Digitale Transformation während und nach COVID-19

COVID-19 war ein massiver Katalysator für die digitale Transformation, aber Unternehmen müssen mehr leisten, als kurzfristige Lösungen für mobiles Arbeiten zu implementieren. Unternehmen mit einem Fokus auf vollautomatisierte Arbeitsabläufe werden von Vorteilen profitieren, welche die Pandemie weit überdauern.

Die Büros sind geschlossen, aber die Arbeit muss weitergehen

Das Arbeiten von zu Hause aus ist nicht wirklich neu, die Notwendigkeit, von zu Hause aus zu arbeiten, hingegen schon. Als klar wurde, dass Social Distancing eine wichtige Taktik zur Verlangsamung der Ausbreitung von COVID-19 darstellt, war die sofortige Schließung von Bürogebäuden die natürliche Reaktion.

In der Tat ist es wahrscheinlich, dass die Vertrautheit der Unternehmen mit mobilem Arbeiten — wenn auch nur auf gelegentlicher Basis — den schnellen Übergang erleichtert und den laufenden Betrieb ermöglicht hat.

Allerdings hat sich diese Dringlichkeit als eine Art zweischneidiges Schwert erwiesen: Zum einen ist sie für den schnellen Übergang zu Strategien für mobiles Arbeiten verantwortlich, zum anderen aber auch für Schnellschüsse, die Arbeitsabläufe auf lange Sicht eher beeinträchtigen als fördern.

Da die Dauer der Schließungen nicht bekannt war, entschieden sich viele Unternehmen dafür, einfache Lösungen für voraussichtlich nur kurzzeitig bestehende Anforderungen bereitzustellen — z. B. die Digitalisierung von papierbasierten Informationen, damit die Mitarbeiter darauf zugreifen konnten, auch wenn sich der Umgang und die allgemeine Arbeit mit diesen Informationen als unpraktisch erwies.

Spulen wir fast ein Jahr vor, bestehen diese kurzfristigen Anforderungen noch immer. Darüber hinaus scheint sich die Einstellung der Gesellschaft gegenüber dem mobilen Arbeiten grundlegend zu ändern. Dies deutet darauf hin, dass Mitarbeiter dauerhaftere und weitreichendere Lösungen benötigen.

Dringlichkeit beflügelt den Einsatz neuer Technologien

Unternehmen, die sich mit der digitalen Transformation befassen, sind erfolgreicher als solche, die hinterherhinken.

Neben anderen Vorteilen profitieren digitale Unternehmen in der Regel von einem besseren Kundenerlebnis, einer besseren Mitarbeitereinbindung und -bindung sowie von einem höheren Geschäftswachstum und höheren Gewinnen. Darüber hinaus verpassen Unternehmen aufgrund manueller Prozesse ggf. Chancen, treffen wenig fundierte Geschäftsentscheidungen und verlieren Kunden an Wettbewerber.

Inmitten dieser globalen Pandemie gewinnen diese Gegebenheiten noch mehr an Bedeutung: Die digitale Transformation ist nicht mehr nur eine Frage von „Sinken oder Schwimmen“ über einen längeren Zeitraum, sondern von akutem Sinken oder Schwimmen. Die Einführung von Technologien ist einer der wichtigsten Faktoren zur Sicherung des Überlebens von Unternehmen.

So sind Lebensmittelgeschäfte zu Online-Bestellungen und Abholungen am Straßenrand übergegangen, Restaurants haben QR-Code-Menüs eingeführt, um die Anzahl allgemein genutzter Gegenstände zu minimieren, und Gesundheitsorganisationen vertrauen auf Telemedizin-Plattformen, um virtuelle Versorgung bereitzustellen.

Für Unternehmen, die auf mobiles Arbeiten umgestellt haben, bedeutet die Einführung von Technologie die bedarfsgerechte Verwendung von Geräten wie Dokumentenscannern, mobilen Geräten und Multifunktionsdruckern (MFPs).

Dieser Ad-hoc-Einsatz von Technologie mag für unmittelbare Anforderungen effektiv sein, jedoch wird das Fehlen einer langfristigen Strategie zum Problem, sobald die Technologie stärker in die täglichen Arbeitsabläufe des mobilen Arbeitens integriert wird.

Von der Digitalisierung von Papierprozessen zu vollständig integrierten Arbeitsabläufen

Die Weiterleitung der richtigen Informationen an die richtigen Mitarbeiter an sich ist schwierig genug, wenn alle Abläufe papierbasiert sind und alle Mitarbeiter an externen Standorten arbeiten, aber das Problem ist noch größer.

Bei der Ermöglichung digitaler Arbeitsabläufe geht es nicht nur um das Scannen von Papierdokumenten in elektronische Dateien, damit die unmittelbare Aufgabe erledigt werden kann, sondern um die Automatisierung der Prozesse an sich, sodass die Arbeit auf lange Sicht effizient und effektiv durchgeführt werden kann.

Für diese Automatisierung müssen Geschäftsprozesse genau geprüft und bei Bedarf umgestaltet werden. Zudem sind Investitionen in Technologien nötig, die über die einfache Dokumentenerfassung hinausgehen.

Angesichts dieser Problematik hat sich Xenith Intelligent Workplace Solutions beispielsweise mit Kodak Alaris  zusammengetan, um eine neue Scan@Home-Lösung mit vorkonfigurierten automatischen Arbeitsabläufen zu entwickeln. Aufbauend auf der Kodak Alaris INfuse Smart Connected Scanning Solution ermöglicht das Angebot Mitarbeitern das Speichern von Informationen am richtigen Ort, das Senden von Dokumenten an die richtige Person und von zu Hause aus direkt in Line of Business-Systeme zu scannen — alles ohne PC-Verbindung oder lokale Software.

Unternehmen, die dem Beispiel von Xenith folgen, werden eine höhere Produktivität (mit schnellerer Informationserfassung und beschleunigten Arbeitsabläufen), Genauigkeit (mit besserer Informationserfassungstechnologie  und damit weniger Fehlern bei der Datenverarbeitung) und Rentabilität (mit kostensparender Effizienz, die das Endergebnis steigert) erleben.

Ein Kulturwandel

Mobiles Arbeiten  hat — in den letzten Jahren — bereits eine größere Akzeptanz erfahren und dessen Wahrnehmung durch die Gesellschaft hat sich signifikant verändert.

Während sich viele Statistiken auf den Verlust von Arbeitsplätzen in dieser wirtschaftlich sicherlich schwierigen Zeit konzentrieren, zeigt die andere Seite der Medaille, dass wir durch die Pandemie zahlreiche neue mobile Arbeitnehmer dazugewonnen haben — und fast zwei Drittel derjenigen, die während COVID-19 von zu Hause aus arbeiten, möchten dies auch in Zukunft so beibehalten.

Mobiles Arbeiten scheint sich dauerhaft durchzusetzen und wird durch die digitale Transformation noch weiter erleichtert werden. Unternehmen, die sich noch nicht darauf eingestellt haben, müssen jetzt in Strategien für die digitale Transformation investieren, durch die mobiles Arbeiten möglich wird, sowie in Technologien, die die digitale Transformation vorantreiben.

Kodak Alaris weist innerhalb dieses Kulturwandels mit Scannerlösungen die Richtung, mit denen Unternehmen COVID-19 nicht nur überleben, sondern auch in den kommenden Jahren erfolgreich sein können. Kontaktieren Sie uns für weitere Informationen oder suchen Sie nach einem Kodak Alaris Fachhändler in Ihrer Nähe.