素化された設定により、電源を入れて10秒以内にスキャンを開始できます。 異なる複数のジョブに対してワンタッチスキャンを設定することもでき、こうすることで紛らわしい、いくつもの手順を要するスキャンプロセスは必要ありません。 ワイヤレスのものが必要な場合、S2060w には全く同じ機能が搭載されており、さらにどこでも必要な場所に置くことができます。

これらのスキャナーには、パーフェクトページテクノロジー、OCR文字認識機能、およびパスポートやその他の小さくて繊細な書類を安全にスキャンする機能など、多くの同一の機能が搭載されています。 ただし、S2040 および S2060w にはより大きなスキャン容量、専用画像処理プロセッサおよび信頼性の高い給紙のためのアクティブフィードテクノロジーが搭載されています。

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